Προσθήκη και διαχείριση εργαζομένων

Υπάρχουν τρεις τρόποι να προσθέσετε εργαζόμενους: έναν κάθε φορά με τη φόρμα Add Employee (Προσθήκη εργαζομένου), πολλούς μαζί από ένα αρχείο Excel ή στέλνοντας μια πρόσκληση ώστε να συμπληρώσουν οι ίδιοι τα στοιχεία τους.

Ανοίξτε τη λίστα εργαζομένων

Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Employee List (Λίστα εργαζομένων). Το Employee Directory (Κατάλογος εργαζομένων) δείχνει όλους με τον κωδικό, το τμήμα, τα στοιχεία επικοινωνίας και την κατάστασή τους. Χρησιμοποιήστε το Add Employee (Προσθήκη εργαζομένου) ή το βέλος δίπλα του (More ways to add (Περισσότεροι τρόποι προσθήκης)) για τους άλλους δύο τρόπους.

Προσθέστε έναν εργαζόμενο

Η φόρμα Add employee (Προσθήκη εργαζομένου) έχει τέσσερα βήματα. Τα πεδία με αστερίσκο είναι υποχρεωτικά· τα υπόλοιπα μπορείτε να τα συμπληρώσετε αργότερα.

Βήμα 1: Personal Info

1. Εισαγάγετε First Name (Όνομα), Last Name (Επώνυμο) και Work Email (Επαγγελματικό email).
2. Εισαγάγετε τον Contact Number (Αριθμός επικοινωνίας) με τον κωδικό χώρας. Δεν μπορεί να αλλάξει μετά την προσθήκη του εργαζομένου.
3. Ορίστε έναν αρχικό Password (Κωδικός πρόσβασης). Ο εργαζόμενος μπορεί να τον αλλάξει μετά τη σύνδεση.
4. Επιλέξτε Gender (Φύλο) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Next (Επόμενο).

Βήμα 2: Employment

1. Αφήστε κενό το Employee Code / ID (Κωδικός / ID εργαζομένου) για να δημιουργηθεί κωδικός από τη μορφή της εταιρείας σας. Δείτε Ρυθμίστε την εταιρεία σας.
2. Ελέγξτε την Joining Date (Ημερομηνία πρόσληψης) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Branch (Υποκατάστημα), Department (Τμήμα) και Designation (Θέση).
3. Επιλέξτε τον System Role (Ρόλος συστήματος). Το περισσότερο προσωπικό είναι Employee (Εργαζόμενος)· βλέπουν μόνο τα δικά τους δεδομένα.
4. Το Office Time Policy (Πολιτική ωραρίου γραφείου) χρησιμοποιεί την προεπιλεγμένη πολιτική σας, εκτός αν επιλέξετε άλλη.
5. Τα Reporting Manager (Άμεσος προϊστάμενος), EPF number (Αριθμός EPF) και ESI number (Αριθμός ESI) είναι προαιρετικά. Κάντε κλικ στο Next (Επόμενο).

Βήμα 3: Bank & education

Τα τραπεζικά στοιχεία χρησιμοποιούνται για την καταβολή του μισθού. Και οι δύο ενότητες είναι προαιρετικές. Κάντε κλικ στο Next (Επόμενο).

Βήμα 4: Attendance & devices

Κάντε κλικ στο Add employee (Προσθήκη εργαζομένου). Ο νέος εργαζόμενος εμφανίζεται στη λίστα με τον δικό του κωδικό.

Εισαγωγή εργαζομένων από Excel

1. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Add Employee (Προσθήκη εργαζομένου) και επιλέξτε Import from Excel (Εισαγωγή από Excel).
2. Στο Get the template (Λήψη προτύπου), κάντε κλικ στο Excel template (Πρότυπο Excel) (ή στο CSV template (Πρότυπο CSV)). Περιέχει όλες τις στήλες και τρεις γραμμές-παραδείγματα.
3. Αντικαταστήστε τα παραδείγματα με τους εργαζόμενούς σας, έναν ανά γραμμή. Κρατήστε τη γραμμή κεφαλίδων.
4. Στο Upload your file (Μεταφόρτωση αρχείου), σύρετε το αρχείο ή κάντε κλικ στο browse (Αναζήτηση). Excel ή CSV, έως 2 MB.
5. Κάντε κλικ στο Import employees (Εισαγωγή εργαζομένων).

