Hay tres formas de agregar empleados: uno a la vez con el formulario Add Employee (Agregar empleado), muchos a la vez desde un archivo de Excel, o enviando una invitación para que completen sus propios datos.

Abra la lista de empleados

Haga clic en Organization (Organización) → Employee List (Lista de empleados). El Employee Directory (Directorio de empleados) muestra a todos con su código, departamento, datos de contacto y estado. Use Add Employee (Agregar empleado), o la flecha a su lado (More ways to add (Más formas de agregar)), para las otras dos formas.

Agregue un empleado

El formulario Add employee (Agregar empleado) tiene cuatro pasos. Los campos marcados con una estrella son obligatorios; puede completar el resto más tarde.

Paso 1: Personal Info (Datos personales)

Ingrese First Name (Nombre), Last Name (Apellido) y Work Email (Correo de trabajo).
Ingrese el Contact Number (Número de contacto) con el código de país. No se puede cambiar después de agregar al empleado.
Defina una primera Password (Contraseña). El empleado puede cambiarla después de iniciar sesión.
Elija el Gender (Género) y haga clic en Next (Siguiente).

Paso 2: Employment (Empleo)

Deje Employee Code / ID (Código / ID de empleado) vacío para crear un código según el formato de su empresa. Consulte Configure su empresa.
Revise la Joining Date (Fecha de ingreso) y luego elija Branch (Sucursal), Department (Departamento) y Designation (Cargo).
Elija el System Role (Rol en el sistema). La mayoría del personal es Employee (Empleado); solo ven sus propios datos.
Office Time Policy (Política de horario de oficina) usa su política predeterminada, a menos que elija otra.
Reporting Manager (Jefe directo), EPF number (Número EPF) y ESI number (Número ESI) son opcionales. Haga clic en Next (Siguiente).

Paso 3: Bank & education (Banco y estudios)

Los datos bancarios se usan para pagar los salarios. Ambas secciones son opcionales. Haga clic en Next (Siguiente).

Paso 4: Attendance & devices (Asistencia y dispositivos)

Ajuste	Qué hace
Disable Attendance Tracking (Desactivar control de asistencia)	Deja a este empleado fuera de la asistencia y los reportes.
Enforce geo-fencing (Exigir geocerca)	Las marcaciones solo cuentan dentro de la geocerca de su sucursal.
Require Attendance Approval (Requerir aprobación de asistencia)	Un gerente aprueba la asistencia antes de que llegue a la nómina.
Devices (Dispositivos)	Los dispositivos biométricos en los que este empleado puede marcar.

Haga clic en Add employee (Agregar empleado). El nuevo empleado aparece en la lista con su propio código.

Importe empleados desde Excel

Haga clic en la flecha junto a Add Employee (Agregar empleado) y elija Import from Excel (Importar desde Excel).
En Get the template (Obtener la plantilla), haga clic en Excel template (Plantilla de Excel) (o CSV template (Plantilla CSV)). Tiene todas las columnas y tres filas de ejemplo.
Reemplace los ejemplos con sus empleados, uno por fila. Conserve la fila de encabezado.
En Upload your file (Suba su archivo), arrastre el archivo o haga clic en browse (examinar). Excel o CSV, hasta 2 MB.
Haga clic en Import employees (Importar empleados).

Las filas sin código de empleado reciben uno según su formato de código. Si algunas filas fallan, Staff Khata las muestra en Rows that need fixing (Filas que deben corregirse). Corríjalas en el archivo descargado e importe ese archivo otra vez.

Consejo: La plantilla no tiene columna de contraseña. Agregue una columna llamada password para definir la primera contraseña de cada empleado. Sin ella, se asigna una contraseña predeterminada estándar, así que pida al personal que la cambie después de iniciar sesión.

Invite a los empleados a completar sus propios datos

El empleado agrega su propia fecha de nacimiento, dirección, contacto de emergencia y datos bancarios.

Haga clic en la flecha junto a Add Employee (Agregar empleado) y elija Invite Employee (Invitar empleado).
Complete First Name (Nombre), Last Name (Apellido), Email (Correo) y Phone Number (Número de teléfono).
Elija Department (Departamento), Designation (Cargo), Role (Rol), Branch (Sucursal) y Joining Date (Fecha de ingreso). Reporting Manager (Jefe directo) es opcional.
Haga clic en Send Invite (Enviar invitación).

El empleado recibe un enlace por correo y por WhatsApp. Lo abre, se verifica con el código de un solo uso, completa sus datos, define una contraseña y hace clic en Complete onboarding (Completar incorporación). El enlace funciona durante 7 días.

Gestione un empleado

Abra el menú de la fila (⋯) de cualquier empleado para:

Edit Employee (Editar empleado): cambiar sus datos.
Assign / View Salary (Asignar / Ver salario): definir su estructura salarial. Consulte Nómina y salarios.
Biometric enrollment (Registro biométrico): registrar su huella o tarjeta en un dispositivo biométrico Realtime. Consulte Dispositivos biométricos.
Update Password (Actualizar contraseña): definir una nueva contraseña para el empleado.
Disable Mobile Punch (Desactivar marcación móvil) / Enable Mobile Punch (Activar marcación móvil): controlar si puede marcar desde la aplicación móvil de Staff Khata con una selfie y su ubicación. La marcación móvil está activada para los empleados nuevos; desactívela para el personal que solo debe marcar en un dispositivo biométrico.

Use el interruptor Status (Estado) de la lista para desactivar a un empleado. Los empleados inactivos no pueden iniciar sesión y se ocultan de la asistencia.

Plan necesario: El acceso de los empleados a la web y a la aplicación móvil, incluidas la marcación móvil y la autoincorporación, puede requerir un plan superior. Cada empresa nueva recibe una prueba de 15 días con todo desbloqueado. Consulte Billing & Plan (Facturación y plan) para ver los planes actuales.

A continuación, configure los turnos, el rol de turnos y las horas extra.

¿Aún tiene dudas? Cree un ticket desde Help & Support (Ayuda y soporte) dentro de la aplicación, o contáctenos en staffkhata.com/contact.

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