Opsæt din virksomhed, filialer og afdelinger

Før du tilføjer personale, skal du fortælle Staff Khata om din virksomhed. Din profil, dit format for medarbejderkoder, dine filialer og afdelinger bruges i alle rapporter, lønsedler og stemplinger.

Udfyld din virksomhedsprofil

Dit logo, navn og skattenummer udskrives på rapporter og lønsedler, så sæt dem op først.

1. Klik på Organization (organisation) → Company (virksomhed). Siden Company Settings (virksomhedsindstillinger) åbner på fanen Company Profile (virksomhedsprofil).
2. Øverst viser Organization Info (organisationsoplysninger) dit Corporate ID (virksomheds-id) og din Workspace URL (arbejdsområdets URL). Dem kan du ikke ændre.
3. Under Company Logo (virksomhedslogo) skal du klikke på Upload Logo (upload logo) og vælge en kvadratisk PNG, JPG eller GIF på under 2 MB (200 × 200 px fungerer godt).
4. Kontrollér Company Name (virksomhedsnavn), og indtast derefter dit Official Tax / Registration No. (officielt skatte-/registreringsnummer), f.eks. dit GST-nummer.
5. Tilføj din Company Website (virksomhedens hjemmeside). Start den med https://.
6. Rul ned til Company Address (virksomhedsadresse). Skriv gade, by, delstat og postnummer i hver sit felt, så de udskrives korrekt på dokumenter.
7. Klik på Save Changes (gem ændringer).

Vælg format for medarbejderkoder

Staff Khata giver automatisk alle nye medarbejdere en kode. Vælg et format, der er kort og let at læse.

1. Åbn fanen Employee codes (medarbejderkoder) i Company Settings.
2. Udfyld felterne nedenfor. Feltet Live Generated Code Preview (live forhåndsvisning af kode) opdateres, mens du skriver.
3. Klik på Save Changes.

Kontrollér lokalisering

Åbn fanen Localization (lokalisering). Currency Standard (valuta), Timezone (tidszone), Date Display Format (datoformat) og Interface Language (brugerfladesprog) er sat til Indien, når du tilmelder dig. Ændr dem kun, hvis din virksomhed arbejder anderledes, og klik derefter på Save Changes.

Fanen Payroll & Tax

Fanen Payroll & Tax (løn og skat) indeholder din lønperiode (start- og slutdag), indstillinger for PF, ESI og fratrædelsesgodtgørelse samt dit regnskabsår. De forklares i Løn og lønninger.

Tilføj dine filialer

Filialer er dine kontor- eller fabriksadresser. Hver filial kan have sin egen geofence, så personalet kun kan stemple ind tæt på det sted, de arbejder.

1. Klik på Organization → Branch (filial). Dit arbejdsområde har allerede en Main Branch (hovedfilial).
2. Åbn rækkemenuen (⋯), og klik på Edit (rediger).
3. Indtast et tydeligt Branch name (filialnavn), en kort Code (kode, f.eks. NOI-HQ) og Address (adresse).
4. Slå Primary branch (primær filial) til, hvis nyt personale som standard skal tilføjes her.
5. Slå Geo-fencing (geofencing) til. Angiv derefter placeringen: klik på Locate me (find mig), skriv Latitude (breddegrad) og Longitude (længdegrad), eller klik på kortet for at sætte en nål.
6. Indtast Radius (m): hvor langt fra nålen personalet må være og stadig kunne stemple ind.
7. Klik på Save Changes.

For at tilføje en ny placering skal du klikke på Add branch (tilføj filial), udfylde de samme felter og klikke på Add branch.

Alle filialer vises på listen med deres geofence-radius. Brug filialvælgeren i den øverste bjælke (All Branches) til at se én filial ad gangen eller dem alle samlet.

Geofencing skal også slås til for virksomheden. Se Fremmøderegler og arbejdstidspolitik.

Tilføj afdelinger og stillingsbetegnelser

Afdelinger er dine teams. Stillingsbetegnelser er jobtitlerne i hver afdeling, og de vises på lønsedler og profiler.

1. Klik på Organization → Department (afdeling). Der er oprettet to afdelinger til dig.
2. For at tilføje jobtitler til en afdeling skal du åbne dets rækkemenu (⋯) og klikke på Edit. Under Designations (stillingsbetegnelser) skal du skrive en titel, klikke på Add designation (tilføj stillingsbetegnelse) for den næste og derefter klikke på Save Changes.
3. For at oprette en ny afdeling skal du klikke på Add department (tilføj afdeling), indtaste Department name (afdelingsnavn), tilføje stillingsbetegnelser og gemme.
4. Skift tabellen fra Departments (afdelinger) til Designations for at se alle jobtitler i din virksomhed, og hvilken afdeling de hører til.

Sæt derefter dine fremmøderegler og din arbejdstidspolitik op.