Nómina, recibos de pago y anticipos

Staff Khata calcula cada salario a partir de la asistencia, los permisos, los feriados y las marcas de retraso, así que no necesita una hoja de cálculo. Configúrelo una vez y luego procese la nómina cada mes con unos pocos clics.

Defina el ciclo salarial y las deducciones legales

Estos ajustes se aplican a cada proceso de nómina.

1. Haga clic en Organization (Organización) → Company (Empresa) y abra la pestaña Payroll & Tax (Nómina e impuestos).
2. En Salary Cycle Period (Período del ciclo salarial), defina Period Start Day (Día de inicio del período) y Period End Day (Día de fin del período). Ingrese 0 como día de fin para indicar "último día del mes".
3. En Statutory Deductions & Contributions (Deducciones y aportes legales), active lo que corresponda a su caso.
4. Haga clic en Save Changes (Guardar cambios).

Asigne una estructura salarial

Cada empleado necesita una estructura salarial antes de poder procesar la nómina.

1. Haga clic en Payroll (Nómina) → Salary Management (Gestión de salarios). Se listan todos los empleados con su ciclo, ingresos, deducciones, salario neto y CTC anual (costo anual para la empresa).
2. Haga clic en el ícono de edición en la fila de un empleado, o en Assign Salary Structure (Asignar estructura salarial) para alguien nuevo.
3. Elija el Payroll Cycle (Ciclo de nómina) (Monthly Cycle (Ciclo mensual) o Weekly Cycle (Ciclo semanal)) y el Salary Type (Tipo de salario) (Fixed (Fijo), Variable o Commission Based (Por comisión)).
4. Complete los Earnings (Ingresos): Basic Salary (salario básico), HRA (subsidio de vivienda), Conveyance (transporte), Medical Allowance (subsidio médico) y Other Allowance (otros subsidios).
5. Complete las Deductions (Deducciones), como PF, ESI y Professional Tax (impuesto profesional). ESI puede mostrarse combinado o por separado.
6. Marque Show CTC in Payslip (Mostrar CTC en el recibo) si el empleado debe ver su costo anual para la empresa.
7. Haga clic en Save Salary Structure (Guardar estructura salarial) (o Update Salary Structure (Actualizar estructura salarial)).

Mientras escribe, los totales de abajo muestran Total Earnings (Total de ingresos), Total Deductions (Total de deducciones), Net Take-Home (Salario neto a recibir) y Annual CTC (CTC anual).

Procese la nómina mensual

1. Haga clic en Payroll (Nómina) → Run Payroll (Procesar nómina).
2. Elija el mes y el año en la parte superior de la tabla.
3. Haga clic en Bulk Generate (Generar en lote), elija un Department (Departamento), revise el mes y el año, y haga clic en Generate Bulk Payroll (Generar nómina en lote). Repita para cada departamento.

Para pagar a una sola persona, haga clic en Add Payroll (Agregar nómina) y elija al empleado.

Haga clic en More Columns (Más columnas) para ver los días trabajados, los días de pérdida de pago (LOP), los descansos semanales, los feriados y los permisos pagados detrás de cada salario.

Corrija y liquide

• Para cambiar una cifra, edite la fila de nómina del empleado. En Edit Monthly Payroll (Editar nómina mensual), haga clic en Save Draft (Guardar borrador) para dejarla abierta, o en Settle & Save (Liquidar y guardar) una vez pagada.
• Para marcar muchos salarios como pagados, marque las filas y haga clic en Settle Selected (Liquidar seleccionados).
• Use Export (Exportar) para descargar el mes en Excel o PDF.

Vea y descargue los recibos de pago

Haga clic en Payslip (Recibo de pago) en la fila de un empleado. El recibo muestra su logo, el resumen de asistencia, los ingresos, las deducciones, los reembolsos si los hay y el pago neto en letras. También muestra cómo se aplicó la política de horario de oficina: marcas de retraso, salidas anticipadas y cualquier deducción por la política.

Haga clic en Download PDF (Descargar PDF) para guardarlo, o en Print (Imprimir). Use Show Annual CTC (Mostrar CTC anual) / Hide Annual CTC (Ocultar CTC anual) para elegir si aparece el CTC.

Los empleados con acceso ven sus propios recibos en My Payslips (Mis recibos de pago). Consulte Autoservicio del empleado.

Anticipos y reembolsos

Registre un anticipo de salario

1. Haga clic en Payroll (Nómina) → Add Advance (Agregar anticipo).
2. Elija el Employee (Empleado), ingrese el Amount (Monto) y el Reason / Description (Motivo / Descripción), y elija el Month (Mes) y el Year (Año).
3. Haga clic en Save Advance (Guardar anticipo).

Registre un reembolso

1. Haga clic en Payroll (Nómina) → Add Reimbursement (Agregar reembolso).
2. Elija al empleado e ingrese el monto, el motivo, el mes y el año.
3. Adjunte la factura en Supporting Document / Bill (Documento de respaldo / Factura) (PDF, JPG, PNG o DOC, hasta 2 MB). La factura es obligatoria.
4. Haga clic en Submit Claim (Enviar solicitud).

Apruebe, liquide e imprima un comprobante

Abra Payroll (Nómina) → Advances & Reimbursements (Anticipos y reembolsos) para ver todos los anticipos y solicitudes, incluidos los que envían los empleados desde la aplicación móvil. Abra un registro para aprobarlo con Approve (Aprobar) o rechazarlo con Reject (Rechazar), y luego use Settle Request (Liquidar solicitud) una vez pagado. Haga clic en Generate Slip (Generar comprobante) para obtener un comprobante de reembolso que puede descargar en PDF.

Weekly Pay Process (Proceso de pago semanal)

Para el personal con pago semanal, defina su Payroll Cycle (Ciclo de nómina) como Weekly Cycle (Ciclo semanal) en la estructura salarial. Solo esos empleados aparecen aquí.

1. Haga clic en Payroll (Nómina) → Weekly Pay Process (Proceso de pago semanal).
2. Elija la semana.
3. Haga clic en Generate Weekly (Generar semanal) para un empleado, o en Bulk Department (Departamento en lote) → Run Bulk Process (Ejecutar proceso en lote) para un departamento completo.
4. Abra un Weekly Payslip (Recibo de pago semanal) para descargar un PDF, imprimirlo con Print (Imprimir) o enviarlo al empleado con Send Email (Enviar correo).
5. Marque las filas pagadas y haga clic en Settle Selected (Liquidar seleccionados).