Οι γραμμές χωρίς κωδικό εργαζομένου παίρνουν έναν από τη μορφή κωδικού σας. Αν κάποιες γραμμές αποτύχουν, το Staff Khata τις εμφανίζει στο Rows that need fixing (Γραμμές που χρειάζονται διόρθωση). Διορθώστε τες στο αρχείο που κατεβάσατε και εισαγάγετε ξανά αυτό το αρχείο.

Προσκαλέστε εργαζόμενους να συμπληρώσουν τα στοιχεία τους

Ο εργαζόμενος προσθέτει ο ίδιος την ημερομηνία γέννησης, τη διεύθυνση, την επαφή έκτακτης ανάγκης και τα τραπεζικά του στοιχεία.

1. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Add Employee (Προσθήκη εργαζομένου) και επιλέξτε Invite Employee (Πρόσκληση εργαζομένου).
2. Συμπληρώστε First Name (Όνομα), Last Name (Επώνυμο), Email και Phone Number (Αριθμός τηλεφώνου).
3. Επιλέξτε Department (Τμήμα), Designation (Θέση), Role (Ρόλος), Branch (Υποκατάστημα) και Joining Date (Ημερομηνία πρόσληψης). Το Reporting Manager (Άμεσος προϊστάμενος) είναι προαιρετικό.
4. Κάντε κλικ στο Send Invite (Αποστολή πρόσκλησης).

Ο εργαζόμενος λαμβάνει έναν σύνδεσμο μέσω email και στο WhatsApp. Τον ανοίγει, επαληθεύει την ταυτότητά του με τον κωδικό μίας χρήσης, συμπληρώνει τα στοιχεία του, ορίζει κωδικό πρόσβασης και κάνει κλικ στο Complete onboarding (Ολοκλήρωση ένταξης). Ο σύνδεσμος ισχύει για 7 ημέρες.

Διαχείριση εργαζομένου

Ανοίξτε το μενού της γραμμής (⋯) σε οποιονδήποτε εργαζόμενο για να:

• Edit Employee (Επεξεργασία εργαζομένου): αλλάξετε τα στοιχεία του.
• Assign / View Salary (Ανάθεση / Προβολή μισθού): ορίσετε τη μισθολογική του δομή. Δείτε Μισθοδοσία και μισθοί.
• Biometric enrollment (Βιομετρική εγγραφή): καταχωρίσετε το δακτυλικό του αποτύπωμα ή την κάρτα του σε βιομετρική συσκευή Realtime. Δείτε Βιομετρικές συσκευές.
• Update Password (Ενημέρωση κωδικού): ορίσετε νέο κωδικό πρόσβασης για αυτόν.
• Disable Mobile Punch (Απενεργοποίηση χτυπήματος από κινητό) / Enable Mobile Punch (Ενεργοποίηση χτυπήματος από κινητό): ελέγξετε αν μπορεί να χτυπά κάρτα από την εφαρμογή Staff Khata για κινητά με selfie και την τοποθεσία του. Το χτύπημα από κινητό είναι ενεργό για τους νέους εργαζόμενους· απενεργοποιήστε το για προσωπικό που πρέπει να χτυπά κάρτα μόνο σε βιομετρική συσκευή.

Χρησιμοποιήστε τον διακόπτη Status (Κατάσταση) στη λίστα για να κάνετε έναν εργαζόμενο ανενεργό. Οι ανενεργοί εργαζόμενοι δεν μπορούν να συνδεθούν και δεν εμφανίζονται στις παρουσίες.

Στη συνέχεια, ρυθμίστε βάρδιες, πρόγραμμα και υπερωρίες.