Løn, lønsedler og forskud

Staff Khata beregner hver løn ud fra fremmøde, fravær, helligdage og forsinkelser, så du ikke har brug for et regneark. Opsæt det én gang, og kør derefter lønnen hver måned med få klik.

Indstil lønperioden og lovpligtige fradrag

Disse indstillinger gælder for hver lønkørsel.

1. Klik på Organization (organisation) → Company (virksomhed), og åbn derefter fanen Payroll & Tax (løn og skat).
2. Under Salary Cycle Period (lønperiode) skal du angive Period Start Day (periodens startdag) og Period End Day (periodens slutdag). Indtast 0 som slutdag for "sidste dag i måneden".
3. Under Statutory Deductions & Contributions (lovpligtige fradrag og bidrag) skal du slå det til, der gælder for dig.
4. Klik på Save Changes (gem ændringer).

Tildel en lønstruktur

Alle medarbejdere skal have en lønstruktur, før lønnen kan køres.

1. Klik på Payroll (løn) → Salary Management (lønadministration). Alle medarbejdere vises med deres periode, indtægter, fradrag, nettoløn og årlige CTC (samlede omkostning for virksomheden).
2. Klik på redigeringsikonet i en medarbejders række, eller klik på Assign Salary Structure (tildel lønstruktur) for en ny person.
3. Vælg Payroll Cycle (lønperiode: Monthly Cycle (månedlig) eller Weekly Cycle (ugentlig)) og Salary Type (løntype: Fixed (fast), Variable (variabel) eller Commission Based (provisionsbaseret)).
4. Udfyld Earnings (indtægter): Basic Salary (grundløn), HRA (boligtillæg), Conveyance (transporttillæg), Medical Allowance (sundhedstillæg) og Other Allowance (andet tillæg).
5. Udfyld Deductions (fradrag), såsom PF, ESI og Professional Tax (erhvervsskat). ESI kan vises samlet eller separat.
6. Sæt flueben i Show CTC in Payslip (vis CTC på lønseddel), hvis medarbejderen skal se sin årlige samlede omkostning for virksomheden.
7. Klik på Save Salary Structure (gem lønstruktur) eller Update Salary Structure (opdater lønstruktur).

Mens du skriver, viser totalerne nederst Total Earnings (samlede indtægter), Total Deductions (samlede fradrag), Net Take-Home (udbetalt netto) og Annual CTC (årlig CTC).

Kør månedlig løn

1. Klik på Payroll (løn) → Run Payroll (kør løn).
2. Vælg måned og år øverst i tabellen.
3. Klik på Bulk Generate (masseopret), vælg en Department (afdeling), kontrollér måned og år, og klik på Generate Bulk Payroll (opret masseløn). Gentag for hver afdeling.

For kun at betale én person skal du klikke på Add Payroll (tilføj løn) og vælge medarbejderen.

Klik på More Columns (flere kolonner) for at se arbejdsdage, dage med løntræk (LOP), ugentlige fridage, helligdage og betalt fravær bag hver løn.

Ret og afregn

• For at ændre et tal skal du redigere medarbejderens lønrække. I Edit Monthly Payroll (rediger månedsløn) skal du klikke på Save Draft (gem kladde) for at holde den åben, eller Settle & Save (afregn og gem), når den er betalt.
• For at markere mange lønninger som betalt skal du markere rækkerne og klikke på Settle Selected (afregn valgte).
• Brug Export (eksportér) til at downloade måneden som Excel eller PDF.

Se og download lønsedler

Klik på Payslip (lønseddel) i en medarbejders række. Lønsedlen viser dit logo, fremmødeoversigten, indtægter, fradrag, eventuelle refusioner og nettolønnen skrevet med bogstaver. Den viser også, hvordan arbejdstidspolitikken er anvendt: forsinkelser, tidlig afgang og eventuelle fradrag efter politikken.

Klik på Download PDF (download PDF) for at gemme den, eller Print (udskriv). Brug Show Annual CTC (vis årlig CTC) / Hide Annual CTC (skjul årlig CTC) til at vælge, om CTC vises.

Medarbejdere med login ser deres egne lønsedler under My Payslips (mine lønsedler). Se Medarbejderselvbetjening.

Forskud og refusioner

Registrér et lønforskud

1. Klik på Payroll (løn) → Add Advance (tilføj forskud).
2. Vælg Employee (medarbejder), indtast Amount (beløb) og Reason / Description (begrundelse/beskrivelse), og vælg Month (måned) og Year (år).
3. Klik på Save Advance (gem forskud).

Registrér en refusion

1. Klik på Payroll (løn) → Add Reimbursement (tilføj refusion).
2. Vælg medarbejderen, og indtast beløb, begrundelse, måned og år.
3. Vedhæft regningen under Supporting Document / Bill (bilag/regning) (PDF, JPG, PNG eller DOC, op til 2 MB). En regning er påkrævet.
4. Klik på Submit Claim (indsend krav).

Godkend, afregn og udskriv en kvittering

Åbn Payroll → Advances & Reimbursements (forskud og refusioner) for at se alle forskud og krav, også dem medarbejderne sender fra mobilappen. Åbn en post for at vælge Approve (godkend) eller Reject (afvis), og derefter Settle Request (afregn anmodning), når den er betalt. Klik på Generate Slip (opret kvittering) for at få en refusionskvittering, du kan downloade som PDF.

Ugentlig lønbehandling

For personale, der får ugeløn, skal du sætte deres Payroll Cycle (lønperiode) til Weekly Cycle (ugentlig) i lønstrukturen. Kun disse medarbejdere vises her.

1. Klik på Payroll (løn) → Weekly Pay Process (ugentlig lønbehandling).
2. Vælg ugen.
3. Klik på Generate Weekly (opret ugeløn) for én medarbejder, eller Bulk Department (hel afdeling) → Run Bulk Process (kør massebehandling) for en hel afdeling.
4. Åbn en Weekly Payslip (ugentlig lønseddel) for at downloade en PDF, Print (udskrive) den eller Send Email (sende den på mail) til medarbejderen.
5. Markér de betalte rækker, og klik på Settle Selected (afregn valgte).