Τύποι αδειών, αιτήματα αδειών και αργίες

Ρυθμίστε μία φορά τα είδη αδειών που μπορεί να πάρει το προσωπικό σας και τη λίστα αργιών σας. Μετά από αυτό, τα αιτήματα αδειών, τα υπόλοιπα και οι αργίες περνούν αυτόματα στις παρουσίες και στη μισθοδοσία.

Ορίστε τύπους αδειών

Οι άδειες Casual (Κανονική), Sick (Ασθενείας), Earned (Αναλογούσα) και Maternity (Μητρότητας) έχουν ήδη ρυθμιστεί για εσάς. Επεξεργαστείτε τες ή προσθέστε δικές σας.

1. Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Define Leave (Ορισμός αδειών). Η λίστα Leave types (Τύποι αδειών) δείχνει για κάθε τύπο τον κωδικό, τις ημέρες ανά έτος, τι γίνεται με τις αχρησιμοποίητες ημέρες και αν απαιτεί έγκριση.
2. Κάντε κλικ στο Add Leave Type (Προσθήκη τύπου άδειας).
3. Συμπληρώστε τη φόρμα:

4. Κάντε κλικ στο Add Leave Type (Προσθήκη τύπου άδειας).

Για να αλλάξετε ή να αφαιρέσετε έναν τύπο, χρησιμοποιήστε το Edit (Επεξεργασία) ή το Delete (Διαγραφή) στη γραμμή του.

Ελέγξτε τα υπόλοιπα αδειών (Leave Opening Entry)

1. Κάντε κλικ στο Time & Leave (Χρόνος και άδειες) → Leave Opening Entry (Αρχικά υπόλοιπα αδειών).
2. Για κάθε εργαζόμενο και τύπο άδειας βλέπετε τις ημέρες Allowed (Δικαιούμενες), Used (Χρησιμοποιημένες) και Left (Υπόλοιπες), καθώς και το Total left (Συνολικό υπόλοιπο).
3. Αλλάξτε το οικονομικό έτος επάνω αριστερά ή φιλτράρετε ανά τύπο άδειας, υποκατάστημα, τμήμα ή εργαζόμενο. Κάντε κλικ στο Export (Εξαγωγή) για να κατεβάσετε τον πίνακα.

Πώς υποβάλλουν αίτηση άδειας οι εργαζόμενοι

Οι εργαζόμενοι συνδέονται με το δικό τους email και κωδικό πρόσβασης, στο web στη διεύθυνση https://attendance.staffkhata.com ή στην εφαρμογή Staff Khata (καρτέλα Leave (Άδειες)). Ανοίγουν το Apply Leave (Αίτηση άδειας), βλέπουν το υπόλοιπό τους για κάθε τύπο άδειας, επιλέγουν τον τύπο και τις ημερομηνίες, προσθέτουν μια αιτιολογία και το στέλνουν. Το αίτημα περιμένει στη συνέχεια έγκριση.

Υποβάλετε άδεια για λογαριασμό ενός εργαζομένου

Χρήσιμο όταν κάποιος τηλεφωνεί ότι είναι άρρωστος ή δεν χρησιμοποιεί την εφαρμογή.

1. Κάντε κλικ στο Time & Leave (Χρόνος και άδειες) → Leave Application (Αιτήσεις αδειών).
2. Κάντε κλικ στο Apply leave (Υποβολή άδειας).
3. Επιλέξτε τον Employee (Εργαζόμενος) και, στη συνέχεια, τον Leave type (Τύπος άδειας). Οι υπόλοιπες ημέρες εμφανίζονται δίπλα σε κάθε τύπο.
4. Επιλέξτε One day (Μία ημέρα), Half a day (Μισή ημέρα) ή Several days (Πολλές ημέρες) και επιλέξτε την ημερομηνία ή τις ημερομηνίες.
5. Προσθέστε μια Reason (Αιτιολογία). Στο Also notify (Ενημέρωση επίσης), μπορείτε να επιλέξετε άτομα που θα ενημερωθούν.
6. Κάντε κλικ στο Apply leave (Υποβολή άδειας).

Εγκρίνετε ή απορρίψτε άδειες

1. Κάντε κλικ στο Time & Leave (Χρόνος και άδειες) → Leave Application (Αιτήσεις αδειών). Το Leave requests (Αιτήματα αδειών) ανοίγει στο Pending (Σε εκκρεμότητα).
2. Κάντε κλικ στο Review (Έλεγχος) σε ένα αίτημα. Ελέγξτε τον τύπο άδειας, τις ημερομηνίες, τις ημέρες και την αιτιολογία.
3. Κάντε κλικ στο Approve (Έγκριση) ή στο Reject (Απόρριψη) και επιβεβαιώστε.

Οι καρτέλες Approved (Εγκεκριμένα), Rejected (Απορριφθέντα) και All (Όλα) κρατούν το ιστορικό. Μπορείτε ακόμη να αλλάξετε μια απόφαση αργότερα από τα στοιχεία ενός αιτήματος.

Προσθέστε τις αργίες σας

Οι αργίες εμφανίζονται στα ημερολόγια και χρησιμοποιούνται στις αναφορές παρουσιών. Ο γρηγορότερος τρόπος να ξεκινήσετε είναι να εισαγάγετε τη λίστα σας.

Εισαγωγή από υπολογιστικό φύλλο

1. Κάντε κλικ στο Organization (Οργανισμός) → Define Holiday (Ορισμός αργιών).
2. Κάντε κλικ στο Import (Εισαγωγή).
3. Στο Need A Template (Χρειάζεστε πρότυπο), κάντε κλικ στο CSV ή στο Excel για να κατεβάσετε ένα δείγμα. Έχει τρεις στήλες: Holiday Name (Όνομα αργίας), Type (Τύπος: Full Day ή Half Day) και Date (Ημερομηνία: DD-MM-YYYY).
4. Συμπληρώστε το και, στη συνέχεια, σύρετε το αρχείο στο πλαίσιο ή κάντε κλικ για αναζήτηση. Υποστηρίζονται αρχεία CSV, XLS και XLSX έως 2 MB.
5. Κάντε κλικ στο Import (Εισαγωγή). Όλες οι αργίες σας προστίθενται μαζί.

Προσθέστε μία αργία

1. Στο Define Holiday (Ορισμός αργιών), κάντε κλικ στο Add Holiday (Προσθήκη αργίας).
2. Εισαγάγετε το Name (Όνομα), επιλέξτε την Date (Ημερομηνία) και επιλέξτε Full day (Πλήρης ημέρα) ή Half day (Μισή ημέρα). Η Description (Περιγραφή) είναι προαιρετική.
3. Κάντε κλικ στο Add Holiday (Προσθήκη αργίας).

Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες Upcoming (Επερχόμενες), Past (Παρελθούσες) και All (Όλες) για να περιηγηθείτε στη λίστα και το Edit (Επεξεργασία) ή το Delete (Διαγραφή) σε μια γραμμή για να την αλλάξετε.