Αυτό το κεφάλαιο εξηγεί τι είναι το Staff Khata, τι χρειάζεστε πριν εγγραφείτε και ποιος βλέπει τι. Διαβάστε το μία φορά και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα κεφάλαια με τη σειρά για να ρυθμίσετε την εταιρεία σας.

Τι κάνει το Staff Khata

Το Staff Khata συγκεντρώνει σε ένα σημείο τις παρουσίες, τις άδειες, τη μισθοδοσία και το HR όλης της ομάδας σας. Οι εργαζόμενοι χτυπούν κάρτα από το κινητό τους με μια selfie και την τοποθεσία τους ή σε μια βιομετρική συσκευή Realtime στην είσοδο. Στη συνέχεια, το Staff Khata εφαρμόζει τους κανόνες του γραφείου σας, όπως το περιθώριο ανοχής, τις μισές ημέρες και τις σημάνσεις καθυστέρησης, ώστε να βλέπετε σε πραγματικό χρόνο ποιος είναι παρών, ποιος καθυστερεί και ποιος απουσιάζει. Από αυτές τις παρουσίες δημιουργεί υπόλοιπα αδειών, μισθούς και εκκαθαριστικά, καθώς και πάνω από τριάντα αναφορές, μεταξύ των οποίων και κρατικά μητρώα. Μπορείτε επίσης να λαμβάνετε μια ημερήσια σύνοψη στο WhatsApp χωρίς να ανοίξετε την εφαρμογή.

Τι χρειάζεστε

Έναν υπολογιστή με ενημερωμένο πρόγραμμα περιήγησης. Χρησιμοποιήστε την τελευταία έκδοση του Chrome, του Edge ή του Safari. Η διαδικτυακή εφαρμογή βρίσκεται στη διεύθυνση https://attendance.staffkhata.com. Εδώ ρυθμίζετε την εταιρεία σας και εκτελείτε μισθοδοσία και αναφορές.
Σύνδεση στο διαδίκτυο στον υπολογιστή, καθώς και σε κάθε κινητό ή συσκευή που στέλνει χτυπήματα κάρτας.
Την εφαρμογή Staff Khata για κινητά σε Android ή iOS, για τους εργαζόμενους που χτυπούν κάρτα από το κινητό τους. Χρειάζονται ενεργοποιημένη τοποθεσία και κάμερα που λειτουργεί για τη selfie.
Βιομετρικές συσκευές Realtime, αν θέλετε το προσωπικό να χτυπά κάρτα σε συσκευή δακτυλικού αποτυπώματος ή κάρτας. Το Staff Khata λειτουργεί μόνο με βιομετρικές συσκευές Realtime.
Ένα επαγγελματικό email και έναν αριθμό κινητού που μπορούν να λαμβάνουν κωδικούς. Τα χρησιμοποιείτε και τα δύο για να επαληθεύσετε τον λογαριασμό σας κατά την εγγραφή.

Οι τέσσερις ρόλοι

Κάθε άτομο στο Staff Khata έχει έναν ρόλο. Ο ρόλος καθορίζει ποιες οθόνες βλέπει μετά τη σύνδεση.

Ρόλος	Για ποιον είναι	Τι βλέπει
Admin (Διαχειριστής)	Τον ιδιοκτήτη ή τον προϊστάμενο του γραφείου	Τα πάντα: ρύθμιση εταιρείας, εργαζόμενους, συσκευές, παρουσίες, άδειες, μισθοδοσία, αναφορές, χρεώσεις και ενοποιήσεις.
HR (Ανθρώπινο Δυναμικό)	Τον υπεύθυνο HR ή λογιστηρίου	Τις ίδιες οθόνες διαχείρισης με τον Admin, για την καθημερινή εργασία σε εργαζόμενους, παρουσίες, άδειες και μισθοδοσία. Μόνο ο Admin βλέπει το σήμα πακέτου και τις αναβαθμίσεις.
Manager (Προϊστάμενος)	Έναν επικεφαλής ομάδας	My Team (Η ομάδα μου), Team Attendance (Παρουσίες ομάδας) και Team Leaves (Άδειες ομάδας), για να εγκρίνει τα αιτήματα της δικής του ομάδας. Απαιτεί το πρόσθετο Pro HRMS.
Employee (Εργαζόμενος)	Κάθε μέλος του προσωπικού	Τον δικό του πίνακα ελέγχου, παρουσίες, άδειες, εκκαθαριστικά και προφίλ, στο web και στην εφαρμογή για κινητά.

