Μισθοδοσία, εκκαθαριστικά και προκαταβολές

Το Staff Khata υπολογίζει κάθε μισθό από τις παρουσίες, τις άδειες, τις αργίες και τις σημάνσεις καθυστέρησης, οπότε δεν χρειάζεστε υπολογιστικό φύλλο. Ρυθμίστε το μία φορά και, στη συνέχεια, εκτελείτε τη μισθοδοσία κάθε μήνα με λίγα κλικ.

Ορίστε τον μισθολογικό κύκλο και τις υποχρεωτικές κρατήσεις

Αυτές οι ρυθμίσεις ισχύουν για κάθε εκτέλεση μισθοδοσίας.

1. Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Company (Εταιρεία) και, στη συνέχεια, ανοίξτε την καρτέλα Payroll & Tax (Μισθοδοσία και φόροι).
2. Στο Salary Cycle Period (Περίοδος μισθολογικού κύκλου), ορίστε τα Period Start Day (Ημέρα έναρξης περιόδου) και Period End Day (Ημέρα λήξης περιόδου). Εισαγάγετε 0 ως ημέρα λήξης για "τελευταία ημέρα του μήνα".
3. Στο Statutory Deductions & Contributions (Υποχρεωτικές κρατήσεις και εισφορές), ενεργοποιήστε ό,τι ισχύει για εσάς.
4. Κάντε κλικ στο Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών).

Αναθέστε μισθολογική δομή

Κάθε εργαζόμενος χρειάζεται μισθολογική δομή πριν εκτελεστεί η μισθοδοσία.

1. Κάντε κλικ στο Payroll (Μισθοδοσία) → Salary Management (Διαχείριση μισθών). Κάθε εργαζόμενος εμφανίζεται με τον κύκλο, τις αποδοχές, τις κρατήσεις, τον καθαρό μισθό και το ετήσιο CTC (συνολικό κόστος για την εταιρεία).
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο επεξεργασίας στη γραμμή ενός εργαζομένου ή στο Assign Salary Structure (Ανάθεση μισθολογικής δομής) για κάποιον νέο.
3. Επιλέξτε τον Payroll Cycle (Κύκλος μισθοδοσίας: Monthly Cycle (Μηνιαίος κύκλος) ή Weekly Cycle (Εβδομαδιαίος κύκλος)) και τον Salary Type (Τύπος μισθού: Fixed (Σταθερός), Variable (Μεταβλητός) ή Commission Based (Με προμήθεια)).
4. Συμπληρώστε τις Earnings (Αποδοχές): Basic Salary (Βασικός μισθός), HRA (Επίδομα στέγασης), Conveyance (Επίδομα μετακίνησης), Medical Allowance (Ιατρικό επίδομα) και Other Allowance (Λοιπά επιδόματα).
5. Συμπληρώστε τις Deductions (Κρατήσεις), όπως PF, ESI και Professional Tax (Επαγγελματικός φόρος). Το ESI μπορεί να εμφανίζεται συνδυασμένο ή χωριστά.
6. Επιλέξτε Show CTC in Payslip (Εμφάνιση CTC στο εκκαθαριστικό) αν ο εργαζόμενος πρέπει να βλέπει το ετήσιο κόστος του για την εταιρεία.
7. Κάντε κλικ στο Save Salary Structure (Αποθήκευση μισθολογικής δομής) (ή στο Update Salary Structure (Ενημέρωση μισθολογικής δομής)).

Καθώς πληκτρολογείτε, τα σύνολα στο κάτω μέρος δείχνουν Total Earnings (Σύνολο αποδοχών), Total Deductions (Σύνολο κρατήσεων), Net Take-Home (Καθαρές αποδοχές) και Annual CTC (Ετήσιο CTC).

Εκτελέστε τη μηνιαία μισθοδοσία

1. Κάντε κλικ στο Payroll (Μισθοδοσία) → Run Payroll (Εκτέλεση μισθοδοσίας).
2. Επιλέξτε τον μήνα και το έτος στο επάνω μέρος του πίνακα.
3. Κάντε κλικ στο Bulk Generate (Μαζική δημιουργία), επιλέξτε ένα Department (Τμήμα), ελέγξτε τον μήνα και το έτος και κάντε κλικ στο Generate Bulk Payroll (Δημιουργία μαζικής μισθοδοσίας). Επαναλάβετε για κάθε τμήμα.

Για να πληρώσετε μόνο ένα άτομο, κάντε κλικ στο Add Payroll (Προσθήκη μισθοδοσίας) και επιλέξτε τον εργαζόμενο.

Κάντε κλικ στο More Columns (Περισσότερες στήλες) για να δείτε τις εργάσιμες ημέρες, τις ημέρες απώλειας αποδοχών (LOP), τα εβδομαδιαία ρεπό, τις αργίες και τις άδειες μετ' αποδοχών πίσω από κάθε μισθό.

