Rapports de présence et registres officiels
Forfait: Tous les forfaits
Staff Khata propose plus de trente rapports, de la présence du jour aux registres légaux qu'un inspecteur demande. Chaque rapport peut être filtré, affiché sous forme de feuille prête à imprimer et exporté.
Forfait requis : Le rapport quotidien fonctionne sur tous les forfaits. Les rapports hebdomadaires, mensuels et annuels, l'Attendance Calendar, l'AI Analysis et les autres rapports détaillés nécessitent un forfait payant avec rapports avancés. Les Government Reports nécessitent aussi la paie. Consultez Billing & Plan (Facturation et forfait) pour les forfaits actuels.
Trouver un rapport
- Cliquez sur Reports (Rapports) → All reports (Tous les rapports). Les rapports sont regroupés selon ce que vous voulez savoir : quotidiens et périodiques, présence, problèmes d'horaires, jours particuliers, équipes, congés, appareils et conformité.
- Tapez dans la zone de recherche pour réduire la liste. Par exemple, tapez late pour voir tous les rapports sur les retards.
Rapport quotidien
- Cliquez sur Reports (Rapports) → Daily (Quotidien).
- Choisissez un type de rapport (par exemple Performance, Late Arrival retards, Absent absences ou Missing Punch pointages manquants), la date et les personnes à inclure : agences, services, postes ou employés individuels.
- Cliquez sur View Report (Afficher le rapport).
Sur le résultat :
- Utilisez les flèches à côté de la date pour reculer ou avancer d'un jour.
- Cliquez sur All (Tous), Present (Présents), Late (En retard) ou Absent (Absents) pour filtrer.
- Cliquez sur Sheet (Feuille) pour une mise en page prête à imprimer avec le nom de votre entreprise, la date et, pour chaque employé, l'heure d'arrivée, l'heure de départ et les heures travaillées. Cliquez sur Table (Tableau) pour revenir.
- Changez de type de rapport depuis la liste déroulante en haut à gauche sans revenir en arrière.
Rapports hebdomadaires, mensuels et annuels
Ils fonctionnent de la même façon : choisissez la période, sélectionnez les personnes à inclure et appliquez le filtre.
- Cliquez sur Reports (Rapports) → Monthly (Mensuel).
- Choisissez le mois, sélectionnez les personnes à inclure et cliquez sur Apply Filter (Appliquer le filtre).
- Changez de rapport depuis la liste déroulante en haut. Rapports utiles :
| Rapport | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Performance | Pour chaque employé, jour par jour : jours de présence, jours fériés, repos hebdomadaires, absences, heures de retard et jours payés. |
| Attendance With Status (Présence avec statut) | Le mois de chaque personne, un statut par jour. |
| Muster Book (Registre de présence) | Un registre de présence prêt à l'emploi au format légal. |
| OT Summary (Synthèse des heures sup.) | Les heures supplémentaires du mois. |
| Leave Details (Détail des congés) | Les congés pris dans le mois. |
Attendance Calendar
Cliquez sur Reports (Rapports) → Attendance Calendar (Calendrier de présence) pour voir le mois sous forme de calendrier. Basculez entre les vues Cards (Cartes), Matrix (Matrice) et Sheet (Feuille), et filtrez par service ou par employé. Il montre qui est arrivé en retard, qui a eu des absences ou qui a pris des congés.
Government Reports
- Cliquez sur Reports (Rapports) → Government Reports (Rapports officiels).
- Changez les dates en haut. Chaque registre se met à jour pour cette période.
- Choisissez un registre dans la liste.
| Registre | Formulaire | Loi |
|---|---|---|
| Muster Roll (Registre de présence) | Form 25 | Factories Act, 1948 |
| Register of Adult Workers (Registre des travailleurs adultes) | Form B | Factories Act, 1948 |
| Leave with Wages Register (Registre des congés payés) | Form D | Factories Act, 1948 |
| Register of Wages (Registre des salaires) | Form I | Payment of Wages Act, 1936 |
| Register of Workmen (Registre des ouvriers) | Form XIII | Contract Labour Act, 1970 |
| ESI Register (Registre ESI) | Form 6 | ESI Act, 1948 |
Le Muster Roll affiche les heures d'arrivée, les absences, les congés et les repos hebdomadaires pour chaque jour de la période.
AI Analysis
Cliquez sur Reports (Rapports) → AI Analysis (Analyse IA) pour voir ce qui ressort sur une période : votre taux de présence, les jours de présence et d'absence, les retards et les heures supplémentaires. En dessous figurent des Key findings (Constats clés) en langage simple, un graphique jour par jour, Attendance by department (Présence par service) et Absences by day of week (Absences par jour de la semaine).
Remarque : L'AI Analysis nécessite aussi la gestion des congés dans votre forfait.
Autres rapports
Depuis All reports (Tous les rapports), vous pouvez aussi ouvrir :
- Late comers (Retardataires) et Present / absent (Présents / absents) sur une période.
- Overtime (Heures supplémentaires), qui nécessite les heures supplémentaires dans votre forfait.
- Manual attendance (Présence manuelle), pour vérifier les pointages ajoutés à la main.
- Leave report (Rapport des congés), Device punches (Pointages des appareils) et Easy access (Accès rapide).
Exporter, imprimer et partager
Cliquez sur Export (Exporter) sur n'importe quel rapport et choisissez Excel (.xlsx), PDF (.pdf) ou Sheet view / Print (Vue feuille / Imprimer). En vue feuille, utilisez les boutons Excel, PDF et Print (Imprimer) au-dessus de la feuille.
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