FAQ et dépannage

Des réponses rapides aux questions les plus posées par les clients. Si votre problème n'y figure pas, ouvrez un ticket depuis Help & Support (Aide et assistance) (voir Forfaits, facturation et assistance).

Pointage et appareils

Un employé ne peut pas pointer depuis son téléphone

Vérifiez ces points dans l'ordre :

1. Le pointage mobile est activé pour lui. Dans Organization (Organisation) → Employee List (Liste des employés), ouvrez le menu de la ligne de l'employé et vérifiez que le pointage mobile est activé. S'il est désactivé, l'application affiche « Mobile punching disabled » (pointage mobile désactivé).
2. La localisation est autorisée. Sur le téléphone, les services de localisation doivent être activés et l'application Staff Khata doit avoir l'autorisation d'accès à la position.
3. Il se trouve dans le géorepérage. Si l'application indique qu'il est hors du rayon autorisé, il est trop loin du bureau. Vérifiez l'emplacement et le rayon de l'agence dans Organization → Branch (Agence). Voir Pointage mobile.
4. La connexion employé est incluse dans votre forfait. Les employés se connectent à l'application avec leur propre identifiant. Si votre forfait n'inclut pas la connexion employé, ils voient « Employee login is locked » (connexion employé verrouillée).

Un appareil biométrique apparaît hors ligne

Vérifiez que la pointeuse est alimentée et connectée à Internet, et que son adresse de serveur est réglée comme indiqué sous How to connect (Comment connecter) dans Device Setup (Configuration des appareils) → Manage Devices (Gérer les appareils). Redémarrez la pointeuse après toute modification. Les pointages stockés pendant qu'elle était hors ligne ne sont pas perdus : utilisez Data Download (Téléchargement des données) → Download data from Devices (Télécharger les données des appareils) pour les récupérer sur n'importe quelle période. Voir Appareils biométriques.

Quels appareils biométriques sont pris en charge ?

Uniquement les appareils biométriques Realtime. Les autres marques ne se connectent pas à Staff Khata.

Un employé a pointé mais l'heure est fausse ou manquante

Corrigez-la dans Time & Leave (Temps et congés) → Manual Punch (Pointage manuel), ou approuvez la demande de correction de l'employé sous Regularization (Régularisation). Voir Présence quotidienne.

Comptes et connexion

J'ai oublié mon mot de passe

Sur la page de connexion, cliquez sur Forgot password? (Mot de passe oublié ?), saisissez votre e-mail professionnel et suivez le code qui vous est envoyé. Les étapes complètes figurent dans Inscription et première connexion.

Un employé a oublié son mot de passe

L'Admin définit l'identifiant de chaque employé lorsqu'il l'ajoute. Modifiez l'employé depuis Employee List (Liste des employés) pour en définir un nouveau, ou l'employé peut utiliser Forgot password? (Mot de passe oublié ?) avec son propre e-mail.

Je n'ai pas reçu le code d'inscription

Attendez la fin du minuteur, puis cliquez sur Resend Code (Renvoyer le code). Vérifiez votre dossier de courrier indésirable et assurez-vous que le numéro de téléphone peut recevoir des SMS.

Comment changer de langue ?

Cliquez sur votre photo de profil → Language (Langue), et choisissez parmi 55 langues. Avant de vous connecter, utilisez le bouton de langue dans le coin supérieur de la page.

Rapports et données

Un employé manque dans un rapport

• Vérifiez le branch switcher (sélecteur d'agence) en haut. Si une agence est sélectionnée, vous ne voyez que le personnel de cette agence. Choisissez All Branches (Toutes les agences).
• Vérifiez les personnes que vous avez choisi d'inclure dans les filtres du rapport.
• Vérifiez que l'employé est Active (Actif) dans Employee List (Liste des employés), et que sa date d'entrée est antérieure à la période du rapport.

Comment exporter un rapport ?

Ouvrez le rapport et utilisez le menu Export (Exporter) pour le télécharger en Excel ou en PDF, ou pour l'imprimer. Voir Rapports.

Pourquoi un élément de menu est-il verrouillé ?

Un cadenas signifie que votre forfait n'inclut pas cette fonctionnalité. Cliquez sur le badge du forfait pour voir votre forfait, ou consultez le tableau ci-dessous.

Que se passe-t-il à la fin de l'essai ?

Votre compte passe au forfait d'entrée de gamme. Vos données sont conservées. Les fonctionnalités que votre nouveau forfait n'inclut pas sont verrouillées jusqu'à ce que vous changiez de forfait.

Qui peut faire quoi

Les utilisateurs HR (RH) se connectent aux mêmes écrans d'administration que l'Admin. Les responsables (Manager) nécessitent le module Pro HRMS.

De quel forfait ai-je besoin

Chaque nouvelle entreprise bénéficie d'un essai de 15 jours avec tout débloqué. Ensuite :