Fremmødereglerne bestemmer, hvordan Staff Khata behandler hver stempling: hvad der tæller som overarbejde, hvad et fravær koster, og hvor personalet må stemple ind. Arbejdstidspolitikken bestemmer, hvornår nogen er forsinket, har en halv dag eller er fraværende.

Indstil dine fremmøderegler

Klik på Organization (organisation) → Company (virksomhed), og åbn derefter fanen Attendance Rules (fremmøderegler).
Slå de regler til, du ønsker (se tabellen nedenfor).
I Absent Day Deduction Penalty (fradrag for fraværsdag) skal du angive, hvor mange dages løn der trækkes for hvert ulovligt fravær. 1 er det almindelige valg.
Klik på Save Changes (gem ændringer).

Indstilling	Hvad den gør
Enable Auto Punch-Out (automatisk udstempling)	Stempler medarbejdere ud kl. 11:59 PM, hvis de glemmer at stemple ud.
Enable Overtime Tracking (registrering af overarbejde)	Registrerer timer ud over vagten, så de kan udbetales via lønnen. Indstil, hvordan overarbejde betales, under Vagter, vagtplan og overarbejde.
Enable Live Attendance Notifications (live fremmødenotifikationer)	Viser hver ind- og udstempling som en pop-up med lyd på dashboardene for Admin og HR.
Start Journey on Punch-In (start rute ved indstempling)	Kun for tilføjelsen Journey Tracker. Se Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty	Antal dages løn, der trækkes pr. ulovligt fravær, fra 0 til 30.

Slå geofencing til

Geofencing forhindrer personalet i at stemple ind i mobilappen, medmindre de er på arbejde.

Rul ned til Geo-Fencing Parameters (geofencing-parametre) på samme fane.
Slå Enable Geo-Fencing (aktivér geofencing) til.
Vælg, hvordan den gælder:
- Branch-wise Rule (regel pr. filial): hver filial bruger sin egen placering og radius. Vælg filialerne i Apply to Branches (anvend på filialer). Det er det bedste valg, hvis du har mere end én placering.
- Apply All Employees (anvend på alle medarbejdere): én placering for alle. Indtast Geo Fence Radius (Metres) (geofence-radius i meter), og klik på Set Map Location Coordinates (angiv koordinater på kortet) for at vælge stedet.
Klik på Save Changes.

Bemærk: Ved Branch-wise Rule skal du først angive hver filials nål og radius under Organization → Branch (filial). Se Opsæt din virksomhed.

Du kan også slå geofencing fra for en enkelt medarbejder i vedkommendes profil på trinnet Attendance & devices (fremmøde og enheder).

Vælg dine WhatsApp-oversigter

På fanen Notifications (notifikationer) kan du slå Daily Attendance Summary (daglig fremmødeoversigt), Monthly Attendance Summary (månedlig fremmødeoversigt) og Device Health Alerts (advarsler om enhedsstatus) til på WhatsApp. Se WhatsApp og integrationer.

Opret en arbejdstidspolitik

Arbejdstidspolitikken fastsætter dine toleranceperioder, og hvornår en kort dag bliver til en halv dag eller et fravær. Din første politik bliver standard for alle.

Klik på Organization → Office Time Policy (arbejdstidspolitik).
Klik på Create First Policy (opret første politik) eller Add New Policy (tilføj ny politik), hvis du allerede har en.
Indtast et Policy Name (politiknavn), f.eks. "Standard kontorpolitik". Lad Default (standard) være slået til, hvis politikken skal gælde for alle, der ikke har deres egen.
Under Grace periods & working hours (toleranceperioder og arbejdstimer) skal du angive tiderne i timer og minutter:

Indstilling	Hvad den gør
Permitted Late Arrival (tilladt sen ankomst)	Hvor sent personalet må komme uden at blive registreret som forsinket, f.eks. 15 minutter.
Permitted Early Departure (tilladt tidlig afgang)	Hvor tidligt personalet må gå uden at blive registreret som gået tidligt, f.eks. 10 minutter.
Half-day threshold (grænse for halv dag)	Under dette antal arbejdstimer er dagen en halv dag (f.eks. 7 timer).
Absent threshold (grænse for fravær)	Under dette antal arbejdstimer registreres dagen som fravær (f.eks. 4 timer). Hold den lavere end grænsen for halv dag.

Månedlige fradrag for forsinkelse

Brug dette til at gøre gentagne forsinkelser til et fradrag.

Slå Monthly late deductions (månedlige fradrag for forsinkelse) til.
Vælg Deduction source (fradragskilde): Attendance (fremmøde, trækker fremmødedage) eller Leave Balance (CL) (feriesaldo, trækker afspadsering).
Angiv Monthly late count (antal forsinkelser pr. måned) og Cut Days (fradragsdage). For eksempel betyder 3 og 1, at hver 3. forsinkelse i en måned koster én dag.

Regler for store forsinkelser og tidlig afgang

Under Late arrival rules (regler for sen ankomst) skal du klikke på Add rule (tilføj regel), indtaste en Duration (varighed) og vælge Cut Days. For eksempel trækker mere end 1 times forsinkelse 0.5 (Half Day) (en halv dag). Du kan tilføje op til 4 regler. Early departure rules (regler for tidlig afgang) fungerer på samme måde for personale, der går tidligt. Slå Apply on weekly offs (anvend på ugentlige fridage) til, hvis reglerne også skal tælle på ugentlige fridage.

Klik på Create Policy (opret politik).

Politikken vises på listen med sine tider for forsinkelse, tidlig afgang, halv dag og fravær. For at ændre, hvilken politik der er standard, skal du åbne en politiks rækkemenu (⋯) og klikke på Make Default (gør til standard).

Tip: Har du brug for andre tider for noget af personalet, f.eks. på fabriksgulvet? Opret en ekstra politik, og vælg den i feltet Office Time Policy, når du tilføjer eller redigerer de pågældende medarbejdere.

Næste skridt: tilføj dine medarbejdere.

Sidder du stadig fast? Opret en sag fra Help & Support i appen, eller kontakt os på staffkhata.com/contact.

Fremmøderegler og arbejdstidspolitik