Application mobile : pointer

Avec l'application Staff Khata, les employés enregistrent leur présence depuis leur propre téléphone. Chaque pointage enregistre l'heure, la position du téléphone et un selfie, et le géorepérage de votre agence détermine où le pointage est autorisé.

Pour les employés : installer l'application et se connecter

Votre administrateur crée votre identifiant. Il vous faut l'e-mail (ou le numéro de téléphone) et le mot de passe qu'il a définis pour vous.

1. Installez Staff Khata depuis le Google Play Store (Android) ou l'App Store (iPhone).
2. Ouvrez l'application. Sur Sign in to your account (Connectez-vous à votre compte), saisissez votre Email or Phone Number (e-mail ou numéro de téléphone) et votre Password (mot de passe).
3. Touchez Sign In (Se connecter). L'écran Today (Aujourd'hui) s'ouvre.

Vous ne voyez jamais que votre propre présence. Les onglets en bas sont Today (Aujourd'hui), Attendance (Présence), Leave (Congés) et Company (Entreprise).

Autoriser l'appareil photo et la localisation

L'application a besoin de votre position pour vérifier que vous êtes au travail, et de l'appareil photo pour le selfie de pointage.

1. La première fois que vous pointez, votre téléphone demande l'accès à la localisation. Touchez Allow (Autoriser) et choisissez « While using the app » (Lorsque l'app est active).
2. Lorsque l'appareil photo s'ouvre, autorisez aussi l'accès à l'appareil photo.

Si vous avez refusé par erreur, l'application affiche Location required (Localisation requise) ou Camera access required (Accès à l'appareil photo requis). Touchez Enable Camera (Activer l'appareil photo), ou ouvrez Settings (Réglages) → Apps (Applications) → Staff Khata → Permissions (Autorisations) sur votre téléphone et activez-les.

Pointer avec un selfie et le GPS

1. Sur Today (Aujourd'hui), touchez Punch in (Pointer l'arrivée). Vous pouvez aussi ouvrir l'onglet Attendance (Présence) et toucher Mark Attendance (Enregistrer la présence).
2. L'écran Attendance affiche votre Assigned Shift (horaire attribué) et votre Current Location (position actuelle). Si l'adresse semble fausse, touchez Tap to refresh location (Toucher pour actualiser la position).
3. Touchez Tap to take a selfie (Toucher pour prendre un selfie) et prenez une photo nette de votre visage. Elle apparaît sous Verification Photo (Photo de vérification).
4. Touchez Punch in (Pointer l'arrivée).

Vous voyez Punched In Successfully! (Arrivée pointée avec succès !) avec l'heure. Votre administrateur voit le pointage sur son tableau de bord en quelques secondes.

Que se passe-t-il hors du géorepérage

Si le géorepérage est activé pour votre agence, vous ne pouvez pointer que dans son rayon, par exemple 200 mètres autour du bureau. En dehors, le pointage est bloqué avec Outside Allowed Radius (Hors du rayon autorisé) : « You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again. » (Vous êtes hors du rayon de pointage autorisé. Rapprochez-vous et réessayez.)

Entrez dans le bureau, touchez Tap to refresh location (Toucher pour actualiser la position) et pointez de nouveau. Les administrateurs définissent le rayon par agence. Voir Configurer votre entreprise, vos agences et vos services.

Pointer le départ

1. En fin de journée, touchez Punch out (Pointer le départ) sur Today (Aujourd'hui).
2. Prenez un autre selfie et touchez Punch out.

Vous voyez Punched Out Successfully! (Départ pointé avec succès !). Staff Khata calcule vos heures par rapport à votre horaire : les retards, les départs anticipés et les heures supplémentaires sont calculés pour vous.

Consulter votre historique de présence

1. Ouvrez l'onglet Attendance (Présence). Basculez entre Day (Jour) et Month (Mois), et utilisez les flèches pour changer de période.
2. Touchez un jour pour voir ses heures Punched In At (arrivée pointée à) et Punched Out At (départ pointé à), la position et les photos.
3. Pointage erroné ou manquant ? Sur ce jour, touchez Request Regularisation (Demander une régularisation), saisissez les heures correctes et un motif, puis touchez Submit Request (Envoyer la demande). Votre administrateur l'approuve sur le web.

Pour les administrateurs : activer ou désactiver le pointage mobile par employé

Le pointage mobile est activé par défaut pour les nouveaux employés. Désactivez-le pour le personnel qui doit pointer uniquement sur une pointeuse biométrique.

1. Cliquez sur Organization (Organisation) → Employee List (Liste des employés).
2. Cliquez sur le menu ⋯ de la ligne de l'employé.
3. Cliquez sur Disable Mobile Punch (Désactiver le pointage mobile), ou sur Enable Mobile Punch (Activer le pointage mobile) pour le réactiver.

Lorsqu'il est désactivé, l'application indique à l'employé « Mobile punching disabled » (pointage mobile désactivé) et lui demande d'utiliser la pointeuse qui lui est attribuée. Pour définir ou réinitialiser le mot de passe d'un employé, utilisez Update Password (Modifier le mot de passe) dans le même menu.

Pour les administrateurs : voir d'où viennent les pointages

Chaque pointage mobile apparaît dans Recent Punches (Pointages récents) et sur la carte de votre tableau de bord. Pour la liste complète :

1. Cliquez sur Time & Leave (Temps et congés) → Attendance Process (Traitement de la présence).
2. Cliquez sur GPS punches (pointages GPS). Seuls les pointages faits depuis l'application sont affichés, chacun marqué GPS.
3. Cliquez sur l'icône en forme d'œil d'une ligne pour voir sur une carte la position d'arrivée et de départ ainsi que la photo du pointage. Cliquez sur Map view (Vue carte) pour voir tous les pointages mobiles du jour sur une seule carte.