Mobilappen: stempling ind

Med Staff Khata-appen registrerer medarbejderne fremmøde fra deres egen telefon. Hver stempling gemmer tidspunktet, telefonens placering og en selfie, og filialens geofence bestemmer, hvor man må stemple.

For medarbejdere: installér appen, og log ind

Din administrator opretter dit login. Du skal bruge den mail (eller det telefonnummer) og den adgangskode, administratoren har oprettet til dig.

1. Installér Staff Khata fra Google Play Butik (Android) eller App Store (iPhone).
2. Åbn appen. På Sign in to your account (log ind på din konto) skal du indtaste din Email or Phone Number (mail eller telefonnummer) og Password (adgangskode).
3. Tryk på Sign In (log ind). Skærmen Today (i dag) åbner.

Du ser kun dit eget fremmøde. Fanerne nederst er Today (i dag), Attendance (fremmøde), Leave (fravær) og Company (virksomhed).

Tillad kamera og placering

Appen skal bruge din placering for at kontrollere, at du er på arbejde, og kameraet til selfien ved stempling.

1. Første gang du stempler, beder telefonen om adgang til placering. Tryk på Allow (tillad), og vælg "Mens appen er i brug".
2. Når kameraet åbner, skal du også tillade adgang til kameraet.

Hvis du har sagt nej ved en fejl, viser appen Location required (placering påkrævet) eller Camera access required (kameraadgang påkrævet). Tryk på Enable Camera (aktivér kamera), eller åbn telefonens Settings (indstillinger) → Apps → Staff Khata → Permissions (tilladelser), og slå dem til.

Registrér fremmøde med selfie og GPS

1. På Today (i dag) skal du trykke på Punch in (stempl ind). Du kan også åbne fanen Attendance (fremmøde) og trykke på Mark Attendance (registrér fremmøde).
2. Skærmen Attendance viser din Assigned Shift (tildelte vagt) og din Current Location (nuværende placering). Hvis adressen ser forkert ud, skal du trykke på Tap to refresh location (tryk for at opdatere placering).
3. Tryk på Tap to take a selfie (tryk for at tage en selfie), og tag et tydeligt billede af dit ansigt. Det vises under Verification Photo (bekræftelsesbillede).
4. Tryk på Punch in.

Du ser Punched In Successfully! (stemplet ind!) med tidspunktet. Din administrator ser stemplingen på sit dashboard i løbet af få sekunder.

Hvad sker der uden for geofencen

Hvis din filial har geofencing slået til, kan du kun stemple inden for dens radius, f.eks. 200 meter omkring kontoret. Uden for den bliver stemplingen blokeret med Outside Allowed Radius (uden for tilladt radius): "You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again." (Du er uden for den tilladte radius for indstempling. Gå tættere på, og prøv igen.)

Gå ind på kontoret, tryk på Tap to refresh location (tryk for at opdatere placering), og stempl igen. Administratorer angiver radius pr. filial. Se Opsæt din virksomhed, filialer og afdelinger.

Stempl ud

1. Ved dagens afslutning skal du trykke på Punch out (stempl ud) på Today (i dag).
2. Tag endnu en selfie, og tryk på Punch out.

Du ser Punched Out Successfully! (stemplet ud!). Staff Khata beregner dine timer i forhold til din vagt, så forsinkelser, tidlig afgang og overarbejde beregnes for dig.

Se din fremmødehistorik

1. Åbn fanen Attendance (fremmøde). Skift mellem Day (dag) og Month (måned), og brug pilene til at skifte periode.
2. Tryk på en dag for at se tiderne Punched In At (stemplet ind kl.) og Punched Out At (stemplet ud kl.), placeringen og billederne.
3. Forkert eller manglende stempling? Tryk på Request Regularisation (anmod om korrektion) på den dag, indtast de rigtige tider og en begrundelse, og tryk derefter på Submit Request (send anmodning). Din administrator godkender den på nettet.

For administratorer: slå mobilstempling til eller fra pr. medarbejder

Mobilstempling er som standard slået til for nye medarbejdere. Slå den fra for personale, der kun skal stemple på en biometrisk maskine.

1. Klik på Organization (organisation) → Employee List (medarbejderliste).
2. Klik på menuen ⋯ i medarbejderens række.
3. Klik på Disable Mobile Punch (deaktivér mobilstempling) eller Enable Mobile Punch (aktivér mobilstempling) for at slå den til igen.

Når den er slået fra, fortæller appen medarbejderen "Mobile punching disabled" (mobilstempling deaktiveret) og beder vedkommende bruge sin tildelte maskine. For at angive eller nulstille en medarbejders adgangskode skal du bruge Update Password (opdater adgangskode) i samme menu.

For administratorer: se, hvor stemplinger kom fra

Alle mobilstemplinger vises under Recent Punches (seneste stemplinger) og på kortet på dit dashboard. Sådan ser du hele listen:

1. Klik på Time & Leave (tid og fravær) → Attendance Process (fremmødebehandling).
2. Klik på GPS punches (GPS-stemplinger). Kun stemplinger fra appen vises, hver markeret med GPS.
3. Klik på øjeikonet i en række for at se ind- og udstemplingens placering på et kort og stemplingsbilledet. Klik på Map view (kortvisning) for at se alle dagens mobilstemplinger på ét kort.