Libre-service employé sur le web et le mobile

Avec la connexion employé, chaque employé dispose de son propre compte Staff Khata sur le web et dans l'application Staff Khata pour Android et iOS. Il peut consulter sa présence, corriger des pointages erronés, demander des congés et voir ses bulletins de paie : vous recevez ainsi moins de questions.

Donner un identifiant aux employés

1. Cliquez sur Organization (Organisation) → Employee List (Liste des employés).
2. Ouvrez la flèche à côté de Add Employee (Ajouter un employé) et cliquez sur Invite Employee (Inviter un employé), ou ajoutez l'employé avec son e-mail et son numéro de mobile. Voir Ajouter et gérer les employés.
3. Pour définir ou réinitialiser le mot de passe d'une personne, ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Update Password (Modifier le mot de passe).
4. Pour permettre à une personne de pointer depuis l'application Staff Khata avec un selfie, ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Enable Mobile Punch (Activer le pointage mobile).

Les employés se connectent sur https://attendance.staffkhata.com ou dans l'application Staff Khata avec le même e-mail et le même mot de passe.

My Dashboard

Lorsqu'un employé se connecte, il arrive sur My Dashboard (Mon tableau de bord). Celui-ci affiche ses heures du mois, son solde de congés, tout ce qui requiert son attention (comme un pointage de départ oublié) et les jours travaillés jusqu'ici. Les onglets en dessous détaillent sa présence et ses congés du mois.

My Attendance

My Attendance (Ma présence) affiche les heures du jour, de la semaine, du mois et les éventuelles heures supplémentaires.

Pointer depuis le navigateur

1. Cliquez sur Punch In (Pointer l'arrivée), en haut à droite ou sur la page.
2. Autorisez l'appareil photo et la localisation lorsque le navigateur le demande.
3. Prenez un selfie et confirmez.

Le pointage est enregistré avec le selfie et la position. Cliquez sur Punch Out (Pointer le départ) en fin de journée.

Consulter l'historique

L'onglet Attendance History (Historique de présence) liste chaque jour. Cliquez sur l'icône en forme d'œil d'un jour pour voir les heures de pointage, l'appareil utilisé et la position sur une carte.

Corriger un pointage erroné

1. Cliquez sur l'icône de modification du jour.
2. Dans Request Correction (Demander une correction), réglez la Punch In Time (heure d'arrivée) et la Punch Out Time (heure de départ).
3. Saisissez un Reason (motif) et cliquez sur Submit Request (Envoyer la demande).

La demande vous est transmise pour approbation. Les employés la suivent dans l'onglet Regularization (Régularisation). Les jours sans pointage de départ sont listés sous Missing Punch Outs (Départs manquants), et Request Missing Attendance (Demander une présence manquante) couvre les jours sans aucun pointage.

Apply Leave

Sous Apply Leave (Demander un congé), les employés voient leurs soldes de congés et le statut de chaque demande. Ils cliquent sur Apply Leave, choisissent le Leave Type (type de congé), les dates (ou Half Day, demi-journée), ajoutent un motif et envoient. Vous l'approuvez ou la refusez comme d'habitude.

My Payslips

Sous My Payslips (Mes bulletins de paie), l'employé choisit le mois et l'année pour voir chaque salaire versé, avec les gains, les retenues et les jours travaillés. Cliquez sur View (Afficher) pour ouvrir le bulletin complet avec la présence, les gains, les retenues et le net à payer en toutes lettres, et le télécharger en PDF.

My Profile

My Profile (Mon profil) regroupe les informations personnelles, l'historique de carrière et les coordonnées bancaires.

Dans l'application Staff Khata

L'application mobile offre aux employés les mêmes fonctionnalités dans leur poche :

• Mark Attendance (Enregistrer la présence) : pointer l'arrivée et le départ avec un selfie et la position. Si le pointage mobile est désactivé pour eux, ils utilisent à la place l'appareil biométrique Realtime qui leur est attribué.
• Attendance (Présence) : un calendrier du mois. Touchez un jour pour voir la chronologie des pointages et la position d'arrivée, et touchez Request Regularisation (Demander une régularisation) pour le corriger.
• Leave (Congés) : demander une journée entière, une demi-journée ou une période, et voir le statut des demandes.
• Payslip (Bulletin de paie) : afficher n'importe quel mois et toucher Download PDF (Télécharger le PDF).
• Claims & Reimbursement (Demandes et remboursements) : envoyer une demande d'avance ou de note de frais avec une photo ou un PDF de la facture. Elle arrive dans Advances & Reimbursements (Avances et remboursements) pour que vous l'approuviez.
• Profile (Profil) : informations personnelles et professionnelles.