Configurez une seule fois les types de congés que votre personnel peut prendre et votre liste de jours fériés. Ensuite, les demandes de congé, les soldes et les jours fériés alimentent automatiquement la présence et la paie.

Forfait requis : La gestion des congés et des jours fériés peut être verrouillée sur les forfaits inférieurs. Si les menus affichent un cadenas, consultez Billing & Plan (Facturation et forfait) pour les prix et les forfaits actuels.

Définir les types de congés

Les congés Casual (occasionnel), Sick (maladie), Earned (acquis) et Maternity (maternité) sont déjà configurés pour vous. Modifiez-les ou ajoutez les vôtres.

Cliquez sur Organization (Organisation) → Define Leave (Définir les congés). La liste Leave types (Types de congés) affiche pour chaque type son code, le nombre de jours par an, ce qu'il advient des jours non pris et s'il nécessite une approbation.
Cliquez sur Add Leave Type (Ajouter un type de congé).
Remplissez le formulaire :

Paramètre	Ce qu'il fait
Name (Nom) et Code	Par exemple « Compensatory Off » et « CO ». Les deux sont obligatoires.
Days per year (Jours par an)	Le nombre de jours accordés à chaque employé par an.
Carry forward unused days (Reporter les jours non pris)	Activé : les jours non pris passent à l'année suivante. Désactivé : ils sont perdus en fin d'année.
Needs approval (Nécessite une approbation)	Activé : le responsable hiérarchique ou les RH doivent approuver chaque demande.
Colour (Couleur)	Affichée sur les calendriers et les badges de congé.

Cliquez sur Add Leave Type (Ajouter un type de congé).

Pour modifier ou supprimer un type, utilisez Edit (Modifier) ou Delete (Supprimer) sur sa ligne.

Vérifier les soldes de congés (Leave Opening Entry)

Cliquez sur Time & Leave (Temps et congés) → Leave Opening Entry (Soldes d'ouverture des congés).
Pour chaque employé et chaque type de congé, vous voyez les jours Allowed (accordés), Used (pris) et Left (restants), ainsi que le Total left (total restant).
Changez l'exercice financier en haut à gauche, ou filtrez par type de congé, agence, service ou employé. Cliquez sur Export (Exporter) pour télécharger le tableau.

Comment les employés demandent un congé

Les employés se connectent avec leur propre e-mail et mot de passe, sur le web à l'adresse https://attendance.staffkhata.com ou dans l'application Staff Khata (onglet Leave, Congés). Ils ouvrent Apply Leave (Demander un congé), voient leur solde pour chaque type de congé, choisissent le type et les dates, ajoutent un motif et envoient la demande. Celle-ci attend ensuite l'approbation.

Demander un congé pour le compte d'un employé

Utile lorsqu'une personne appelle pour dire qu'elle est malade ou n'utilise pas l'application.

Cliquez sur Time & Leave (Temps et congés) → Leave Application (Demandes de congé).
Cliquez sur Apply leave (Demander un congé).
Choisissez l'Employee (employé), puis le Leave type (type de congé). Les jours restants sont affichés à côté de chaque type.
Choisissez One day (un jour), Half a day (une demi-journée) ou Several days (plusieurs jours), et sélectionnez la ou les dates.
Ajoutez un Reason (motif). Sous Also notify (Informer aussi), vous pouvez choisir des personnes à prévenir.
Cliquez sur Apply leave (Demander un congé).

Approuver ou refuser un congé

Cliquez sur Time & Leave (Temps et congés) → Leave Application (Demandes de congé). Leave requests (Demandes de congé) s'ouvre sur Pending (En attente).
Cliquez sur Review (Examiner) sur une demande. Vérifiez le type de congé, les dates, le nombre de jours et le motif.
Cliquez sur Approve (Approuver) ou Reject (Refuser), puis confirmez.

Les onglets Approved (Approuvées), Rejected (Refusées) et All (Toutes) conservent l'historique. Vous pouvez encore modifier une décision plus tard depuis les détails d'une demande.

Ajouter vos jours fériés

Les jours fériés sont affichés sur les calendriers et utilisés dans les rapports de présence. Le plus rapide pour commencer est d'importer votre liste.

Importer depuis un tableur

Cliquez sur Organization (Organisation) → Define Holiday (Définir les jours fériés).
Cliquez sur Import (Importer).
Sous Need A Template (Besoin d'un modèle), cliquez sur CSV ou Excel pour télécharger un exemple. Il comporte trois colonnes : Holiday Name (nom du jour férié), Type (Full Day ou Half Day, journée entière ou demi-journée) et Date (JJ-MM-AAAA).
Remplissez-le, puis faites glisser le fichier dans la zone ou cliquez pour parcourir. Les fichiers CSV, XLS et XLSX jusqu'à 2 MB sont acceptés.
Cliquez sur Import (Importer). Tous vos jours fériés sont ajoutés en une fois.

Ajouter un jour férié

Sur Define Holiday (Définir les jours fériés), cliquez sur Add Holiday (Ajouter un jour férié).
Saisissez le Name (nom), choisissez la Date, et choisissez Full day (journée entière) ou Half day (demi-journée). Une Description est facultative.
Cliquez sur Add Holiday (Ajouter un jour férié).

Utilisez les onglets Upcoming (À venir), Past (Passés) et All (Tous) pour parcourir la liste, et Edit (Modifier) ou Delete (Supprimer) sur une ligne pour la modifier.

Toujours bloqué ? Ouvrez un ticket depuis Help & Support dans l'application, ou contactez-nous sur staffkhata.com/contact.

Types de congés, demandes de congé et jours fériés