Βάρδιες, πρόγραμμα και υπερωρίες

Μια βάρδια ορίζει τις ώρες εργασίας, το περιθώριο ανοχής και τα εβδομαδιαία ρεπό του προσωπικού σας. Το πρόγραμμα δείχνει ποιος εργάζεται σε ποια βάρδια και ποια ημέρα, ενώ οι κανόνες υπερωριών καθορίζουν πώς πληρώνονται οι επιπλέον ώρες.

Ρυθμίστε μια βάρδια

Ο χώρος εργασίας σας ξεκινά με μια General Shift (Γενική βάρδια) και μια Night Shift (Νυχτερινή βάρδια). Επεξεργαστείτε τες ώστε να ταιριάζουν με τα ωράριά σας ή κάντε κλικ στο Add shift (Προσθήκη βάρδιας) για να δημιουργήσετε νέα.

1. Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Shift Details (Στοιχεία βαρδιών).
2. Ανοίξτε το μενού της γραμμής μιας βάρδιας (⋯) και κάντε κλικ στο Edit (Επεξεργασία).
3. Ελέγξτε το Shift name (Όνομα βάρδιας) και προσθέστε έναν σύντομο Code (Κωδικός, για παράδειγμα GS).
4. Ορίστε τα Starts (Έναρξη) και Ends (Λήξη). Μια νυχτερινή βάρδια που λήγει μετά τα μεσάνυχτα σημειώνεται ως "λήγει την επόμενη ημέρα".
5. Ορίστε τα Late punch-in allowed (Επιτρεπόμενη καθυστερημένη είσοδος) και Early punch-out allowed (Επιτρεπόμενη πρόωρη έξοδος) σε λεπτά. Για παράδειγμα, 15 λεπτά το καθένα.

Προσθέστε εβδομαδιαία ρεπό

1. Στο Weekly off (Εβδομαδιαίο ρεπό), κάντε κλικ στο Add off day (Προσθήκη ημέρας ρεπό).
2. Επιλέξτε την Day (Ημέρα), τον Type (Τύπος: Full day (Πλήρης ημέρα) ή Half day (Μισή ημέρα)) και το Which weeks (Ποιες εβδομάδες): Every week (Κάθε εβδομάδα) ή την 1η, 2η, 3η, 4η ή τελευταία εβδομάδα του μήνα.
3. Επαναλάβετε για κάθε ημέρα ρεπό. Για παράδειγμα, Κυριακή κάθε εβδομάδα και Σάββατο τη 2η και 4η εβδομάδα δίνουν στο προσωπικό δύο ελεύθερα Σάββατα τον μήνα.
4. Κάντε κλικ στο Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών).

Ορίστε την ως προεπιλεγμένη βάρδια

Ανοίξτε το μενού της γραμμής της βάρδιας και κάντε κλικ στο Make default (Ορισμός ως προεπιλογή). Κάθε νέος εργαζόμενος ξεκινά τότε σε αυτή τη βάρδια. Η λίστα δείχνει την προεπιλεγμένη βάρδια με το σήμα Default (Προεπιλογή), τις ώρες, το περιθώριο ανοχής και τα εβδομαδιαία ρεπό της.

Αναθέστε βάρδιες με το πρόγραμμα

Το Shift Roster (Πρόγραμμα βαρδιών) είναι ένα ημερολόγιο που δείχνει ποιος εργάζεται σε ποια βάρδια, ημέρα προς ημέρα.

1. Κάντε κλικ στο Time & Leave (Χρόνος και άδειες) → Shift Roster (Πρόγραμμα βαρδιών). Εναλλάξτε μεταξύ των προβολών Calendar (Ημερολόγιο), Week (Εβδομάδα) και Month table (Πίνακας μήνα) και φιλτράρετε ανά εργαζόμενο, τμήμα ή βάρδια.
2. Κάντε κλικ στο Assign Shift (Ανάθεση βάρδιας).
3. Στο Who (Ποιος), επιλέξτε Employees (Εργαζόμενοι) έναν προς έναν ή Departments (Τμήματα) για μια ολόκληρη ομάδα.
4. Επιλέξτε τη Shift (Βάρδια).
5. Στο When (Πότε), επιλέξτε One day (Μία ημέρα), Date range (Εύρος ημερομηνιών) ή Pick dates (Επιλογή ημερομηνιών) και ορίστε την ημερομηνία.
6. Κάντε κλικ στο Assign Shifts (Ανάθεση βαρδιών).

