Horaires, planning et heures supplémentaires

Un horaire (shift) définit les heures de travail, la tolérance de retard et les jours de repos hebdomadaire de votre personnel. Le planning indique qui travaille sur quel horaire et quel jour, et les règles d'heures supplémentaires déterminent comment les heures en plus sont payées.

Configurer un horaire

Votre espace de travail commence avec un General Shift (horaire général) et un Night Shift (horaire de nuit). Modifiez-les selon vos heures, ou cliquez sur Add shift (Ajouter un horaire) pour en créer un nouveau.

1. Cliquez sur Organization (Organisation) → Shift Details (Détails des horaires).
2. Ouvrez le menu de la ligne d'un horaire (⋯) et cliquez sur Edit (Modifier).
3. Vérifiez le Shift name (nom de l'horaire) et ajoutez un Code court (par exemple GS).
4. Réglez Starts (début) et Ends (fin). Un horaire de nuit qui se termine après minuit est indiqué « ends the next day » (se termine le lendemain).
5. Réglez Late punch-in allowed (retard au pointage autorisé) et Early punch-out allowed (départ anticipé autorisé) en minutes. Par exemple, 15 minutes chacun.

Ajouter des jours de repos hebdomadaire

1. Sous Weekly off (Repos hebdomadaire), cliquez sur Add off day (Ajouter un jour de repos).
2. Choisissez le Day (jour), le Type (Full day, journée entière, ou Half day, demi-journée) et Which weeks (quelles semaines) : Every week (chaque semaine), ou la 1re, 2e, 3e, 4e ou dernière semaine du mois.
3. Répétez pour chaque jour de repos. Par exemple, le dimanche chaque semaine plus le samedi des 2e et 4e semaines donne au personnel deux samedis de repos par mois.
4. Cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).

En faire l'horaire par défaut

Ouvrez le menu de la ligne de l'horaire et cliquez sur Make default (Définir par défaut). Chaque nouvel employé commence alors sur cet horaire. La liste affiche l'horaire par défaut avec un badge Default, ses heures, sa tolérance et ses repos hebdomadaires.

Attribuer les horaires avec le planning

Le Shift Roster (Planning des horaires) est un calendrier indiquant qui travaille sur quel horaire, jour après jour.

1. Cliquez sur Time & Leave (Temps et congés) → Shift Roster (Planning des horaires). Basculez entre les vues Calendar (calendrier), Week (semaine) et Month table (tableau mensuel), et filtrez par employé, service ou horaire.
2. Cliquez sur Assign Shift (Attribuer un horaire).
3. Sous Who (Qui), choisissez des Employees (employés) un par un, ou des Departments (services) pour prendre toute une équipe.
4. Choisissez le Shift (horaire).
5. Sous When (Quand), choisissez One day (un jour), Date range (période) ou Pick dates (choisir des dates), et réglez la date.
6. Cliquez sur Assign Shifts (Attribuer les horaires).

Un horaire attribué s'applique à partir de cette date, jusqu'à ce que vous en attribuiez un autre. Time & Leave → Shift Assignment (Attribution des horaires) ouvre directement le même panneau.

Anticiper avec le planificateur d'horaires

Le planificateur est plus rapide pour remplir une semaine ou un mois pour de nombreuses personnes à la fois.

1. Cliquez sur Time & Leave (Temps et congés) → Shift Planner (Planificateur d'horaires).
2. Choisissez Departments (services) ou Employees (employés), puis une date From (du) et To (au), ou cliquez sur This week (cette semaine), Next week (semaine prochaine), This month (ce mois-ci) ou Next month (mois prochain).
3. Cliquez sur un horaire sous Pick a shift, then click days (Choisissez un horaire, puis cliquez sur les jours).
4. Cliquez sur des jours un par un, ou sur Fill range (skip weekly offs) (Remplir la période, sans les repos hebdomadaires) pour remplir tous les jours travaillés d'un coup. Fill every day (Remplir tous les jours) inclut les repos hebdomadaires.
5. Cliquez sur Save (Enregistrer) dans la barre en bas.

De retour sur le planning, chaque jour planifié affiche désormais son horaire.

Définir les règles d'heures supplémentaires

Les règles d'heures supplémentaires déterminent comment les heures en plus sont payées dans la paie. Activez d'abord Enable Overtime Tracking (Activer le suivi des heures supplémentaires) ; voir Règles de présence.

1. Cliquez sur Organization (Organisation) → Over Time (Heures supplémentaires), puis sur Add Rule (Ajouter une règle).
2. Saisissez un Rule name (nom de la règle), comme « Weekday overtime ».
3. Sous Applies to (S'applique à), choisissez All employees (tous les employés) ou Some departments (certains services).
4. Sous Pay as (Payer en), choisissez comment chaque heure supplémentaire est payée et saisissez le taux :
   • Multiple of pay (Multiple du salaire) : par exemple 1.5 × le salaire horaire.
   • Percent of pay (Pourcentage du salaire) : par exemple 150% du salaire horaire.
   • Fixed amount (Montant fixe) : le même montant par heure pour tout le monde.
5. Réglez Minimum overtime (h) (heures supplémentaires minimum) et Maximum overtime (h) (heures supplémentaires maximum). Seules les heures en plus dans cette fourchette comptent, par exemple de 1 à 4 heures.
6. Réglez Effective from (En vigueur à partir du), puis cliquez sur Add Rule (Ajouter une règle).

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