Εφαρμογή για κινητά: χτύπημα κάρτας

Με την εφαρμογή Staff Khata, οι εργαζόμενοι καταγράφουν την παρουσία τους από το δικό τους κινητό. Κάθε χτύπημα κάρτας αποθηκεύει την ώρα, την τοποθεσία του κινητού και μια selfie, ενώ η γεωπεριχαράκωση του υποκαταστήματός σας καθορίζει από πού επιτρέπεται το χτύπημα.

Για εργαζόμενους: εγκαταστήστε την εφαρμογή και συνδεθείτε

Ο διαχειριστής σας δημιουργεί τα στοιχεία σύνδεσής σας. Χρειάζεστε το email (ή τον αριθμό τηλεφώνου) και τον κωδικό πρόσβασης που όρισε για εσάς.

1. Εγκαταστήστε το Staff Khata από το Google Play Store (Android) ή το App Store (iPhone).
2. Ανοίξτε την εφαρμογή. Στο Sign in to your account (Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας), εισαγάγετε το Email or Phone Number (Email ή αριθμός τηλεφώνου) και τον Password (Κωδικός πρόσβασης).
3. Πατήστε Sign In (Σύνδεση). Ανοίγει η οθόνη Today (Σήμερα).

Βλέπετε πάντα μόνο τις δικές σας παρουσίες. Οι καρτέλες στο κάτω μέρος είναι Today (Σήμερα), Attendance (Παρουσίες), Leave (Άδειες) και Company (Εταιρεία).

Επιτρέψτε την κάμερα και την τοποθεσία

Η εφαρμογή χρειάζεται την τοποθεσία σας για να ελέγξει ότι βρίσκεστε στην εργασία και την κάμερα για τη selfie του χτυπήματος.

1. Την πρώτη φορά που χτυπάτε κάρτα, το κινητό σας ζητά πρόσβαση στην τοποθεσία. Πατήστε Allow (Να επιτρέπεται) (επιλέξτε "Κατά τη χρήση της εφαρμογής").
2. Όταν ανοίξει η κάμερα, επιτρέψτε και την πρόσβαση στην κάμερα.

Αν απαντήσατε κατά λάθος όχι, η εφαρμογή εμφανίζει Location required (Απαιτείται τοποθεσία) ή Camera access required (Απαιτείται πρόσβαση στην κάμερα). Πατήστε Enable Camera (Ενεργοποίηση κάμερας) ή ανοίξτε στο κινητό σας Settings (Ρυθμίσεις) → Apps (Εφαρμογές) → Staff Khata → Permissions (Άδειες) και ενεργοποιήστε τες.

Καταγράψτε παρουσία με selfie και GPS

1. Στο Today (Σήμερα), πατήστε Punch in (Είσοδος). (Μπορείτε επίσης να ανοίξετε την καρτέλα Attendance (Παρουσίες) και να πατήσετε Mark Attendance (Καταγραφή παρουσίας).)
2. Η οθόνη Attendance δείχνει την Assigned Shift (Ανατεθειμένη βάρδια) και την Current Location (Τρέχουσα τοποθεσία) σας. Αν η διεύθυνση φαίνεται λάθος, πατήστε Tap to refresh location (Πατήστε για ανανέωση τοποθεσίας).
3. Πατήστε Tap to take a selfie (Πατήστε για λήψη selfie) και τραβήξτε μια καθαρή φωτογραφία του προσώπου σας. Εμφανίζεται στο Verification Photo (Φωτογραφία επαλήθευσης).
4. Πατήστε Punch in (Είσοδος).

Βλέπετε το μήνυμα Punched In Successfully! (Η είσοδος καταγράφηκε!) με την ώρα. Ο διαχειριστής σας βλέπει το χτύπημα στον πίνακα ελέγχου του μέσα σε δευτερόλεπτα.

Τι συμβαίνει εκτός της γεωπεριχαράκωσης

Αν το υποκατάστημά σας έχει ενεργή γεωπεριχαράκωση, μπορείτε να χτυπήσετε κάρτα μόνο μέσα στην ακτίνα της, για παράδειγμα 200 μέτρα γύρω από το γραφείο. Εκτός αυτής, το χτύπημα μπλοκάρεται με το μήνυμα Outside Allowed Radius (Εκτός επιτρεπόμενης ακτίνας): "You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again." (Βρίσκεστε εκτός της επιτρεπόμενης ακτίνας. Πλησιάστε και δοκιμάστε ξανά.)