Διόρθωση και εξόφληση

• Για να αλλάξετε ένα ποσό, επεξεργαστείτε τη γραμμή μισθοδοσίας του εργαζομένου. Στο Edit Monthly Payroll (Επεξεργασία μηνιαίας μισθοδοσίας), κάντε κλικ στο Save Draft (Αποθήκευση πρόχειρου) για να παραμείνει ανοιχτή ή στο Settle & Save (Εξόφληση και αποθήκευση) μόλις πληρωθεί.
• Για να σημειώσετε πολλούς μισθούς ως πληρωμένους, επιλέξτε τις γραμμές και κάντε κλικ στο Settle Selected (Εξόφληση επιλεγμένων).
• Χρησιμοποιήστε το Export (Εξαγωγή) για να κατεβάσετε τον μήνα σε Excel ή PDF.

Προβολή και λήψη εκκαθαριστικών

Κάντε κλικ στο Payslip (Εκκαθαριστικό) στη γραμμή ενός εργαζομένου. Το εκκαθαριστικό δείχνει το λογότυπό σας, τη σύνοψη παρουσιών, τις αποδοχές, τις κρατήσεις, τυχόν αποζημιώσεις εξόδων και τις καθαρές αποδοχές ολογράφως. Δείχνει επίσης πώς εφαρμόστηκε η πολιτική ωραρίου γραφείου: σημάνσεις καθυστέρησης, πρόωρες αποχωρήσεις και τυχόν κράτηση βάσει πολιτικής.

Κάντε κλικ στο Download PDF (Λήψη PDF) για να το αποθηκεύσετε ή στο Print (Εκτύπωση). Χρησιμοποιήστε το Show Annual CTC (Εμφάνιση ετήσιου CTC) / Hide Annual CTC (Απόκρυψη ετήσιου CTC) για να επιλέξετε αν θα εμφανίζεται το CTC.

Οι εργαζόμενοι με στοιχεία σύνδεσης βλέπουν τα δικά τους εκκαθαριστικά στο My Payslips (Τα εκκαθαριστικά μου). Δείτε Αυτοεξυπηρέτηση εργαζομένων.

Προκαταβολές και αποζημιώσεις εξόδων

Καταχωρίστε μια προκαταβολή μισθού

1. Κάντε κλικ στο Payroll (Μισθοδοσία) → Add Advance (Προσθήκη προκαταβολής).
2. Επιλέξτε τον Employee (Εργαζόμενος), εισαγάγετε το Amount (Ποσό) και το Reason / Description (Αιτιολογία / Περιγραφή) και επιλέξτε Month (Μήνας) και Year (Έτος).
3. Κάντε κλικ στο Save Advance (Αποθήκευση προκαταβολής).

Καταχωρίστε μια αποζημίωση εξόδων

1. Κάντε κλικ στο Payroll (Μισθοδοσία) → Add Reimbursement (Προσθήκη αποζημίωσης εξόδων).
2. Επιλέξτε τον εργαζόμενο και εισαγάγετε το ποσό, την αιτιολογία, τον μήνα και το έτος.
3. Επισυνάψτε τον λογαριασμό στο Supporting Document / Bill (Δικαιολογητικό / Λογαριασμός) (PDF, JPG, PNG ή DOC, έως 2 MB). Ο λογαριασμός είναι υποχρεωτικός.
4. Κάντε κλικ στο Submit Claim (Υποβολή αιτήματος).

Έγκριση, εξόφληση και εκτύπωση αποδεικτικού

Ανοίξτε το Payroll → Advances & Reimbursements (Προκαταβολές και αποζημιώσεις εξόδων) για να δείτε κάθε προκαταβολή και αίτημα, μαζί με όσα στέλνουν οι εργαζόμενοι από την εφαρμογή για κινητά. Ανοίξτε μια εγγραφή για Approve (Έγκριση) ή Reject (Απόρριψη) και, στη συνέχεια, Settle Request (Εξόφληση αιτήματος) μόλις πληρωθεί. Κάντε κλικ στο Generate Slip (Δημιουργία αποδεικτικού) για ένα αποδεικτικό αποζημίωσης που μπορείτε να κατεβάσετε ως PDF.

Weekly Pay Process

Για το προσωπικό που πληρώνεται εβδομαδιαία, ορίστε τον Payroll Cycle (Κύκλος μισθοδοσίας) σε Weekly Cycle (Εβδομαδιαίος κύκλος) στη μισθολογική δομή. Μόνο αυτοί οι εργαζόμενοι εμφανίζονται εδώ.

1. Κάντε κλικ στο Payroll (Μισθοδοσία) → Weekly Pay Process (Εβδομαδιαία μισθοδοσία).
2. Επιλέξτε την εβδομάδα.
3. Κάντε κλικ στο Generate Weekly (Εβδομαδιαία δημιουργία) για έναν εργαζόμενο ή στο Bulk Department (Μαζικά ανά τμήμα) → Run Bulk Process (Εκτέλεση μαζικής διαδικασίας) για ολόκληρο τμήμα.
4. Ανοίξτε ένα Weekly Payslip (Εβδομαδιαίο εκκαθαριστικό) για να κατεβάσετε PDF, να το εκτυπώσετε με Print (Εκτύπωση) ή να το στείλετε στον εργαζόμενο με Send Email (Αποστολή email).
5. Επιλέξτε τις πληρωμένες γραμμές και κάντε κλικ στο Settle Selected (Εξόφληση επιλεγμένων).