Πριν προσθέσετε προσωπικό, ενημερώστε το Staff Khata για την εταιρεία σας. Το προφίλ σας, η μορφή του κωδικού εργαζομένου, τα υποκαταστήματα και τα τμήματα χρησιμοποιούνται σε κάθε αναφορά, εκκαθαριστικό και χτύπημα κάρτας.

Συμπληρώστε το προφίλ της εταιρείας σας

Το λογότυπο, η επωνυμία και ο αριθμός φορολογικού μητρώου σας τυπώνονται σε αναφορές και εκκαθαριστικά, γι' αυτό ορίστε τα πρώτα.

Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Company (Εταιρεία). Η σελίδα Company Settings (Ρυθμίσεις εταιρείας) ανοίγει στην καρτέλα Company Profile (Προφίλ εταιρείας).
Στο επάνω μέρος, το Organization Info (Στοιχεία οργανισμού) δείχνει το Corporate ID (Εταιρικό αναγνωριστικό) και το Workspace URL (URL χώρου εργασίας). Αυτά δεν μπορείτε να τα αλλάξετε.
Κάτω από το Company Logo (Λογότυπο εταιρείας), κάντε κλικ στο Upload Logo (Μεταφόρτωση λογοτύπου) και επιλέξτε ένα τετράγωνο αρχείο PNG, JPG ή GIF κάτω από 2 MB (τα 200 × 200 px είναι ιδανικά).
Ελέγξτε την Company Name (Επωνυμία εταιρείας) και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τον Official Tax / Registration No. (Επίσημος αριθμός φορολογικού μητρώου / καταχώρισης), όπως τον αριθμό GST σας.
Προσθέστε τον Company Website (Ιστότοπος εταιρείας). Ξεκινήστε τον με https://.
Μετακινηθείτε στο Company Address (Διεύθυνση εταιρείας). Συμπληρώστε την οδό, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα στα δικά τους πεδία, ώστε να τυπώνονται σωστά στα έγγραφα.
Κάντε κλικ στο Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών).

Σημείωση: Το Corporate Email (Εταιρικό email) είναι το email σύνδεσης του διαχειριστή και δεν μπορεί να αλλάξει εδώ.

Επιλέξτε τη μορφή του κωδικού εργαζομένου

Το Staff Khata δίνει αυτόματα έναν κωδικό σε κάθε νέο εργαζόμενο. Επιλέξτε μια μορφή σύντομη και ευανάγνωστη.

Στο Company Settings (Ρυθμίσεις εταιρείας), ανοίξτε την καρτέλα Employee codes (Κωδικοί εργαζομένων).
Ορίστε τα παρακάτω πεδία. Το πλαίσιο Live Generated Code Preview (Ζωντανή προεπισκόπηση κωδικού) ενημερώνεται καθώς πληκτρολογείτε.
Κάντε κλικ στο Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών).

Ρύθμιση	Τι κάνει
Prefix (Πρόθεμα)	Γράμματα στην αρχή, όπως `ST` ή `EMP`.
Separator / Delimiter (Διαχωριστικό)	Παύλα, κάθετος, κάτω παύλα, τελεία ή κανένα.
Include Year (Συμπερίληψη έτους)	Προσθέτει το έτος (`2026` ή `26`) ή None (Κανένα).
Number of Digits (Αριθμός ψηφίων)	Πόσα ψηφία έχει ο αριθμός, από 2 έως 6.
Starting / Next Number (Αρχικός / Επόμενος αριθμός)	Ο αριθμός που παίρνει ο επόμενος νέος εργαζόμενος.

Συμβουλή: Οι κωδικοί δημιουργούνται μόνο για νέους εργαζόμενους. Οι υπάρχοντες κωδικοί παραμένουν ως έχουν.

Ελέγξτε τις τοπικές ρυθμίσεις

Ανοίξτε την καρτέλα Localization (Τοπικές ρυθμίσεις). Τα Currency Standard (Νόμισμα), Timezone (Ζώνη ώρας), Date Display Format (Μορφή εμφάνισης ημερομηνίας) και Interface Language (Γλώσσα διεπαφής) ορίζονται για την Ινδία κατά την εγγραφή. Αλλάξτε τα μόνο αν η επιχείρησή σας λειτουργεί διαφορετικά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών).

Καρτέλα Payroll & Tax

Η καρτέλα Payroll & Tax (Μισθοδοσία και φόροι) περιέχει τον μισθολογικό κύκλο σας (ημέρα έναρξης και λήξης), τις ρυθμίσεις PF, ESI και αποζημίωσης αποχώρησης (gratuity), καθώς και το οικονομικό σας έτος. Αυτά εξηγούνται στο Μισθοδοσία και μισθοί.

