Όλα τα χτυπήματα κάρτας, από βιομετρικές συσκευές και από την εφαρμογή για κινητά, καταλήγουν σε μία σελίδα. Από εκεί ελέγχετε την ημέρα, εγκρίνετε χτυπήματα και διορθώνετε λάθη πριν από τη μισθοδοσία.

Δείτε τη σημερινή ημέρα με μια ματιά

Ο Dashboard (Πίνακας ελέγχου) σας δείχνει ποιος είναι παρών, απών ή καθυστερημένος σήμερα. Το Recent Punches (Πρόσφατα χτυπήματα) παραθέτει κάθε είσοδο τη στιγμή που γίνεται και επισημαίνει τις καθυστερημένες αφίξεις. Ο χάρτης δείχνει από πού προήλθαν τα χτυπήματα από κινητό.

Για την πλήρη λίστα, κάντε κλικ στο Time & Leave (Χρόνος και άδειες) → Attendance Process (Επεξεργασία παρουσιών).

Φιλτράρετε τη σελίδα Attendance

Η σελίδα Attendance (Παρουσίες) ανοίγει στη σημερινή ημέρα. Οι κάρτες στο επάνω μέρος (Present (Παρόντες), Absent (Απόντες), Late (Καθυστερημένοι), On leave (Σε άδεια)) δείχνουν τα σύνολα. Κάντε κλικ σε μια κάρτα για να εμφανιστούν μόνο αυτά τα άτομα.

Πάνω από τον πίνακα υπάρχουν δύο ομάδες φίλτρων:

Φίλτρο	Τι δείχνει
All (Όλοι) / Present (Παρόντες) / Late (Καθυστερημένοι) / Absent (Απόντες)	Εργαζόμενους ανά κατάσταση παρουσίας
Pending (Σε εκκρεμότητα)	Χτυπήματα που περιμένουν την έγκρισή σας
Approved (Εγκεκριμένα)	Χτυπήματα που έχετε ήδη εγκρίνει
GPS punches (Χτυπήματα GPS)	Μόνο χτυπήματα από την εφαρμογή για κινητά, με τοποθεσία

Κάντε κλικ στο Filters (Φίλτρα) για να επιλέξετε έναν εργαζόμενο ή διαφορετική περίοδο και, στη συνέχεια, στο Apply (Εφαρμογή). Χρησιμοποιήστε το All Branches (Όλα τα υποκαταστήματα) στην επάνω γραμμή για να δείτε ένα υποκατάστημα. Χρησιμοποιήστε το Search by name or ID… (Αναζήτηση με όνομα ή ID…) για να βρείτε ένα άτομο και το Export (Εξαγωγή) για να κατεβάσετε τη λίστα.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο του ματιού σε οποιαδήποτε γραμμή για να ανοίξετε το Attendance Details (Στοιχεία παρουσίας): ώρες εισόδου και εξόδου, τη συσκευή ή την τοποθεσία που χρησιμοποιήθηκε, τη βάρδια και τις ώρες, καθώς και τη φωτογραφία για τα χτυπήματα από κινητό.

Απαιτείται πακέτο: Στα χαμηλότερα πακέτα, το φίλτρο περιόδου περιορίζεται σε μία ημέρα. Η προβολή ολόκληρου μήνα, έτους ή προσαρμοσμένου εύρους απαιτεί πακέτο με προηγμένες αναφορές.

Εγκρίνετε χτυπήματα

Κάντε κλικ στο Filters (Φίλτρα), επιλέξτε This Month (Αυτός ο μήνας) στο Quick Select (Γρήγορη επιλογή) και κάντε κλικ στο Apply (Εφαρμογή).
Κάντε κλικ στο Pending (Σε εκκρεμότητα).
Κάντε κλικ στο Review (Έλεγχος) σε μια γραμμή. Ελέγξτε τις ώρες, την τοποθεσία και τη φωτογραφία.
Κάντε κλικ στο Approve (Έγκριση) και επιβεβαιώστε. Για να απορρίψετε ένα χτύπημα, κάντε κλικ στο Reject (Απόρριψη) και δώστε μια σύντομη αιτιολογία.

Διορθώστε μια έξοδο που λείπει

Όταν κάποιος ξεχνά να χτυπήσει κάρτα εξόδου, οι ώρες του δεν μπορούν να υπολογιστούν. Προσθέστε την ώρα εσείς.

