Fraværstyper, fraværsanmodninger og helligdage

Opsæt de typer fravær, dit personale kan tage, og din liste over helligdage én gang. Derefter flyder fraværsanmodninger, saldi og helligdage automatisk ind i fremmøde og løn.

Definér fraværstyper

Afspadsering, sygdom, optjent ferie og barsel er allerede oprettet til dig. Rediger dem, eller tilføj dine egne.

1. Klik på Organization (organisation) → Define Leave (definér fravær). Listen Leave types (fraværstyper) viser hver types kode, dage pr. år, hvad der sker med ubrugte dage, og om den kræver godkendelse.
2. Klik på Add Leave Type (tilføj fraværstype).
3. Udfyld formularen:

4. Klik på Add Leave Type.

For at ændre eller fjerne en type skal du bruge Edit (rediger) eller Delete (slet) i dens række.

Tjek fraværssaldi (Leave Opening Entry)

1. Klik på Time & Leave (tid og fravær) → Leave Opening Entry (fraværssaldi).
2. For hver medarbejder og fraværstype ser du dagene Allowed (tildelt), Used (brugt) og Left (tilbage) samt Total left (i alt tilbage).
3. Skift regnskabsår øverst til venstre, eller filtrér efter fraværstype, filial, afdeling eller medarbejder. Klik på Export (eksportér) for at downloade tabellen.

Sådan søger medarbejdere om fravær

Medarbejderne logger ind med deres egen mail og adgangskode, på nettet på https://attendance.staffkhata.com eller i Staff Khata-appen (fanen Leave, fravær). De åbner Apply Leave (søg om fravær), ser deres saldo for hver fraværstype, vælger type og datoer, tilføjer en begrundelse og sender anmodningen. Den venter derefter på godkendelse.

Søg om fravær på vegne af en medarbejder

Nyttigt, når nogen ringer ind syg eller ikke bruger appen.

1. Klik på Time & Leave → Leave Application (fraværsansøgning).
2. Klik på Apply leave (søg om fravær).
3. Vælg Employee (medarbejder) og derefter Leave type (fraværstype). De resterende dage vises ved siden af hver type.
4. Vælg One day (én dag), Half a day (en halv dag) eller Several days (flere dage), og vælg datoen eller datoerne.
5. Tilføj en Reason (begrundelse). Under Also notify (giv også besked til) kan du vælge personer, der skal informeres.
6. Klik på Apply leave.

Godkend eller afvis fravær

1. Klik på Time & Leave (tid og fravær) → Leave Application (fraværsansøgning). Leave requests (fraværsanmodninger) åbner på Pending (afventer).
2. Klik på Review (gennemse) ved en anmodning. Kontrollér fraværstype, datoer, dage og begrundelse.
3. Klik på Approve (godkend) eller Reject (afvis), og bekræft.

Fanerne Approved (godkendt), Rejected (afvist) og All (alle) gemmer historikken. Du kan stadig ændre en beslutning senere fra en anmodnings detaljer.

Tilføj dine helligdage

Helligdage vises i kalendere og bruges i fremmøderapporter. Den hurtigste start er at importere din liste.

Importér fra et regneark

1. Klik på Organization (organisation) → Define Holiday (definér helligdag).
2. Klik på Import (importér).
3. Under Need A Template (brug for en skabelon) skal du klikke på CSV eller Excel for at downloade et eksempel. Det har tre kolonner: Holiday Name (helligdagens navn), Type (Full Day eller Half Day, hel eller halv dag) og Date (dato, DD-MM-YYYY).
4. Udfyld det, og træk derefter filen ind i boksen, eller klik for at gennemse. CSV-, XLS- og XLSX-filer op til 2 MB virker.
5. Klik på Import. Alle dine helligdage tilføjes på én gang.

Tilføj én helligdag

1. Klik på Add Holiday (tilføj helligdag) på Define Holiday (definér helligdag).
2. Indtast Name (navn), vælg Date (dato), og vælg Full day (hel dag) eller Half day (halv dag). En Description (beskrivelse) er valgfri.
3. Klik på Add Holiday.

Brug fanerne Upcoming (kommende), Past (tidligere) og All (alle) til at gennemse listen, og Edit (rediger) eller Delete (slet) i en række for at ændre den.