Il existe trois façons d'ajouter des employés : un par un avec le formulaire Add Employee (Ajouter un employé), plusieurs à la fois depuis un fichier Excel, ou en envoyant une invitation pour qu'ils saisissent eux-mêmes leurs informations.

Ouvrir la liste des employés

Cliquez sur Organization (Organisation) → Employee List (Liste des employés). L'Employee Directory (Annuaire des employés) affiche chaque personne avec son code, son service, ses coordonnées et son statut. Utilisez Add Employee (Ajouter un employé), ou la flèche à côté (More ways to add, Autres façons d'ajouter), pour les deux autres méthodes.

Ajouter un employé

Le formulaire Add employee (Ajouter un employé) comporte quatre étapes. Les champs marqués d'une étoile sont obligatoires ; vous pouvez remplir les autres plus tard.

Étape 1 : Personal Info

Saisissez First Name (prénom), Last Name (nom) et Work Email (e-mail professionnel).
Saisissez le Contact Number (numéro de téléphone) avec l'indicatif du pays. Il ne peut plus être modifié une fois l'employé ajouté.
Définissez un premier Password (mot de passe). L'employé pourra le changer après s'être connecté.
Choisissez Gender (sexe), puis cliquez sur Next (Suivant).

Étape 2 : Employment

Laissez Employee Code / ID (code / identifiant employé) vide pour créer un code selon le format de votre entreprise. Voir Configurer votre entreprise.
Vérifiez la Joining Date (date d'entrée), puis choisissez Branch (agence), Department (service) et Designation (poste).
Choisissez le System Role (rôle système). La plupart du personnel a le rôle Employee (employé) ; ils ne voient que leurs propres données.
Office Time Policy (Politique horaire du bureau) utilise votre politique par défaut, sauf si vous en choisissez une autre.
Reporting Manager (responsable hiérarchique), EPF number (numéro EPF) et ESI number (numéro ESI) sont facultatifs. Cliquez sur Next (Suivant).

Étape 3 : Bank & education

Les coordonnées bancaires servent au versement des salaires. Les deux sections sont facultatives. Cliquez sur Next (Suivant).

Étape 4 : Attendance & devices

Paramètre	Ce qu'il fait
Disable Attendance Tracking (Désactiver le suivi de présence)	Exclut cet employé de la présence et des rapports.
Enforce geo-fencing (Imposer le géorepérage)	Les pointages ne comptent qu'à l'intérieur du géorepérage de son agence.
Require Attendance Approval (Exiger l'approbation de la présence)	Un responsable approuve la présence avant qu'elle n'atteigne la paie.
Devices (Appareils)	Les appareils biométriques sur lesquels cet employé peut pointer.

Cliquez sur Add employee (Ajouter l'employé). Le nouvel employé apparaît dans la liste avec son propre code.

Importer des employés depuis Excel

Cliquez sur la flèche à côté de Add Employee (Ajouter un employé) et choisissez Import from Excel (Importer depuis Excel).
Sous Get the template (Obtenir le modèle), cliquez sur Excel template (modèle Excel) ou CSV template (modèle CSV). Il contient toutes les colonnes et trois lignes d'exemple.
Remplacez les exemples par vos employés, un par ligne. Conservez la ligne d'en-tête.
Sous Upload your file (Importer votre fichier), déposez le fichier ou cliquez sur browse (parcourir). Excel ou CSV, jusqu'à 2 MB.
Cliquez sur Import employees (Importer les employés).

Les lignes sans code employé en reçoivent un selon votre format de code. Si certaines lignes échouent, Staff Khata les liste sous Rows that need fixing (Lignes à corriger). Corrigez-les dans le fichier téléchargé et importez ce fichier de nouveau.

Astuce : Le modèle n'a pas de colonne de mot de passe. Ajoutez une colonne nommée password pour définir le premier mot de passe de chaque employé. Sans elle, un mot de passe standard par défaut est défini : demandez alors au personnel de le changer après sa connexion.

Inviter les employés à saisir leurs propres informations

L'employé ajoute lui-même sa date de naissance, son adresse, son contact d'urgence et ses coordonnées bancaires.

Cliquez sur la flèche à côté de Add Employee (Ajouter un employé) et choisissez Invite Employee (Inviter un employé).
Remplissez First Name (prénom), Last Name (nom), Email et Phone Number (numéro de téléphone).
Choisissez Department (service), Designation (poste), Role (rôle), Branch (agence) et Joining Date (date d'entrée). Reporting Manager (responsable hiérarchique) est facultatif.
Cliquez sur Send Invite (Envoyer l'invitation).

L'employé reçoit un lien par e-mail et sur WhatsApp. Il l'ouvre, s'identifie avec le code à usage unique, saisit ses informations, définit un mot de passe et clique sur Complete onboarding (Terminer l'intégration). Le lien est valable 7 jours.

Gérer un employé

Ouvrez le menu de la ligne (⋯) de n'importe quel employé pour :

Edit Employee (Modifier l'employé) : modifier ses informations.
Assign / View Salary (Attribuer / voir le salaire) : définir sa structure de salaire. Voir Paie et salaires.
Biometric enrollment (Enregistrement biométrique) : enregistrer son empreinte digitale ou son badge sur un appareil biométrique Realtime. Voir Appareils biométriques.
Update Password (Modifier le mot de passe) : lui définir un nouveau mot de passe.
Disable Mobile Punch / Enable Mobile Punch (Désactiver / Activer le pointage mobile) : contrôler s'il peut pointer depuis l'application mobile Staff Khata avec un selfie et sa position. Le pointage mobile est activé pour les nouveaux employés ; désactivez-le pour le personnel qui doit pointer uniquement sur un appareil biométrique.

Utilisez l'interrupteur Status (Statut) dans la liste pour rendre un employé inactif. Les employés inactifs ne peuvent pas se connecter et sont masqués de la présence.

Forfait requis : La connexion des employés sur le web et l'application mobile, y compris le pointage mobile et l'auto-intégration, peut nécessiter un forfait supérieur. Chaque nouvelle entreprise bénéficie d'un essai de 15 jours avec tout débloqué. Consultez Billing & Plan (Facturation et forfait) pour les forfaits actuels.

Ensuite, configurez les horaires, le planning et les heures supplémentaires.

Toujours bloqué ? Ouvrez un ticket depuis Help & Support dans l'application, ou contactez-nous sur staffkhata.com/contact.

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