Επιλέγετε τον ρόλο όταν προσθέτετε κάποιον στο Add Employee (Προσθήκη εργαζομένου). Υπάρχει επίσης ο ρόλος Branch Admin (Διαχειριστής υποκαταστήματος). Ένας Branch Admin εργάζεται στις οθόνες διαχείρισης, αλλά δεν μπορεί να διαχειριστεί υποκαταστήματα και μπορεί να προσθέσει μόνο άτομα με τον ρόλο Employee.

Πακέτα, η δοκιμή και τα πρόσθετα

Κάθε νέα εταιρεία ξεκινά με δοκιμή 15 ημερών με όλες τις λειτουργίες ξεκλείδωτες. Όταν λήξει η δοκιμή, ο λογαριασμός σας μεταφέρεται αυτόματα στο βασικό πακέτο. Μπορείτε να αναβαθμίσετε οποιαδήποτε στιγμή.

Τα πακέτα διαφέρουν ως προς τον αριθμό χρηστών και βιομετρικών συσκευών που μπορείτε να έχετε και ως προς τις λειτουργίες που περιλαμβάνουν. Οι άδειες, οι αργίες, οι υπερωρίες, η μισθοδοσία, η σύνδεση εργαζομένων, οι προηγμένες αναφορές και οι πολλαπλές βάρδιες μπορεί να είναι κλειδωμένες στα χαμηλότερα πακέτα.
Τα πρόσθετα είναι επιπλέον ενότητες που αγοράζετε πάνω από ένα πακέτο: Pro HRMS (εγκρίσεις προϊσταμένων, εταιρική ροή, οργανόγραμμα, περιουσιακά στοιχεία και άλλα) και Journey Tracker (ζωντανή παρακολούθηση για το προσωπικό πεδίου). Τα μενού τους εμφανίζονται μόνο όταν ενεργοποιηθεί το πρόσθετο.

Μια κλειδωμένη λειτουργία εμφανίζει ένα εικονίδιο λουκέτου στο μενού. Δείτε το Billing & Plan (Χρεώσεις και πακέτο) για τις τρέχουσες τιμές και το τι περιλαμβάνει κάθε πακέτο.

Απαιτείται πακέτο: Αν μια λειτουργία αυτού του εγχειριδίου εμφανίζει λουκέτο στον λογαριασμό σας, χρειάζεται ανώτερο πακέτο ή πρόσθετο. Δείτε Πακέτα, χρεώσεις και υποστήριξη.

Πώς είναι οργανωμένο αυτό το εγχειρίδιο

Τα κεφάλαια ακολουθούν τη σειρά με την οποία κάνετε τις ρυθμίσεις. Ξεκινήστε από την αρχή και προχωρήστε προς τα κάτω.

Συμβουλή: Τα στιγμιότυπα οθόνης σε αυτό το εγχειρίδιο δείχνουν μια φανταστική εταιρεία-παράδειγμα, τη Sharma Textiles Pvt Ltd. Οι δικές σας οθόνες δείχνουν τα ονόματα και τους αριθμούς της δικής σας εταιρείας.

Χρειάζεστε ακόμη βοήθεια; Ανοίξτε ένα αίτημα από το Help & Support μέσα στην εφαρμογή ή επικοινωνήστε μαζί μας στο staffkhata.com/contact.

Πριν ξεκινήσετε

Τι κάνει το Staff Khata

Τι χρειάζεστε

Οι τέσσερις ρόλοι

Πακέτα, η δοκιμή και τα πρόσθετα

Πώς είναι οργανωμένο αυτό το εγχειρίδιο