Μπείτε στο γραφείο, πατήστε Tap to refresh location (Πατήστε για ανανέωση τοποθεσίας) και χτυπήστε ξανά. Οι διαχειριστές ορίζουν την ακτίνα ανά υποκατάστημα. Δείτε Ρυθμίστε την εταιρεία, τα υποκαταστήματα και τα τμήματά σας.

Έξοδος

1. Στο τέλος της ημέρας, πατήστε Punch out (Έξοδος) στο Today (Σήμερα).
2. Τραβήξτε άλλη μία selfie και πατήστε Punch out.

Βλέπετε το μήνυμα Punched Out Successfully! (Η έξοδος καταγράφηκε!). Το Staff Khata υπολογίζει τις ώρες σας σε σχέση με τη βάρδιά σας, οπότε οι σημάνσεις καθυστέρησης, οι πρόωρες αποχωρήσεις και οι υπερωρίες υπολογίζονται για εσάς.

Δείτε το ιστορικό παρουσιών σας

1. Ανοίξτε την καρτέλα Attendance (Παρουσίες). Εναλλάξτε μεταξύ Day (Ημέρα) και Month (Μήνας) και χρησιμοποιήστε τα βέλη για να μετακινηθείτε μεταξύ περιόδων.
2. Πατήστε μια ημέρα για να δείτε τις ώρες Punched In At (Ώρα εισόδου) και Punched Out At (Ώρα εξόδου), την τοποθεσία και τις φωτογραφίες.
3. Λάθος ή χαμένο χτύπημα; Σε εκείνη την ημέρα, πατήστε Request Regularisation (Αίτημα διόρθωσης), εισαγάγετε τις σωστές ώρες και μια αιτιολογία και, στη συνέχεια, πατήστε Submit Request (Υποβολή αιτήματος). Ο διαχειριστής σας το εγκρίνει στο web.

Για διαχειριστές: ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση του χτυπήματος από κινητό ανά εργαζόμενο

Το χτύπημα από κινητό είναι ενεργό από προεπιλογή για τους νέους εργαζόμενους. Απενεργοποιήστε το για προσωπικό που πρέπει να χτυπά κάρτα μόνο σε βιομετρική συσκευή.

1. Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Employee List (Λίστα εργαζομένων).
2. Κάντε κλικ στο μενού ⋯ στη γραμμή του εργαζομένου.
3. Κάντε κλικ στο Disable Mobile Punch (Απενεργοποίηση χτυπήματος από κινητό) (ή στο Enable Mobile Punch (Ενεργοποίηση χτυπήματος από κινητό) για να το ενεργοποιήσετε ξανά).

Όταν είναι απενεργοποιημένο, η εφαρμογή ενημερώνει τον εργαζόμενο "Mobile punching disabled" (Το χτύπημα από κινητό είναι απενεργοποιημένο) και του ζητά να χρησιμοποιήσει την ανατεθειμένη συσκευή του. Για να ορίσετε ή να επαναφέρετε τον κωδικό πρόσβασης ενός εργαζομένου, χρησιμοποιήστε το Update Password (Ενημέρωση κωδικού) στο ίδιο μενού.

Για διαχειριστές: δείτε από πού προήλθαν τα χτυπήματα

Κάθε χτύπημα από κινητό εμφανίζεται στο Recent Punches (Πρόσφατα χτυπήματα) και στον χάρτη του πίνακα ελέγχου σας. Για την πλήρη λίστα:

1. Κάντε κλικ στο Time & Leave (Χρόνος και άδειες) → Attendance Process (Επεξεργασία παρουσιών).
2. Κάντε κλικ στο GPS punches (Χτυπήματα GPS). Εμφανίζονται μόνο τα χτυπήματα από την εφαρμογή, το καθένα με την ένδειξη GPS.
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του ματιού σε μια γραμμή για να δείτε σε χάρτη την τοποθεσία εισόδου και εξόδου και τη φωτογραφία του χτυπήματος. Κάντε κλικ στο Map view (Προβολή χάρτη) για να δείτε όλα τα σημερινά χτυπήματα από κινητό σε έναν χάρτη.