Før du går i gang
Abonnement: Alle abonnementer
Dette kapitel forklarer, hvad Staff Khata er, hvad du skal bruge, før du tilmelder dig, og hvem der ser hvad. Læs det én gang, og følg derefter kapitlerne i rækkefølge for at sætte din virksomhed op.
Hvad Staff Khata gør
Staff Khata samler fremmøde, fravær, løn og HR for hele dit team ét sted. Medarbejderne stempler ind fra deres telefon med en selfie og deres placering, eller på en Realtime biometrisk maskine ved døren. Staff Khata anvender derefter dine regler på kontoret, såsom tolerancetid, halve dage og registrering af forsinkelse, så du i realtid kan se, hvem der er mødt, hvem der kommer for sent, og hvem der er fraværende. Ud fra fremmødet laver systemet feriesaldi, lønninger og lønsedler samt over tredive rapporter, herunder myndighedsregistre. Du kan også få et dagligt overblik på WhatsApp uden at åbne appen.
Hvad du skal bruge
- En computer med en opdateret webbrowser. Brug den nyeste version af Chrome, Edge eller Safari. Webappen findes på https://attendance.staffkhata.com. Her sætter du din virksomhed op og kører løn og rapporter.
- En internetforbindelse på computeren og på alle telefoner og maskiner, der sender stemplinger.
- Staff Khata-mobilappen på Android eller iOS til medarbejdere, der stempler ind fra deres telefon. De skal have placering slået til og et fungerende kamera til selfien.
- Realtime biometriske enheder, hvis du vil have, at personalet stempler på en fingeraftryks- eller kortmaskine. Staff Khata virker kun med Realtime biometriske enheder.
- En arbejdsmail og et mobilnummer, der kan modtage koder. Du bruger begge til at bekræfte din konto, når du tilmelder dig.
De fire roller
Alle personer i Staff Khata har en rolle. Rollen bestemmer, hvilke skærme de ser, når de er logget ind.
| Rolle | Hvem den er til | Hvad de ser |
|---|---|---|
| Admin (administrator) | Ejeren eller kontorchefen | Alt: virksomhedsopsætning, medarbejdere, enheder, fremmøde, fravær, løn, rapporter, fakturering og integrationer. |
| HR | Din HR- eller bogholderimedarbejder | De samme administratorskærme som Admin til det daglige arbejde med medarbejdere, fremmøde, fravær og løn. Kun Admin ser abonnementsmærket og opgraderinger. |
| Manager (leder) | En teamleder | My Team (mit team), Team Attendance (teamets fremmøde) og Team Leaves (teamets fravær) til at godkende anmodninger fra eget team. Kræver tilføjelsen Pro HRMS. |
| Employee (medarbejder) | Alle medarbejdere | Deres eget dashboard, fremmøde, fravær, lønsedler og profil, på nettet og i mobilappen. |
Du vælger rollen, når du tilføjer en person under Add Employee (tilføj medarbejder). Der findes også rollen Branch Admin (filialadministrator). En Branch Admin arbejder i administratorskærmene, men kan ikke administrere filialer og kan kun tilføje personer med rollen Employee.
Abonnementer, prøveperioden og tilføjelser
Alle nye virksomheder starter med en 15 dages prøveperiode, hvor alle funktioner er låst op. Når prøveperioden slutter, flyttes din konto automatisk til startabonnementet. Du kan opgradere når som helst.
- Abonnementer adskiller sig i, hvor mange brugere og biometriske enheder du kan have, og hvilke funktioner der er med. Fravær, helligdage, overarbejde, løn, medarbejderlogin, avancerede rapporter og flere vagter kan være låst på de mindre abonnementer.
- Tilføjelser er ekstra moduler, du køber oven i et abonnement: Pro HRMS (ledergodkendelser, virksomhedsfeed, organisationstræ, aktiver og mere) og Journey Tracker (live sporing af medarbejdere i marken). Deres menuer vises først, når tilføjelsen er aktiv.
En låst funktion har et låseikon i menuen. Se Billing & Plan (fakturering og abonnement) for aktuelle priser og hvad hvert abonnement indeholder.
Kræver abonnement: Hvis en funktion i denne manual er låst på din konto, kræver den et højere abonnement eller en tilføjelse. Se Abonnementer, fakturering og support.
Sådan er manualen opbygget
Kapitlerne følger den rækkefølge, du sætter tingene op i. Start øverst, og arbejd dig nedad.
- Tilmelding og første login
- Virksomhedsopsætning
- Fremmøderegler
- Medarbejdere
- Vagter og overarbejde
- Mobilstempling
- Biometriske enheder
- Dagligt fremmøde
- Fravær og helligdage
- Løn
- Rapporter
- WhatsApp og integrationer
- Medarbejderselvbetjening
- Journey Tracker
- Pro HRMS
- Abonnementer, fakturering og support
- Ofte stillede spørgsmål og fejlfinding
Tip: Skærmbillederne i denne manual viser en fiktiv eksempelvirksomhed, Sharma Textiles Pvt Ltd. Dine skærme viser din egen virksomheds navne og tal.
Sidder du stadig fast? Opret en sag fra Help & Support i appen, eller kontakt os på staffkhata.com/contact.