Προσθέστε τα υποκαταστήματά σας

Τα υποκαταστήματα είναι οι τοποθεσίες των γραφείων ή των εργοστασίων σας. Κάθε υποκατάστημα μπορεί να έχει τη δική του γεωπεριχαράκωση, ώστε το προσωπικό να χτυπά κάρτα μόνο κοντά στο σημείο όπου εργάζεται.

Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Branch (Υποκατάστημα). Ο χώρος εργασίας σας έχει ήδη ένα Main Branch (Κεντρικό υποκατάστημα).
Ανοίξτε το μενού της γραμμής (⋯) και κάντε κλικ στο Edit (Επεξεργασία).
Εισαγάγετε ένα σαφές Branch name (Όνομα υποκαταστήματος), έναν σύντομο Code (Κωδικός, για παράδειγμα NOI-HQ) και τη Address (Διεύθυνση).
Ενεργοποιήστε το Primary branch (Κύριο υποκατάστημα) αν το νέο προσωπικό πρέπει να προστίθεται εδώ από προεπιλογή.
Ενεργοποιήστε το Geo-fencing (Γεωπεριχαράκωση). Στη συνέχεια, ορίστε την τοποθεσία: κάντε κλικ στο Locate me (Εντοπισμός θέσης μου), πληκτρολογήστε το Latitude (Γεωγραφικό πλάτος) και το Longitude (Γεωγραφικό μήκος) ή κάντε κλικ στον χάρτη για να τοποθετήσετε μια πινέζα.
Εισαγάγετε το Radius (m) (Ακτίνα σε μέτρα): πόσο μακριά από την πινέζα μπορεί να βρίσκεται το προσωπικό και να χτυπά ακόμη κάρτα.
Κάντε κλικ στο Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών).

Για να προσθέσετε άλλη τοποθεσία, κάντε κλικ στο Add branch (Προσθήκη υποκαταστήματος), συμπληρώστε τα ίδια πεδία και κάντε κλικ στο Add branch.

Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε ακτίνα τουλάχιστον 50 μέτρων. Το GPS του κινητού είναι λιγότερο ακριβές σε εσωτερικούς χώρους και μια πολύ μικρή ακτίνα μπορεί να εμποδίσει το προσωπικό να χτυπήσει κάρτα από το ίδιο του το γραφείο.

Όλα τα υποκαταστήματα εμφανίζονται στη λίστα με την ακτίνα γεωπεριχαράκωσής τους. Χρησιμοποιήστε την εναλλαγή υποκαταστήματος στην επάνω γραμμή (All Branches (Όλα τα υποκαταστήματα)) για να βλέπετε ένα υποκατάστημα κάθε φορά ή όλα μαζί.

Η γεωπεριχαράκωση πρέπει επίσης να ενεργοποιηθεί για την εταιρεία. Δείτε Κανόνες παρουσιών και πολιτική ωραρίου γραφείου.

Προσθέστε τμήματα και θέσεις

Τα τμήματα είναι οι ομάδες σας. Οι θέσεις είναι οι τίτλοι εργασίας μέσα σε κάθε ομάδα και εμφανίζονται στα εκκαθαριστικά και στα προφίλ.

Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Department (Τμήμα). Δύο τμήματα έχουν ήδη δημιουργηθεί για εσάς.
Για να προσθέσετε τίτλους εργασίας σε ένα τμήμα, ανοίξτε το μενού της γραμμής του (⋯) και κάντε κλικ στο Edit (Επεξεργασία). Στο Designations (Θέσεις), πληκτρολογήστε έναν τίτλο, κάντε κλικ στο Add designation (Προσθήκη θέσης) για τον επόμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών).
Για να δημιουργήσετε νέα ομάδα, κάντε κλικ στο Add department (Προσθήκη τμήματος), εισαγάγετε το Department name (Όνομα τμήματος), προσθέστε τις θέσεις του και αποθηκεύστε.
Αλλάξτε τον πίνακα από Departments (Τμήματα) σε Designations (Θέσεις) για να δείτε κάθε τίτλο εργασίας της εταιρείας σας και σε ποιο τμήμα ανήκει.

Στη συνέχεια, ορίστε τους κανόνες παρουσιών και την πολιτική ωραρίου γραφείου.

Χρειάζεστε ακόμη βοήθεια; Ανοίξτε ένα αίτημα από το Help & Support μέσα στην εφαρμογή ή επικοινωνήστε μαζί μας στο staffkhata.com/contact.

Ρυθμίστε την εταιρεία, τα υποκαταστήματα και τα τμήματά σας