Κανόνες παρουσιών και πολιτική ωραρίου γραφείου

Οι κανόνες παρουσιών καθορίζουν πώς το Staff Khata αντιμετωπίζει κάθε χτύπημα κάρτας: τι μετράει ως υπερωρία, πόσο κοστίζει μια απουσία και από πού επιτρέπεται στο προσωπικό να χτυπά κάρτα. Η πολιτική ωραρίου γραφείου καθορίζει πότε κάποιος έχει καθυστέρηση, μισή ημέρα ή απουσία.

Ορίστε τους κανόνες παρουσιών σας

1. Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Company (Εταιρεία) και, στη συνέχεια, ανοίξτε την καρτέλα Attendance Rules (Κανόνες παρουσιών).
2. Ενεργοποιήστε τους κανόνες που θέλετε (δείτε τον παρακάτω πίνακα).
3. Στο Absent Day Deduction Penalty (Ποινή κράτησης για ημέρα απουσίας), εισαγάγετε πόσες ημέρες μισθού κόβονται για κάθε αδικαιολόγητη απουσία. Η συνήθης επιλογή είναι 1.
4. Κάντε κλικ στο Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών).

Ενεργοποιήστε τη γεωπεριχαράκωση

Η γεωπεριχαράκωση εμποδίζει το προσωπικό να χτυπά κάρτα στην εφαρμογή για κινητά, εκτός αν βρίσκεται στον χώρο εργασίας.

1. Στην ίδια καρτέλα, μετακινηθείτε στο Geo-Fencing Parameters (Παράμετροι γεωπεριχαράκωσης).
2. Ενεργοποιήστε το Enable Geo-Fencing (Ενεργοποίηση γεωπεριχαράκωσης).
3. Επιλέξτε πώς εφαρμόζεται:
   • Branch-wise Rule (Κανόνας ανά υποκατάστημα): κάθε υποκατάστημα χρησιμοποιεί τη δική του τοποθεσία και ακτίνα. Επιλέξτε τα υποκαταστήματα στο Apply to Branches (Εφαρμογή σε υποκαταστήματα). Αυτή είναι η καλύτερη επιλογή αν έχετε περισσότερες από μία τοποθεσίες.
   • Apply All Employees (Εφαρμογή σε όλους τους εργαζόμενους): μία τοποθεσία για όλους. Εισαγάγετε το Geo Fence Radius (Metres) (Ακτίνα γεωπεριχαράκωσης σε μέτρα) και κάντε κλικ στο Set Map Location Coordinates (Ορισμός συντεταγμένων στον χάρτη) για να επιλέξετε το σημείο.
4. Κάντε κλικ στο Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών).

Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε τη γεωπεριχαράκωση για έναν εργαζόμενο στο προφίλ του, στο βήμα Attendance & devices (Παρουσίες και συσκευές).

Επιλέξτε τις συνόψεις σας στο WhatsApp

Η καρτέλα Notifications (Ειδοποιήσεις) σάς επιτρέπει να ενεργοποιήσετε στο WhatsApp μια Daily Attendance Summary (Ημερήσια σύνοψη παρουσιών), μια Monthly Attendance Summary (Μηνιαία σύνοψη παρουσιών) και Device Health Alerts (Ειδοποιήσεις κατάστασης συσκευών). Δείτε WhatsApp και ενοποιήσεις.

Δημιουργήστε μια πολιτική ωραρίου γραφείου

Η πολιτική ωραρίου γραφείου ορίζει τα περιθώρια ανοχής και πότε μια σύντομη ημέρα γίνεται μισή ημέρα ή απουσία. Η πρώτη σας πολιτική γίνεται η προεπιλογή για όλους.

1. Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Office Time Policy (Πολιτική ωραρίου γραφείου).
2. Κάντε κλικ στο Create First Policy (Δημιουργία πρώτης πολιτικής) (ή στο Add New Policy (Προσθήκη νέας πολιτικής) αν έχετε ήδη μία).
3. Εισαγάγετε ένα Policy Name (Όνομα πολιτικής), όπως "Standard Office Policy". Αφήστε ενεργό το Default (Προεπιλογή) αν αυτή η πολιτική πρέπει να ισχύει για όλους όσοι δεν έχουν δική τους.
4. Στο Grace periods & working hours (Περιθώρια ανοχής και ώρες εργασίας), ορίστε τους χρόνους σε ώρες και λεπτά:

Μηνιαίες κρατήσεις για καθυστερήσεις

Χρησιμοποιήστε το για να μετατρέψετε τις επαναλαμβανόμενες καθυστερήσεις σε κράτηση.

1. Ενεργοποιήστε το Monthly late deductions (Μηνιαίες κρατήσεις για καθυστερήσεις).
2. Επιλέξτε την Deduction source (Πηγή κράτησης): Attendance (Παρουσίες, αφαιρεί ημέρες παρουσίας) ή Leave Balance (CL) (Υπόλοιπο αδειών, αφαιρεί κανονική άδεια).
3. Ορίστε τα Monthly late count (Μηνιαίος αριθμός καθυστερήσεων) και Cut Days (Ημέρες κράτησης). Για παράδειγμα, 3 και 1 σημαίνει ότι κάθε 3 καθυστερημένες αφίξεις μέσα σε έναν μήνα κοστίζουν μία ημέρα.

Κανόνες για μεγάλη καθυστέρηση και πρόωρη αποχώρηση

Στο Late arrival rules (Κανόνες καθυστερημένης άφιξης), κάντε κλικ στο Add rule (Προσθήκη κανόνα), εισαγάγετε μια Duration (Διάρκεια) και επιλέξτε τις Cut Days (Ημέρες κράτησης). Για παράδειγμα, καθυστέρηση άνω της 1 ώρας αφαιρεί 0.5 (Half Day) (0,5, μισή ημέρα). Μπορείτε να προσθέσετε έως 4 κανόνες. Οι Early departure rules (Κανόνες πρόωρης αποχώρησης) λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο για το προσωπικό που φεύγει νωρίς. Ενεργοποιήστε το Apply on weekly offs (Εφαρμογή στα εβδομαδιαία ρεπό) αν οι κανόνες πρέπει να μετρούν και στις ημέρες εβδομαδιαίου ρεπό.

5. Κάντε κλικ στο Create Policy (Δημιουργία πολιτικής).

Η πολιτική εμφανίζεται στη λίστα με τους χρόνους καθυστέρησης, πρόωρης αποχώρησης, μισής ημέρας και απουσίας. Για να αλλάξετε ποια πολιτική είναι η προεπιλογή, ανοίξτε το μενού της γραμμής μιας πολιτικής (⋯) και κάντε κλικ στο Make Default (Ορισμός ως προεπιλογή).

Στη συνέχεια, προσθέστε τους εργαζόμενούς σας.