Restez informé sans ouvrir l'application. Staff Khata peut vous envoyer des synthèses de présence sur WhatsApp, envoyer des alertes au personnel depuis votre propre compte WhatsApp ou SMS, et transmettre des événements à d'autres logiciels.

Choisir vos synthèses WhatsApp

Ces messages sont envoyés par Staff Khata au numéro du propriétaire. Il suffit de les activer, rien d'autre à configurer.

Cliquez sur Organization (Organisation) → Company (Entreprise), puis ouvrez l'onglet Notifications.
Sous WhatsApp Notifications (Notifications WhatsApp), activez les messages souhaités :

Paramètre	Ce que vous recevez
Daily Attendance Summary (Synthèse quotidienne de présence)	Une synthèse WhatsApp de la présence du jour, chaque soir.
Monthly Attendance Summary (Synthèse mensuelle de présence)	Un rapport de présence mensuel sous forme de fichier CSV.
Device Health Alerts (Alertes d'état des appareils)	Un message lorsqu'un appareil biométrique se déconnecte.

Cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).

Ouvrir le centre des intégrations

Pour envoyer des alertes depuis vos propres comptes, cliquez sur Account (Compte) → Integrations (Intégrations). L'Integrations & Webhooks Hub (Centre des intégrations et webhooks) affiche trois connexions prêtes à l'emploi : WhatsApp, SMS Gateway (passerelle SMS) et Webhooks API (API webhooks). Cliquez sur Configure (Configurer) pour celle de votre choix.

Utiliser votre propre numéro WhatsApp Business

Il vous faut un compte WhatsApp Business sur la Cloud API de Meta, avec des modèles de messages déjà approuvés par Meta.

Connecter

Sur la carte WhatsApp, cliquez sur Configure (Configurer). L'onglet Connection (Connexion) s'ouvre.
Saisissez votre Meta access token (jeton d'accès Meta) et votre Meta phone number ID (identifiant du numéro de téléphone Meta). Utilisez l'identifiant du numéro fourni par Meta, et non le numéro de téléphone lui-même.
Sous Alert numbers (Numéros d'alerte), saisissez les numéros de mobile qui doivent recevoir les alertes du propriétaire (20 au maximum).

Configurer les modèles d'événements

Ouvrez l'onglet Event templates (Modèles d'événements). Les événements sont listés à gauche : Check In (arrivée), Check Out (départ), Late Arrival (retard), Missing Punch (pointage manquant), Leave Application (demande de congé), Leave Approved (congé approuvé), Leave Rejected (congé refusé) et Daily Summary (synthèse quotidienne).
Choisissez un événement, par exemple Check In.
Saisissez l'Approved template name (nom du modèle approuvé), l'Approved language code (code de langue approuvé, comme en_US ou hi) et l'Exact approved template text (texte exact du modèle approuvé), copié exactement tel que Meta l'a approuvé.
Sous Variable mapping (Correspondance des variables), choisissez ce qui remplit chaque variable, par exemple employee name (nom de l'employé) pour la variable 1 et punch time (heure de pointage) pour la variable 2.
Choisissez les Recipients (destinataires) et cochez la case pour confirmer que vous avez vérifié le modèle auprès de Meta.
Cliquez sur Preview message (Aperçu du message) pour voir exactement ce qui sera envoyé. Pour l'essayer, saisissez un Test number (numéro de test) et cliquez sur Send Test (Envoyer un test).
Activez Enable event (Activer l'événement), puis cliquez sur Save configuration (Enregistrer la configuration).

Remarque : Le message Missing Punch est envoyé une seule fois, 30 minutes après la fin de l'horaire, lorsqu'il n'existe qu'un pointage d'arrivée ou de départ. Le Daily Summary est envoyé à 22 h, heure de l'Inde, et uniquement aux numéros d'alerte.

L'onglet Activity (Activité) liste les messages de test et d'événement récents et indique s'ils ont été acceptés par votre fournisseur.

Astuce : « Accepted » (Accepté) signifie que Meta a accepté le message. Cela ne confirme pas sa remise. Vérifiez votre tableau de bord Meta avant de renvoyer.

Envoyer des alertes par SMS

La SMS Gateway (passerelle SMS) fonctionne de la même façon : cliquez sur Configure (Configurer), connectez un fournisseur, puis configurez les modèles d'événements. Vous pouvez choisir MSG91, Fast2SMS ou Custom URL (URL personnalisée) pour d'autres fournisseurs. Les SMS en Inde nécessitent votre identifiant d'expéditeur approuvé DLT, votre identifiant d'entité et le texte du modèle : gardez-les à portée de main auprès de votre fournisseur.

Envoyer des événements à d'autres logiciels (webhooks)

Utilisez les webhooks si votre propre logiciel ou un outil d'automatisation doit être informé lorsqu'une personne pointe, demande un congé, etc.

Sur la carte Webhooks API, cliquez sur Configure (Configurer).
Saisissez votre Webhook Target URL (URL cible du webhook).
Sous Event Subscriptions (Abonnements aux événements), cochez les événements à envoyer.
Cliquez sur Test Ping (Tester la connexion) pour vérifier la connexion, puis sur Save Configuration (Enregistrer la configuration).

Chaque événement est signé, afin que votre système puisse vérifier qu'il provient bien de Staff Khata. Votre développeur trouvera les détails sous Webhook API Spec (Spécification de l'API webhook).

Pour arrêter une connexion, ouvrez-la et cliquez sur Disconnect (Déconnecter).

Toujours bloqué ? Ouvrez un ticket depuis Help & Support dans l'application, ou contactez-nous sur staffkhata.com/contact.

Alertes WhatsApp et intégrations