Vagter, vagtplan og overarbejde

En vagt fastlægger personalets arbejdstid, tolerancetid og ugentlige fridage. Vagtplanen viser, hvem der har hvilken vagt på hvilken dag, og reglerne for overarbejde bestemmer, hvordan ekstra timer betales.

Opret en vagt

Dit arbejdsområde starter med en General Shift (almindelig vagt) og en Night Shift (nattevagt). Rediger dem, så de passer til jeres tider, eller klik på Add shift (tilføj vagt) for at oprette en ny.

1. Klik på Organization (organisation) → Shift Details (vagtdetaljer).
2. Åbn en vagts rækkemenu (⋯), og klik på Edit (rediger).
3. Kontrollér Shift name (vagtnavn), og tilføj en kort Code (kode, f.eks. GS).
4. Angiv Starts (starter) og Ends (slutter). En nattevagt, der slutter efter midnat, markeres med "slutter næste dag".
5. Angiv Late punch-in allowed (tilladt sen indstempling) og Early punch-out allowed (tilladt tidlig udstempling) i minutter. For eksempel 15 minutter hver.

Tilføj ugentlige fridage

1. Under Weekly off (ugentlig fridag) skal du klikke på Add off day (tilføj fridag).
2. Vælg Day (dag), Type (Full day (hel dag) eller Half day (halv dag)) og Which weeks (hvilke uger): Every week (hver uge) eller 1., 2., 3., 4. eller sidste uge i måneden.
3. Gentag for hver fridag. For eksempel giver søndag hver uge plus lørdag i 2. og 4. uge personalet to fri lørdage om måneden.
4. Klik på Save Changes (gem ændringer).

Gør den til standardvagt

Åbn vagtens rækkemenu, og klik på Make default (gør til standard). Alle nye medarbejdere starter så på denne vagt. Listen viser standardvagten med mærket Default (standard), dens tider, tolerance og ugentlige fridage.

Tildel vagter med vagtplanen

Shift Roster (vagtplan) er en kalender over, hvem der har hvilken vagt, dag for dag.

1. Klik på Time & Leave (tid og fravær) → Shift Roster. Skift mellem visningerne Calendar (kalender), Week (uge) og Month table (månedstabel), og filtrér efter medarbejder, afdeling eller vagt.
2. Klik på Assign Shift (tildel vagt).
3. Under Who (hvem) skal du vælge Employees (medarbejdere) én ad gangen eller Departments (afdelinger) for at tage et helt team.
4. Vælg Shift (vagt).
5. Under When (hvornår) skal du vælge One day (én dag), Date range (datointerval) eller Pick dates (vælg datoer) og angive datoen.
6. Klik på Assign Shifts (tildel vagter).

En vagt, du tildeler, gælder fra den dato og fremad, indtil du tildeler en anden. Time & Leave → Shift Assignment (vagttildeling) åbner det samme panel direkte.

Planlæg forud med vagtplanlæggeren

Planlæggeren er hurtigere til at udfylde en uge eller en måned for mange personer på én gang.

1. Klik på Time & Leave (tid og fravær) → Shift Planner (vagtplanlægger).
2. Vælg Departments (afdelinger) eller Employees (medarbejdere), og derefter en dato i From (fra) og To (til), eller klik på This week (denne uge), Next week (næste uge), This month (denne måned) eller Next month (næste måned).
3. Klik på en vagt under Pick a shift, then click days (vælg en vagt, og klik derefter på dage).
4. Klik på enkelte dage, eller klik på Fill range (skip weekly offs) (udfyld interval, spring ugentlige fridage over) for at udfylde alle arbejdsdage på én gang. Fill every day (udfyld alle dage) medtager ugentlige fridage.
5. Klik på Save (gem) i bjælken nederst.

Tilbage i vagtplanen viser hver planlagt dag nu sin vagt.

Indstil regler for overarbejde

Reglerne for overarbejde bestemmer, hvordan ekstra timer betales i lønnen. Slå først Enable Overtime Tracking (registrering af overarbejde) til; se Fremmøderegler.

1. Klik på Organization → Over Time (overarbejde), og klik derefter på Add Rule (tilføj regel).
2. Indtast et Rule name (regelnavn), f.eks. "Overarbejde på hverdage".
3. Under Applies to (gælder for) skal du vælge All employees (alle medarbejdere) eller Some departments (nogle afdelinger).
4. Under Pay as (betal som) skal du vælge, hvordan hver overarbejdstime betales, og indtaste satsen:
   • Multiple of pay (gange løn): f.eks. 1.5 × timeløn.
   • Percent of pay (procent af løn): f.eks. 150% af timelønnen.
   • Fixed amount (fast beløb): det samme beløb pr. time for alle.
5. Angiv Minimum overtime (h) (minimum overarbejde i timer) og Maximum overtime (h) (maksimum overarbejde i timer). Kun ekstra timer inden for dette interval tæller, f.eks. 1 til 4 timer.
6. Angiv Effective from (gælder fra), og klik derefter på Add Rule.

Se derefter, hvordan medarbejderne stempler ind i mobilappen.