Les règles de présence déterminent comment Staff Khata traite chaque pointage : ce qui compte comme heures supplémentaires, ce que coûte une absence et où le personnel peut pointer. La politique horaire du bureau détermine quand une personne est en retard, en demi-journée ou absente.

Définir vos règles de présence

Cliquez sur Organization (Organisation) → Company (Entreprise), puis ouvrez l'onglet Attendance Rules (Règles de présence).
Activez les règles souhaitées (voir le tableau ci-dessous).
Dans Absent Day Deduction Penalty (Pénalité pour jour d'absence), indiquez combien de jours de salaire sont retenus pour chaque absence injustifiée. 1 est le choix habituel.
Cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).

Paramètre	Ce qu'il fait
Enable Auto Punch-Out (Activer le dépointage automatique)	Dépointe les employés à 11:59 PM s'ils oublient de dépointer.
Enable Overtime Tracking (Activer le suivi des heures supplémentaires)	Enregistre les heures travaillées au-delà de l'horaire, pour que la paie puisse les rémunérer. Définissez le mode de paiement des heures supplémentaires dans Horaires, planning et heures supplémentaires.
Enable Live Attendance Notifications (Activer les notifications de présence en direct)	Affiche chaque pointage d'arrivée et de départ sous forme de fenêtre contextuelle avec un son sur les tableaux de bord Admin et HR.
Start Journey on Punch-In (Démarrer le trajet au pointage)	Uniquement pour le module Journey Tracker. Voir Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty (Pénalité pour jour d'absence)	Jours de salaire retenus par absence injustifiée, de 0 à 30.

Activer le géorepérage

Le géorepérage empêche le personnel de pointer sur l'application mobile s'il n'est pas sur son lieu de travail.

Dans le même onglet, faites défiler jusqu'à Geo-Fencing Parameters (Paramètres de géorepérage).
Activez Enable Geo-Fencing (Activer le géorepérage).
Choisissez comment il s'applique :
- Branch-wise Rule (Règle par agence) : chaque agence utilise son propre emplacement et son propre rayon. Choisissez les agences dans Apply to Branches (Appliquer aux agences). C'est le meilleur choix si vous avez plusieurs sites.
- Apply All Employees (Appliquer à tous les employés) : un seul emplacement pour tout le monde. Saisissez le Geo Fence Radius (Metres) (rayon du géorepérage en mètres) et cliquez sur Set Map Location Coordinates (Définir les coordonnées sur la carte) pour choisir l'endroit.
Cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).

Remarque : Pour Branch-wise Rule, définissez d'abord le repère et le rayon de chaque agence dans Organization → Branch. Voir Configurer votre entreprise.

Vous pouvez aussi désactiver le géorepérage pour un seul employé dans son profil, à l'étape Attendance & devices (Présence et appareils).

Choisir vos résumés WhatsApp

L'onglet Notifications vous permet d'activer sur WhatsApp un Daily Attendance Summary (résumé quotidien de présence), un Monthly Attendance Summary (résumé mensuel de présence) et des Device Health Alerts (alertes d'état des appareils). Voir WhatsApp et intégrations.

Créer une politique horaire du bureau

La politique horaire du bureau définit vos délais de tolérance et le moment où une journée courte devient une demi-journée ou une absence. Votre première politique devient la politique par défaut pour tout le monde.

Cliquez sur Organization (Organisation) → Office Time Policy (Politique horaire du bureau).
Cliquez sur Create First Policy (Créer la première politique), ou sur Add New Policy (Ajouter une politique) si vous en avez déjà une.
Saisissez un Policy Name (nom de la politique), comme « Standard Office Policy ». Laissez Default (Par défaut) activé si cette politique doit s'appliquer à toutes les personnes qui n'en ont pas une propre.
Sous Grace periods & working hours (Délais de tolérance et heures de travail), définissez les durées en heures et minutes :

Paramètre	Ce qu'il fait
Permitted Late Arrival (Retard autorisé)	Le retard toléré avant que le personnel soit marqué en retard, par exemple 15 minutes.
Permitted Early Departure (Départ anticipé autorisé)	L'avance tolérée au départ avant que le personnel soit marqué parti tôt, par exemple 10 minutes.
Half-day threshold (Seuil de demi-journée)	En dessous de ce nombre d'heures travaillées, la journée est une demi-journée (par exemple 7 heures).
Absent threshold (Seuil d'absence)	En dessous de ce nombre d'heures travaillées, la journée est marquée absente (par exemple 4 heures). Gardez-le inférieur au seuil de demi-journée.

Retenues mensuelles pour retard

Utilisez cette option pour transformer des retards répétés en retenue.

Activez Monthly late deductions (Retenues mensuelles pour retard).
Choisissez la Deduction source (source de la retenue) : Attendance (retire des jours de présence) ou Leave Balance (CL) (retire des congés occasionnels).
Réglez Monthly late count (nombre de retards par mois) et Cut Days (jours retenus). Par exemple, 3 et 1 signifie que chaque série de 3 retards dans le mois coûte un jour.

Règles pour les grands retards et les départs anticipés

Sous Late arrival rules (Règles de retard), cliquez sur Add rule (Ajouter une règle), saisissez une Duration (durée) et choisissez les Cut Days (jours retenus). Par exemple, plus d'1 heure de retard retient 0.5 (Half Day) (demi-journée). Vous pouvez ajouter jusqu'à 4 règles. Les Early departure rules (Règles de départ anticipé) fonctionnent de la même façon pour le personnel qui part tôt. Activez Apply on weekly offs (Appliquer les jours de repos hebdomadaire) si les règles doivent aussi compter ces jours-là.

Cliquez sur Create Policy (Créer la politique).

La politique apparaît dans la liste avec ses durées de retard, de départ anticipé, de demi-journée et d'absence. Pour changer la politique par défaut, ouvrez le menu de la ligne d'une politique (⋯) et cliquez sur Make Default (Définir par défaut).

Astuce : Besoin d'horaires différents pour une partie du personnel, comme l'atelier de production ? Créez une deuxième politique et choisissez-la dans le champ Office Time Policy lorsque vous ajoutez ou modifiez ces employés.

Ensuite, ajoutez vos employés.

Toujours bloqué ? Ouvrez un ticket depuis Help & Support dans l'application, ou contactez-nous sur staffkhata.com/contact.

Règles de présence et politique horaire du bureau