Avant de commencer

Ce chapitre explique ce qu'est Staff Khata, ce dont vous avez besoin avant de vous inscrire et qui voit quoi. Lisez-le une fois, puis suivez les chapitres dans l'ordre pour configurer votre entreprise.

Ce que fait Staff Khata

Staff Khata regroupe la présence, les congés, la paie et les RH de toute votre équipe au même endroit. Les employés pointent depuis leur téléphone avec un selfie et leur position, ou sur une pointeuse biométrique Realtime à l'entrée. Staff Khata applique ensuite les règles de votre bureau, comme la tolérance de retard, les demi-journées et les marques de retard, pour que vous voyiez en temps réel qui est présent, qui est en retard et qui est absent. À partir de cette présence, il calcule les soldes de congés, les salaires et les bulletins de paie, ainsi que plus de trente rapports, dont des registres officiels. Vous pouvez aussi recevoir un résumé quotidien sur WhatsApp sans ouvrir l'application.

Ce qu'il vous faut

• Un ordinateur avec un navigateur web à jour. Utilisez la dernière version de Chrome, Edge ou Safari. L'application web se trouve sur https://attendance.staffkhata.com. C'est là que vous configurez votre entreprise et lancez la paie et les rapports.
• Une connexion Internet sur l'ordinateur, ainsi que sur chaque téléphone ou appareil qui envoie des pointages.
• L'application mobile Staff Khata sur Android ou iOS, pour les employés qui pointent depuis leur téléphone. Ils doivent activer la localisation et disposer d'un appareil photo qui fonctionne pour le selfie.
• Des appareils biométriques Realtime, si vous voulez que le personnel pointe sur une pointeuse à empreinte digitale ou à badge. Staff Khata fonctionne uniquement avec les appareils biométriques Realtime.
• Une adresse e-mail professionnelle et un numéro de mobile pouvant recevoir des codes. Vous utilisez les deux pour vérifier votre compte lors de l'inscription.

Les quatre rôles

Chaque personne dans Staff Khata a un rôle. Le rôle détermine les écrans qu'elle voit après s'être connectée.

Vous choisissez le rôle lorsque vous ajoutez une personne dans Add Employee (Ajouter un employé). Il existe aussi un rôle Branch Admin (administrateur d'agence). Un Branch Admin travaille dans les écrans d'administration mais ne peut pas gérer les agences, et ne peut ajouter que des personnes ayant le rôle Employee.

Forfaits, essai et modules

Chaque nouvelle entreprise commence par un essai de 15 jours avec toutes les fonctionnalités débloquées. À la fin de l'essai, votre compte passe automatiquement au forfait d'entrée de gamme. Vous pouvez changer de forfait à tout moment.

• Les forfaits diffèrent par le nombre d'utilisateurs et d'appareils biométriques autorisés, et par les fonctionnalités incluses. Les congés, les jours fériés, les heures supplémentaires, la paie, la connexion des employés, les rapports avancés et les horaires multiples peuvent être verrouillés sur les forfaits inférieurs.
• Les modules sont des fonctions supplémentaires que vous achetez en plus d'un forfait : Pro HRMS (approbations par les responsables, fil d'actualité de l'entreprise, organigramme, biens et plus encore) et Journey Tracker (suivi en direct du personnel de terrain). Leurs menus n'apparaissent qu'une fois le module activé.

Une fonctionnalité verrouillée affiche un cadenas dans le menu. Consultez Billing & Plan (Facturation et forfait) pour les prix actuels et le contenu de chaque forfait.

Organisation de ce manuel

Les chapitres suivent l'ordre dans lequel vous configurez les choses. Commencez en haut et descendez.

1. Inscription et première connexion
2. Configuration de l'entreprise
3. Règles de présence
4. Employés
5. Horaires et heures supplémentaires
6. Pointage mobile
7. Appareils biométriques
8. Présence quotidienne
9. Congés et jours fériés
10. Paie
11. Rapports
12. WhatsApp et intégrations
13. Libre-service employé
14. Journey Tracker
15. Pro HRMS
16. Forfaits, facturation et assistance
17. FAQ et dépannage