Antes de empezar

Este capítulo explica qué es Staff Khata, qué necesita antes de registrarse y quién ve qué. Léalo una vez y luego siga los capítulos en orden para configurar su empresa.

Qué hace Staff Khata

Staff Khata reúne la asistencia, los permisos, la nómina y los recursos humanos de todo su equipo en un solo lugar. Los empleados marcan su entrada desde el teléfono con una selfie y su ubicación, o en una máquina biométrica Realtime en la puerta. Luego Staff Khata aplica las reglas de su oficina, como el tiempo de tolerancia, los medios días y las marcas de retraso, para que usted vea en tiempo real quién está presente, quién llegó tarde y quién está ausente. A partir de esa asistencia calcula los saldos de permisos, los salarios y los recibos de pago, y más de treinta reportes, incluidos los registros oficiales. También puede recibir un resumen diario por WhatsApp sin abrir la aplicación.

Qué necesita

• Una computadora con un navegador web actualizado. Use la versión más reciente de Chrome, Edge o Safari. La aplicación web está en https://attendance.staffkhata.com. Aquí configura su empresa y procesa la nómina y los reportes.
• Una conexión a internet en la computadora y en cualquier teléfono o máquina que envíe marcaciones.
• La aplicación móvil de Staff Khata en Android o iOS, para los empleados que marcan desde su teléfono. Necesitan la ubicación activada y una cámara que funcione para la selfie.
• Dispositivos biométricos Realtime, si quiere que el personal marque en una máquina de huella digital o de tarjeta. Staff Khata funciona solo con dispositivos biométricos Realtime.
• Un correo electrónico de trabajo y un número de celular que puedan recibir códigos. Usará ambos para verificar su cuenta al registrarse.

Los cuatro roles

Cada persona en Staff Khata tiene un rol. El rol decide qué pantallas ve después de iniciar sesión.

Usted elige el rol cuando agrega a alguien en Add Employee (Agregar empleado). También existe el rol Branch Admin (Administrador de sucursal). Un Branch Admin trabaja en las pantallas de administración, pero no puede gestionar sucursales y solo puede agregar personas con el rol Employee.

Planes, la prueba y los complementos

Cada empresa nueva empieza con una prueba de 15 días con todas las funciones desbloqueadas. Cuando termina la prueba, su cuenta pasa automáticamente al plan básico. Puede mejorar su plan en cualquier momento.

• Los planes se diferencian en cuántos usuarios y dispositivos biométricos puede tener y en qué funciones incluyen. Permisos, feriados, horas extra, nómina, acceso de empleados, reportes avanzados y turnos múltiples pueden estar bloqueados en los planes inferiores.
• Los complementos son módulos adicionales que se compran además de un plan: Pro HRMS (aprobaciones de gerentes, muro de la empresa, organigrama, activos y más) y Journey Tracker (seguimiento en vivo del personal de campo). Sus menús aparecen solo cuando el complemento está activo.

Una función bloqueada muestra un ícono de candado en el menú. Consulte Billing & Plan (Facturación y plan) para ver los precios actuales y lo que incluye cada plan.

Cómo está organizado este manual

Los capítulos siguen el orden en que se configura todo. Empiece por el principio y avance hacia abajo.

1. Registro e inicio de sesión
2. Configuración de la empresa
3. Reglas de asistencia
4. Empleados
5. Turnos y horas extra
6. Marcación móvil
7. Dispositivos biométricos
8. Asistencia diaria
9. Permisos y feriados
10. Nómina
11. Reportes
12. WhatsApp e integraciones
13. Autoservicio del empleado
14. Journey Tracker
15. Pro HRMS
16. Planes, facturación y soporte
17. Preguntas frecuentes y solución de problemas