Antes de agregar personal, cuéntele a Staff Khata sobre su empresa. Su perfil, el formato del código de empleado, las sucursales y los departamentos se usan en cada reporte, recibo de pago y marcación.

Complete el perfil de su empresa

Su logo, nombre y número fiscal se imprimen en los reportes y recibos de pago, así que configúrelos primero.

Haga clic en Organization (Organización) → Company (Empresa). La página Company Settings (Configuración de la empresa) se abre en la pestaña Company Profile (Perfil de la empresa).
Arriba, Organization Info (Información de la organización) muestra su Corporate ID (ID corporativo) y su Workspace URL (URL del espacio de trabajo). No puede cambiarlos.
En Company Logo (Logo de la empresa), haga clic en Upload Logo (Subir logo) y elija un archivo PNG, JPG o GIF cuadrado de menos de 2 MB (200 × 200 px funciona bien).
Revise el Company Name (Nombre de la empresa) e ingrese su Official Tax / Registration No. (Número fiscal o de registro oficial), como su número GST.
Agregue el Company Website (Sitio web de la empresa). Empiécelo con https://.
Baje hasta Company Address (Dirección de la empresa). Escriba la calle, la ciudad, el estado y el código postal en sus propios campos, para que se impriman correctamente en los documentos.
Haga clic en Save Changes (Guardar cambios).

Nota: El Corporate Email (Correo corporativo) es su correo de inicio de sesión como administrador y no se puede cambiar aquí.

Elija el formato del código de empleado

Staff Khata asigna automáticamente un código a cada empleado nuevo. Elija un formato corto y fácil de leer.

En Company Settings (Configuración de la empresa), abra la pestaña Employee codes (Códigos de empleado).
Configure los campos de abajo. El recuadro Live Generated Code Preview (Vista previa del código en vivo) se actualiza mientras escribe.
Haga clic en Save Changes (Guardar cambios).

Ajuste	Qué hace
Prefix (Prefijo)	Letras al inicio, como `ST` o `EMP`.
Separator / Delimiter (Separador)	Guion, barra, guion bajo, punto o ninguno.
Include Year (Incluir año)	Agrega el año (`2026` o `26`), o None (Ninguno).
Number of Digits (Cantidad de dígitos)	Cuántos dígitos tiene el número, de 2 a 6.
Starting / Next Number (Número inicial / siguiente)	El número que recibirá el próximo empleado nuevo.

Consejo: Los códigos solo se generan para empleados nuevos. Los códigos existentes no cambian.

Revise la localización

Abra la pestaña Localization (Localización). Currency Standard (Moneda), Timezone (Zona horaria), Date Display Format (Formato de fecha) e Interface Language (Idioma de la interfaz) se configuran para India al registrarse. Cámbielos solo si su negocio funciona de otra manera y luego haga clic en Save Changes (Guardar cambios).

Pestaña Payroll & Tax

La pestaña Payroll & Tax (Nómina e impuestos) contiene su ciclo salarial (día de inicio y de fin), los ajustes de PF, ESI y gratificación, y su año fiscal. Se explican en Nómina y salarios.

Agregue sus sucursales

Las sucursales son las ubicaciones de sus oficinas o fábricas. Cada sucursal puede tener su propia geocerca, para que el personal solo pueda marcar cerca del lugar donde trabaja.

Haga clic en Organization (Organización) → Branch (Sucursal). Su espacio de trabajo ya tiene una Main Branch (Sucursal principal).
Abra el menú de la fila (⋯) y haga clic en Edit (Editar).
Ingrese un Branch name (Nombre de la sucursal) claro, un Code (Código) corto (por ejemplo NOI-HQ) y la Address (Dirección).
Active Primary branch (Sucursal principal) si el personal nuevo debe agregarse aquí de forma predeterminada.
Active Geo-fencing (Geocerca). Luego defina la ubicación: haga clic en Locate me (Ubicarme), escriba la Latitude (Latitud) y la Longitude (Longitud), o haga clic en el mapa para colocar un marcador.
Ingrese el Radius (m) (Radio en metros): qué tan lejos del marcador puede estar el personal y aun así marcar.
Haga clic en Save Changes (Guardar cambios).

Para agregar otra ubicación, haga clic en Add branch (Agregar sucursal), complete los mismos campos y haga clic en Add branch.

Consejo: Use un radio de al menos 50 metros. El GPS del teléfono es menos preciso en interiores, y un radio muy pequeño puede impedir que el personal marque desde su propio escritorio.

Todas las sucursales aparecen en la lista con el radio de su geocerca. Use el selector de sucursal de la barra superior (All Branches (Todas las sucursales)) para ver una sucursal a la vez o todas juntas.

La geocerca también debe activarse para la empresa. Consulte Reglas de asistencia y política de horario de oficina.

Agregue departamentos y cargos

Los departamentos son sus equipos. Los cargos son los puestos de trabajo dentro de cada equipo y aparecen en los recibos de pago y en los perfiles.

Haga clic en Organization (Organización) → Department (Departamento). Se crean dos departamentos para usted.
Para agregar puestos a uno, abra el menú de su fila (⋯) y haga clic en Edit (Editar). En Designations (Cargos), escriba un puesto, haga clic en Add designation (Agregar cargo) para el siguiente y luego haga clic en Save Changes (Guardar cambios).
Para crear un equipo nuevo, haga clic en Add department (Agregar departamento), ingrese el Department name (Nombre del departamento), agregue sus cargos y guarde.
Cambie la tabla de Departments (Departamentos) a Designations (Cargos) para ver todos los puestos de su empresa y a qué departamento pertenece cada uno.

A continuación, configure sus reglas de asistencia y política de horario de oficina.

¿Aún tiene dudas? Cree un ticket desde Help & Support (Ayuda y soporte) dentro de la aplicación, o contáctenos en staffkhata.com/contact.

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