Der er tre måder at tilføje medarbejdere på: én ad gangen med formularen Add Employee (tilføj medarbejder), mange på én gang fra en Excel-fil, eller ved at sende en invitation, så de selv udfylder deres oplysninger.

Åbn medarbejderlisten

Klik på Organization (organisation) → Employee List (medarbejderliste). Employee Directory (medarbejderoversigt) viser alle med kode, afdeling, kontaktoplysninger og status. Brug Add Employee eller pilen ved siden af (More ways to add, flere måder at tilføje) til de to andre måder.

Tilføj én medarbejder

Formularen Add employee har fire trin. Felter markeret med en stjerne er påkrævede; resten kan du udfylde senere.

Trin 1: Personlige oplysninger

Indtast First Name (fornavn), Last Name (efternavn) og Work Email (arbejdsmail).
Indtast Contact Number (telefonnummer) med landekode. Det kan ikke ændres, når medarbejderen er tilføjet.
Vælg en første Password (adgangskode). Medarbejderen kan ændre den efter at have logget ind.
Vælg Gender (køn), og klik på Next (næste).

Trin 2: Ansættelse

Lad Employee Code / ID (medarbejderkode/-id) stå tomt for at oprette en kode ud fra din virksomheds format. Se Opsæt din virksomhed.
Kontrollér Joining Date (ansættelsesdato), og vælg derefter Branch (filial), Department (afdeling) og Designation (stillingsbetegnelse).
Vælg System Role (systemrolle). De fleste medarbejdere er Employee (medarbejder); de ser kun deres egne data.
Office Time Policy (arbejdstidspolitik) bruger din standardpolitik, medmindre du vælger en anden.
Reporting Manager (nærmeste leder), EPF number (EPF-nummer) og ESI number (ESI-nummer) er valgfri. Klik på Next.

Trin 3: Bank og uddannelse

Bankoplysninger bruges til lønudbetalinger. Begge afsnit er valgfri. Klik på Next (næste).

Trin 4: Fremmøde og enheder

Indstilling	Hvad den gør
Disable Attendance Tracking (deaktivér fremmøderegistrering)	Udelader denne medarbejder fra fremmøde og rapporter.
Enforce geo-fencing (håndhæv geofencing)	Stemplinger tæller kun inden for filialens geofence.
Require Attendance Approval (kræv godkendelse af fremmøde)	En leder godkender fremmødet, før det går videre til lønnen.
Devices (enheder)	De biometriske enheder, medarbejderen kan stemple på.

Klik på Add employee (tilføj medarbejder). Den nye medarbejder vises på listen med sin egen kode.

Importér medarbejdere fra Excel

Klik på pilen ved siden af Add Employee (tilføj medarbejder), og vælg Import from Excel (importér fra Excel).
Under Get the template (hent skabelonen) skal du klikke på Excel template (Excel-skabelon) eller CSV template (CSV-skabelon). Den har alle kolonner og tre eksempelrækker.
Erstat eksemplerne med dine medarbejdere, én pr. række. Behold overskriftsrækken.
Under Upload your file (upload din fil) skal du slippe filen eller klikke på browse (gennemse). Excel eller CSV, op til 2 MB.
Klik på Import employees (importér medarbejdere).

Rækker uden medarbejderkode får en ud fra dit kodeformat. Hvis nogle rækker fejler, viser Staff Khata dem under Rows that need fixing (rækker, der skal rettes). Ret dem i den downloadede fil, og importér filen igen.

Tip: Skabelonen har ingen kolonne til adgangskode. Tilføj en kolonne med navnet password for at angive hver medarbejders første adgangskode. Uden den sættes en almindelig standardadgangskode, så bed personalet om at ændre den, når de har logget ind.

Invitér medarbejdere til selv at udfylde deres oplysninger

Medarbejderen tilføjer selv sin fødselsdato, adresse, nødkontakt og bankoplysninger.

Klik på pilen ved siden af Add Employee (tilføj medarbejder), og vælg Invite Employee (invitér medarbejder).
Udfyld First Name (fornavn), Last Name (efternavn), Email (mail) og Phone Number (telefonnummer).
Vælg Department (afdeling), Designation (stillingsbetegnelse), Role (rolle), Branch (filial) og Joining Date (ansættelsesdato). Reporting Manager (nærmeste leder) er valgfri.
Klik på Send Invite (send invitation).

Medarbejderen får et link på mail og på WhatsApp. Vedkommende åbner det, bekræfter sig med engangskoden, udfylder sine oplysninger, vælger en adgangskode og klikker på Complete onboarding (fuldfør onboarding). Linket virker i 7 dage.

Administrer en medarbejder

Åbn rækkemenuen (⋯) ud for en medarbejder for at:

Edit Employee (rediger medarbejder): ændre vedkommendes oplysninger.
Assign / View Salary (tildel/se løn): angive lønstruktur. Se Løn og lønninger.
Biometric enrollment (biometrisk registrering): registrere fingeraftryk eller kort på en Realtime biometrisk enhed. Se Biometriske enheder.
Update Password (opdater adgangskode): angive en ny adgangskode for vedkommende.
Disable Mobile Punch (deaktivér mobilstempling) / Enable Mobile Punch (aktivér mobilstempling): styre, om vedkommende kan stemple ind fra Staff Khata-mobilappen med en selfie og sin placering. Mobilstempling er slået til for nye medarbejdere; slå den fra for personale, der kun skal stemple på en biometrisk enhed.

Brug kontakten Status på listen til at gøre en medarbejder inaktiv. Inaktive medarbejdere kan ikke logge ind og skjules i fremmødet.

Kræver abonnement: Medarbejderlogin på nettet og i mobilappen, herunder mobilstempling og selvregistrering, kan kræve et højere abonnement. Alle nye virksomheder får en 15 dages prøveperiode med alt låst op. Se Billing & Plan (fakturering og abonnement) for aktuelle abonnementer.

Sæt derefter vagter, vagtplan og overarbejde op.

Sidder du stadig fast? Opret en sag fra Help & Support i appen, eller kontakt os på staffkhata.com/contact.

Tilføj og administrer medarbejdere