Μια βάρδια που αναθέτετε ισχύει από εκείνη την ημερομηνία και μετά, μέχρι να αναθέσετε διαφορετική. Το Time & Leave → Shift Assignment (Ανάθεση βάρδιας) ανοίγει απευθείας το ίδιο πλαίσιο.

Προγραμματίστε εκ των προτέρων με τον σχεδιαστή βαρδιών

Ο σχεδιαστής είναι πιο γρήγορος για να συμπληρώσετε μια εβδομάδα ή έναν μήνα για πολλά άτομα ταυτόχρονα.

1. Κάντε κλικ στο Time & Leave (Χρόνος και άδειες) → Shift Planner (Σχεδιαστής βαρδιών).
2. Επιλέξτε Departments (Τμήματα) ή Employees (Εργαζόμενοι) και, στη συνέχεια, μια ημερομηνία From (Από) και To (Έως) ή κάντε κλικ στο This week (Αυτή την εβδομάδα), Next week (Επόμενη εβδομάδα), This month (Αυτόν τον μήνα) ή Next month (Επόμενο μήνα).
3. Κάντε κλικ σε μια βάρδια στο Pick a shift, then click days (Επιλέξτε βάρδια και μετά κάντε κλικ στις ημέρες).
4. Κάντε κλικ σε μεμονωμένες ημέρες ή στο Fill range (skip weekly offs) (Συμπλήρωση εύρους, παράλειψη εβδομαδιαίων ρεπό) για να συμπληρώσετε όλες τις εργάσιμες ημέρες μαζί. Το Fill every day (Συμπλήρωση κάθε ημέρας) περιλαμβάνει και τα εβδομαδιαία ρεπό.
5. Κάντε κλικ στο Save (Αποθήκευση) στη γραμμή στο κάτω μέρος.

Πίσω στο πρόγραμμα, κάθε προγραμματισμένη ημέρα δείχνει πλέον τη βάρδιά της.

Ορίστε κανόνες υπερωριών

Οι κανόνες υπερωριών καθορίζουν πώς πληρώνονται οι επιπλέον ώρες στη μισθοδοσία. Ενεργοποιήστε πρώτα το Enable Overtime Tracking (Παρακολούθηση υπερωριών)· δείτε Κανόνες παρουσιών.

1. Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Over Time (Υπερωρίες) και, στη συνέχεια, στο Add Rule (Προσθήκη κανόνα).
2. Εισαγάγετε ένα Rule name (Όνομα κανόνα), όπως "Υπερωρίες καθημερινών".
3. Στο Applies to (Ισχύει για), επιλέξτε All employees (Όλοι οι εργαζόμενοι) ή Some departments (Ορισμένα τμήματα).
4. Στο Pay as (Πληρωμή ως), επιλέξτε πώς πληρώνεται κάθε ώρα υπερωρίας και εισαγάγετε τον συντελεστή:
   • Multiple of pay (Πολλαπλάσιο αποδοχών): για παράδειγμα 1.5 × ωριαίες αποδοχές.
   • Percent of pay (Ποσοστό αποδοχών): για παράδειγμα 150% των ωριαίων αποδοχών.
   • Fixed amount (Σταθερό ποσό): το ίδιο ποσό ανά ώρα για όλους.
5. Ορίστε τα Minimum overtime (h) (Ελάχιστη υπερωρία σε ώρες) και Maximum overtime (h) (Μέγιστη υπερωρία σε ώρες). Μετράνε μόνο οι επιπλέον ώρες μέσα σε αυτό το εύρος, για παράδειγμα 1 έως 4 ώρες.
6. Ορίστε το Effective from (Ισχύει από) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Add Rule (Προσθήκη κανόνα).

Στη συνέχεια, δείτε πώς χτυπούν κάρτα οι εργαζόμενοι στην εφαρμογή για κινητά.