Pro HRMS (module)

Pro HRMS ajoute les outils RH dont vous avez besoin au-delà de la présence : un fil d'actualité de l'entreprise, votre structure hiérarchique, la cooptation, le suivi des biens, les politiques internes et un service d'assistance. Il ajoute aussi le rôle Manager (responsable), pour que les chefs d'équipe puissent s'occuper de leur propre personnel.

Trouver le menu Pro HRMS

Une fois le module activé, un menu Pro HRMS apparaît dans la barre du haut pour les administrateurs et les responsables, ainsi que dans le panneau employé. Tout ce qui suit se trouve dans ce menu.

Organisation Feed

Un mur partagé pour les annonces, les messages de bienvenue et les célébrations.

1. Cliquez sur Pro HRMS → Organization Feed (Fil d'actualité de l'entreprise).
2. Tapez dans la zone de publication. Cliquez sur Photo / Video (Photo / vidéo) pour joindre un média.
3. Choisissez qui le voit : Everyone (Tout le monde) ou Specific Department (Un service précis).
4. Cliquez sur Post (Publier).

Les employés peuvent aimer, commenter et enregistrer les publications. La carte Celebrations (Célébrations) affiche les anniversaires et les anniversaires d'entrée du jour et à venir.

Org Tree

L'Org Tree (organigramme) montre qui rend compte à qui.

1. Cliquez sur Pro HRMS → Org Tree (Organigramme).
2. Cliquez sur Create First Position (Créer le premier poste), puis plus tard sur Create Root Position (Créer un poste racine).
3. Choisissez l'employé sous Link to Employee (Lier à un employé), puis remplissez Position Name (nom du poste), Department (service) et Designation (fonction). Responsibilities (Responsabilités) et une photo sont facultatifs.
4. Cliquez sur Create Position (Créer le poste). Utilisez Add Direct Report (Ajouter un subordonné direct) sur un poste pour construire l'arbre vers le bas.

Un poste peut rester vacant jusqu'à ce que vous recrutiez. Les employés voient l'arbre sous My Org Tree (Mon organigramme).

Job Referrals

1. Cliquez sur Pro HRMS → Job Referrals (Cooptation) → Add Job Opening (Ajouter une offre d'emploi).
2. Saisissez le Job Title (intitulé du poste), la Description, le Location (lieu) et le Department (service), puis enregistrez.

Les employés voient les postes ouverts sur leur page Job Referrals (Cooptation) et cliquent sur Refer Now (Recommander) pour proposer une personne qu'ils connaissent. Vous examinez les candidats sous View Referrals (Voir les recommandations) et faites passer chacun à Pending (En attente), Hired (Embauché) ou Rejected (Refusé).

Daily Work Updates

Les employés cliquent sur Submit Today's Work Update (Envoyer le compte rendu du jour) et décrivent ce sur quoi ils ont travaillé. Les administrateurs et les responsables voient les comptes rendus de tout le monde sous Pro HRMS → Daily Work Updates (Comptes rendus quotidiens), filtrés par date ou par employé, et peuvent les exporter avec Export (Exporter).

Assets

Suivez les ordinateurs portables, téléphones et autres biens de l'entreprise.

1. Cliquez sur Pro HRMS → Assets (Biens) → Add Asset (Ajouter un bien).
2. Choisissez un type (par exemple Laptop, ordinateur portable), saisissez l'Asset Name (nom du bien) et le Serial Number (numéro de série), puis enregistrez.
3. Dans la liste Inventory (Inventaire), cliquez sur Assign (Attribuer) sur le bien, choisissez l'employé sous Select Employee (Choisir l'employé) et cliquez sur Assign Asset (Attribuer le bien).

Chaque bien conserve un Assignment History (historique des attributions). Les employés voient ce qu'ils détiennent sous My Assets (Mes biens).

Policy Documents

Cliquez sur Pro HRMS → Policy Documents (Politiques internes) → Upload Document (Importer un document). Saisissez le Policy Name (nom de la politique) et la Policy Category (catégorie), puis choisissez un fichier (PDF, Word, Excel, PowerPoint ou image, jusqu'à 2 MB). Les employés ouvrent la politique et cliquent sur Acknowledge (J'ai pris connaissance), et vous pouvez voir qui l'a confirmée.

HR Support

Un service d'assistance pour les questions de présence, de congés, de paie et autres sujets RH. Les employés cliquent sur Raise Ticket (Ouvrir un ticket) et ajoutent un objet, une description et jusqu'à 5 fichiers. Les RH et les administrateurs voient tous les tickets sous Pro HRMS → HR Support (Support RH) et les font passer par Open (Ouvert), In Progress (En cours), Resolved (Résolu) et Closed (Fermé) avec Update Status (Mettre à jour le statut).

Nommer une personne responsable

1. Cliquez sur Organization (Organisation) → Employee List (Liste des employés) et modifiez l'employé.
2. Ouvrez l'étape Employment (Emploi) et réglez le System Role (rôle système) sur Manager (Responsable).
3. Cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).

L'équipe d'un responsable regroupe toutes les personnes dont le Reporting Manager (responsable hiérarchique) est cette personne. Réglez-le à l'étape Employment de chaque membre de l'équipe.

Le panneau responsable

Lorsqu'un responsable se connecte, il arrive sur le Manager Dashboard (Tableau de bord du responsable). Le menu contient :

Approuver une demande de congé

1. Cliquez sur Team Leaves (Congés de l'équipe).
2. Cliquez sur l'icône en forme d'œil d'une demande pour ouvrir Leave Request Details (Détails de la demande de congé).
3. Cliquez sur Approve (Approuver), ou sur Reject (Refuser) avec un motif.

Un congé doit être approuvé à la fois par le responsable et par les RH. Après l'approbation du responsable, la demande affiche « Approval Pending from HR » (Approbation des RH en attente) jusqu'à ce que les RH donnent l'approbation finale. Si l'un des deux la refuse, le congé est refusé.