Staff Khata calcule chaque salaire à partir de la présence, des congés, des jours fériés et des retards : plus besoin de tableur. Configurez-la une fois, puis lancez la paie chaque mois en quelques clics.

Forfait requis : La paie nécessite un forfait payant qui l'inclut. Si le menu Payroll (Paie) est verrouillé, consultez Billing & Plan (Facturation et forfait) pour les forfaits actuels.

Définir le cycle de paie et les retenues obligatoires

Ces paramètres s'appliquent à chaque exécution de la paie.

Cliquez sur Organization (Organisation) → Company (Entreprise), puis ouvrez l'onglet Payroll & Tax (Paie et impôts).
Sous Salary Cycle Period (Période du cycle de paie), réglez Period Start Day (jour de début) et Period End Day (jour de fin). Saisissez 0 comme jour de fin pour « dernier jour du mois ».
Sous Statutory Deductions & Contributions (Retenues et cotisations obligatoires), activez ce qui vous concerne.
Cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).

Paramètre	Ce qu'il fait
ESI (Employee State Insurance) (assurance sociale des salariés)	Ajoute les cotisations ESI pour les salaires concernés. Réglez le taux dans ESI Contribution %.
PF (Provident Fund) (caisse de prévoyance)	Ajoute les retenues EPF et la contribution équivalente de l'employeur. Réglez le taux dans PF Contribution %, généralement 12.
Gratuity Liability (Provision pour indemnité de fin de service)	Suit les provisions annuelles pour l'indemnité de fin de service.
Financial Year Start / End (Début / fin de l'exercice)	L'année utilisée pour les rapports financiers.

Attribuer une structure de salaire

Chaque employé a besoin d'une structure de salaire avant que la paie puisse être lancée.

Cliquez sur Payroll (Paie) → Salary Management (Gestion des salaires). Chaque employé est listé avec son cycle, ses gains, ses retenues, son salaire net et son CTC annuel (coût total pour l'entreprise).
Cliquez sur l'icône de modification de la ligne d'un employé, ou sur Assign Salary Structure (Attribuer une structure de salaire) pour un nouvel employé.
Choisissez le Payroll Cycle (cycle de paie : Monthly Cycle mensuel ou Weekly Cycle hebdomadaire) et le Salary Type (type de salaire : Fixed fixe, Variable ou Commission Based à la commission).
Remplissez les Earnings (Gains) : Basic Salary (salaire de base), HRA (indemnité de logement), Conveyance (indemnité de transport), Medical Allowance (indemnité médicale) et Other Allowance (autres indemnités).
Remplissez les Deductions (Retenues), comme PF, ESI et Professional Tax (taxe professionnelle). L'ESI peut être affichée combinée ou séparée.
Cochez Show CTC in Payslip (Afficher le CTC sur le bulletin) si l'employé doit voir son coût annuel pour l'entreprise.
Cliquez sur Save Salary Structure (Enregistrer la structure de salaire) ou Update Salary Structure (Mettre à jour la structure de salaire).

Pendant la saisie, les totaux en bas affichent Total Earnings (total des gains), Total Deductions (total des retenues), Net Take-Home (net à payer) et Annual CTC (CTC annuel).

Astuce : Vous pouvez aussi ouvrir ce formulaire depuis Organization → Employee List : ouvrez le menu de la ligne d'un employé et cliquez sur Assign / View Salary (Attribuer / voir le salaire).

Lancer la paie mensuelle

Cliquez sur Payroll (Paie) → Run Payroll (Lancer la paie).
Choisissez le mois et l'année en haut du tableau.
Cliquez sur Bulk Generate (Génération groupée), choisissez un Department (service), vérifiez le mois et l'année, puis cliquez sur Generate Bulk Payroll (Générer la paie groupée). Répétez pour chaque service.

Pour payer une seule personne, cliquez sur Add Payroll (Ajouter une paie) et choisissez l'employé.

Cliquez sur More Columns (Plus de colonnes) pour voir les jours travaillés, les jours de perte de salaire (LOP), les repos hebdomadaires, les jours fériés et les congés payés derrière chaque salaire.

Corriger et régler

Pour modifier un montant, modifiez la ligne de paie de l'employé. Dans Edit Monthly Payroll (Modifier la paie mensuelle), cliquez sur Save Draft (Enregistrer le brouillon) pour la laisser ouverte, ou sur Settle & Save (Régler et enregistrer) une fois payée.
Pour marquer plusieurs salaires comme payés, cochez les lignes et cliquez sur Settle Selected (Régler la sélection).
Utilisez Export (Exporter) pour télécharger le mois en Excel ou en PDF.

Consulter et télécharger les bulletins de paie

Cliquez sur Payslip (Bulletin de paie) sur la ligne d'un employé. Le bulletin affiche votre logo, le récapitulatif de présence, les gains, les retenues, les éventuels remboursements et le net à payer en toutes lettres. Il montre aussi comment la politique horaire du bureau a été appliquée : retards, départs anticipés et toute retenue liée à la politique.

Cliquez sur Download PDF (Télécharger le PDF) pour l'enregistrer, ou sur Print (Imprimer). Utilisez Show Annual CTC / Hide Annual CTC (Afficher / masquer le CTC annuel) pour choisir si le CTC apparaît.

Les employés disposant d'un identifiant voient leurs propres bulletins sous My Payslips (Mes bulletins de paie). Voir Libre-service employé.

Avances et remboursements

Enregistrer une avance sur salaire

Cliquez sur Payroll (Paie) → Add Advance (Ajouter une avance).
Choisissez l'Employee (employé), saisissez le Amount (montant) et le Reason / Description (motif / description), puis choisissez le Month (mois) et l'Year (année).
Cliquez sur Save Advance (Enregistrer l'avance).

Enregistrer un remboursement

Cliquez sur Payroll (Paie) → Add Reimbursement (Ajouter un remboursement).
Choisissez l'employé, saisissez le montant, le motif, le mois et l'année.
Joignez la facture sous Supporting Document / Bill (Justificatif / facture), en PDF, JPG, PNG ou DOC, jusqu'à 2 MB. Une facture est obligatoire.
Cliquez sur Submit Claim (Envoyer la demande).

Approuver, régler et imprimer un reçu

Ouvrez Payroll (Paie) → Advances & Reimbursements (Avances et remboursements) pour voir toutes les avances et demandes, y compris celles envoyées par les employés depuis l'application mobile. Ouvrez un enregistrement pour l'Approve (approuver) ou le Reject (refuser), puis utilisez Settle Request (Régler la demande) une fois payé. Cliquez sur Generate Slip (Générer le reçu) pour obtenir un reçu de remboursement téléchargeable en PDF.

Weekly Pay Process

Pour le personnel payé chaque semaine, réglez son Payroll Cycle (cycle de paie) sur Weekly Cycle (cycle hebdomadaire) dans la structure de salaire. Seuls ces employés apparaissent ici.

Cliquez sur Payroll (Paie) → Weekly Pay Process (Traitement de la paie hebdomadaire).
Choisissez la semaine.
Cliquez sur Generate Weekly (Générer la semaine) pour un employé, ou sur Bulk Department (Service groupé) → Run Bulk Process (Lancer le traitement groupé) pour tout un service.
Ouvrez un Weekly Payslip (bulletin hebdomadaire) pour le télécharger en PDF, l'imprimer avec Print (Imprimer) ou l'envoyer à l'employé avec Send Email (Envoyer par e-mail).
Cochez les lignes payées et cliquez sur Settle Selected (Régler la sélection).

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