Avant d'ajouter du personnel, présentez votre entreprise à Staff Khata. Votre profil, le format des codes employés, vos agences et vos services sont utilisés dans chaque rapport, bulletin de paie et pointage.

Remplir le profil de votre entreprise

Votre logo, votre nom et votre numéro fiscal sont imprimés sur les rapports et les bulletins de paie : configurez-les en premier.

Cliquez sur Organization (Organisation) → Company (Entreprise). La page Company Settings (Paramètres de l'entreprise) s'ouvre sur l'onglet Company Profile (Profil de l'entreprise).
En haut, Organization Info (Informations sur l'organisation) affiche votre Corporate ID (identifiant d'entreprise) et votre Workspace URL (URL de l'espace de travail). Vous ne pouvez pas les modifier.
Sous Company Logo (Logo de l'entreprise), cliquez sur Upload Logo (Importer le logo) et choisissez un fichier PNG, JPG ou GIF carré de moins de 2 MB (200 × 200 px convient bien).
Vérifiez le Company Name (nom de l'entreprise), puis saisissez votre Official Tax / Registration No. (numéro fiscal / d'enregistrement officiel), comme votre numéro GST.
Ajoutez votre Company Website (site web de l'entreprise). Commencez-le par https://.
Faites défiler jusqu'à Company Address (Adresse de l'entreprise). Saisissez la rue, la ville, l'État et le code postal chacun dans son champ, pour qu'ils s'impriment correctement sur les documents.
Cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).

Remarque : Corporate Email (e-mail de l'entreprise) est l'e-mail de connexion de l'administrateur et ne peut pas être modifié ici.

Choisir le format des codes employés

Staff Khata attribue automatiquement un code à chaque nouvel employé. Choisissez un format court et facile à lire.

Dans Company Settings (Paramètres de l'entreprise), ouvrez l'onglet Employee codes (Codes employés).
Réglez les champs ci-dessous. La case Live Generated Code Preview (Aperçu du code en direct) se met à jour pendant la saisie.
Cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).

Paramètre	Ce qu'il fait
Prefix (Préfixe)	Lettres au début, comme `ST` ou `EMP`.
Separator / Delimiter (Séparateur)	Trait d'union, barre oblique, tiret bas, point, ou aucun.
Include Year (Inclure l'année)	Ajoute l'année (`2026` ou `26`), ou None (Aucune).
Number of Digits (Nombre de chiffres)	Le nombre de chiffres du numéro, de 2 à 6.
Starting / Next Number (Numéro de départ / suivant)	Le numéro attribué au prochain nouvel employé.

Astuce : Les codes ne sont générés que pour les nouveaux employés. Les codes existants restent inchangés.

Vérifier la localisation

Ouvrez l'onglet Localization (Localisation). Currency Standard (devise), Timezone (fuseau horaire), Date Display Format (format de date) et Interface Language (langue de l'interface) sont réglés pour l'Inde lors de l'inscription. Modifiez-les uniquement si votre entreprise fonctionne autrement, puis cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).

Onglet Payroll & Tax

L'onglet Payroll & Tax (Paie et impôts) contient votre cycle de paie (jour de début et de fin), les paramètres PF, ESI et d'indemnité de fin de service (gratuity), ainsi que votre exercice financier. Ils sont expliqués dans Paie et salaires.

Ajouter vos agences

Les agences sont vos bureaux ou vos usines. Chaque agence peut avoir son propre géorepérage, afin que le personnel ne puisse pointer qu'à proximité de son lieu de travail.

Cliquez sur Organization (Organisation) → Branch (Agence). Votre espace de travail possède déjà une Main Branch (agence principale).
Ouvrez le menu de la ligne (⋯) et cliquez sur Edit (Modifier).
Saisissez un Branch name (nom d'agence) clair, un Code court (par exemple NOI-HQ) et l'Address (adresse).
Activez Primary branch (agence principale) si les nouveaux employés doivent y être ajoutés par défaut.
Activez Geo-fencing (géorepérage). Définissez ensuite l'emplacement : cliquez sur Locate me (Me localiser), tapez la Latitude et la Longitude, ou cliquez sur la carte pour placer un repère.
Saisissez le Radius (m) (rayon en mètres) : la distance maximale du repère à laquelle le personnel peut encore pointer.
Cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).

Pour ajouter un autre site, cliquez sur Add branch (Ajouter une agence), remplissez les mêmes champs et cliquez sur Add branch.

Astuce : Utilisez un rayon d'au moins 50 mètres. Le GPS des téléphones est moins précis à l'intérieur, et un rayon trop petit peut empêcher le personnel de pointer depuis son propre bureau.

Toutes les agences apparaissent dans la liste avec le rayon de leur géorepérage. Utilisez le sélecteur d'agence dans la barre du haut (All Branches, Toutes les agences) pour voir une agence à la fois ou toutes ensemble.

Le géorepérage doit aussi être activé pour l'entreprise. Voir Règles de présence et politique horaire du bureau.

Ajouter des services et des postes

Les services sont vos équipes. Les postes sont les intitulés de fonction dans chaque équipe ; ils apparaissent sur les bulletins de paie et les profils.

Cliquez sur Organization (Organisation) → Department (Service). Deux services sont créés pour vous.
Pour ajouter des intitulés de poste à l'un d'eux, ouvrez le menu de sa ligne (⋯) et cliquez sur Edit (Modifier). Sous Designations (Postes), tapez un intitulé, cliquez sur Add designation (Ajouter un poste) pour le suivant, puis cliquez sur Save Changes (Enregistrer les modifications).
Pour créer une nouvelle équipe, cliquez sur Add department (Ajouter un service), saisissez le Department name (nom du service), ajoutez ses postes et enregistrez.
Basculez le tableau de Departments (Services) à Designations (Postes) pour voir tous les intitulés de poste de votre entreprise et le service auquel chacun appartient.

Ensuite, définissez vos règles de présence et votre politique horaire du bureau.

Toujours bloqué ? Ouvrez un ticket depuis Help & Support dans l'application, ou contactez-nous sur staffkhata.com/contact.

Configurer votre entreprise, vos agences et vos services