Βρείτε την ημέρα. Αναζητήστε το όνομα του εργαζομένου και ορίστε την περίοδο με το Filters (Φίλτρα) αν δεν πρόκειται για σήμερα.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο μολυβιού (Edit (Επεξεργασία)) σε εκείνη τη γραμμή. Ανοίγει το Update Manual Attendance (Ενημέρωση χειροκίνητης παρουσίας).
Ορίστε το Punch Out Time (Ώρα εξόδου). Επιλέξτε Next day (Επόμενη ημέρα) αν εργάστηκε μετά τα μεσάνυχτα.
Κάντε κλικ στο Update Attendance (Ενημέρωση παρουσίας). Οι ώρες υπολογίζονται πλέον.

Συμβουλή: Η καρτέλα Missing punches (Χτυπήματα που λείπουν) παραθέτει όσους έχουν είσοδο αλλά όχι έξοδο (ή το αντίστροφο). Κάντε κλικ στο Add missing check-out (Προσθήκη εξόδου που λείπει), εισαγάγετε την ώρα και κάντε κλικ στο Save attendance (Αποθήκευση παρουσίας).

Προσθέστε παρουσία χειροκίνητα (Manual Punch)

Χρησιμοποιήστε το όταν κάποιος δεν μπόρεσε καθόλου να χτυπήσει κάρτα, για παράδειγμα σε μια επίσκεψη σε εργοτάξιο.

Κάντε κλικ στο Add Manual Attendance (Προσθήκη χειροκίνητης παρουσίας) (ή στο Time & Leave → Manual Punch (Χειροκίνητο χτύπημα)). Αφήστε επιλεγμένο το Single Punch (Μεμονωμένο χτύπημα).
Επιλέξτε τον Employee (Εργαζόμενος), την Date (Ημερομηνία) και τη Shift (Βάρδια).
Εισαγάγετε το Punch In Time (Ώρα εισόδου) και, αν είναι γνωστό, το Punch Out Time (Ώρα εξόδου).
Επιλέξτε την Status (Κατάσταση): Present (Παρών), Absent (Απών), Half Day (Μισή ημέρα) ή Leave (Άδεια). Οι ώρες δεν χρειάζονται για Absent ή Leave.
Προσθέστε ένα Remark (Παρατήρηση) αν θέλετε και κάντε κλικ στο Submit Attendance (Υποβολή παρουσίας).

Καταχωρίστε πολλά άτομα μαζί (Bulk Manual Punch)

Κάντε κλικ στο Time & Leave (Χρόνος και άδειες) → Bulk Manual Punch (Μαζικό χειροκίνητο χτύπημα) ή μεταβείτε στο Bulk Manual Punch μέσα στη φόρμα χειροκίνητης παρουσίας.
Στο Select Employees (Επιλογή εργαζομένων), επιλέξτε κάθε άτομο ή κάντε κλικ στο Select All (Επιλογή όλων).
Ορίστε την Date (Ημερομηνία), το Punch In Time (Ώρα εισόδου) και την Status (Κατάσταση). Αφήστε τη Shift (Βάρδια) στο Auto / Profile Default (Αυτόματα / Προεπιλογή προφίλ) για να χρησιμοποιηθεί η βάρδια του καθενός.
Ελέγξτε τη σύνοψη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Record Bulk Punch (Καταγραφή μαζικού χτυπήματος).

Εγκρίνετε αιτήματα διόρθωσης

Οι εργαζόμενοι μπορούν να ζητήσουν διόρθωση των δικών τους χτυπημάτων από την εφαρμογή ή το web, με τις ώρες που πραγματικά εργάστηκαν και μια αιτιολογία.

Κάντε κλικ στο Time & Leave (Χρόνος και άδειες) → Regularization (Διορθώσεις) ή ανοίξτε την καρτέλα Regularization στη σελίδα Attendance. Η καρτέλα δείχνει έναν αριθμό όταν υπάρχουν αιτήματα σε αναμονή.
Ελέγξτε τις ζητούμενες ώρες και την αιτιολογία.
Κάντε κλικ στο Approve (Έγκριση) ή στο Reject (Απόρριψη). Για να χειριστείτε πολλά μαζί, επιλέξτε τα και χρησιμοποιήστε την ίδια ενέργεια για όλα.

Όταν εγκρίνετε, η παρουσία του εργαζομένου ενημερώνεται με τις ώρες που ζήτησε.

Χρειάζεστε ακόμη βοήθεια; Ανοίξτε ένα αίτημα από το Help & Support μέσα στην εφαρμογή ή επικοινωνήστε μαζί μας στο staffkhata.com/contact.

Διαχείριση ημερήσιων παρουσιών