હાજરીના નિયમો અને ઓફિસ ટાઇમ પોલિસી
પ્લાન: બધા પ્લાન
હાજરીના નિયમો નક્કી કરે છે કે Staff Khata દરેક પંચને કેવી રીતે ગણે: શું ઓવરટાઇમ ગણાય, ગેરહાજરીનો કેટલો ખર્ચ થાય, અને સ્ટાફને ક્યાંથી પંચ ઇન કરવાની છૂટ છે. ઓફિસ ટાઇમ પોલિસી નક્કી કરે છે કે કોઈ ક્યારે મોડું, હાફ-ડે પર અથવા ગેરહાજર ગણાય.
તમારા હાજરીના નિયમો સેટ કરો
- Organization (સંસ્થા) → Company (કંપની) પર ક્લિક કરો, પછી Attendance Rules (હાજરીના નિયમો) ટેબ ખોલો.
- તમને જોઈતા નિયમો ચાલુ કરો (નીચેનું ટેબલ જુઓ).
- Absent Day Deduction Penalty (ગેરહાજરી કપાત દંડ) માં, દરેક કારણ વગરની ગેરહાજરી માટે કેટલા દિવસનો પગાર કપાશે તે દાખલ કરો. સામાન્ય રીતે 1 રાખવામાં આવે છે.
- Save Changes (ફેરફારો સેવ કરો) પર ક્લિક કરો.
| સેટિંગ | તે શું કરે છે |
|---|---|
| Enable Auto Punch-Out (ઓટો પંચ-આઉટ ચાલુ કરો) | જો કર્મચારીઓ પંચ આઉટ કરવાનું ભૂલી જાય, તો રાત્રે 11:59 PM પર તેમને પંચ આઉટ કરે છે. |
| Enable Overtime Tracking (ઓવરટાઇમ ટ્રેકિંગ ચાલુ કરો) | શિફ્ટ ઉપરાંત કામ કરેલા કલાકો નોંધે છે, જેથી પગારપત્રક તેની ચુકવણી કરી શકે. ઓવરટાઇમ કેવી રીતે ચૂકવાય તે શિફ્ટ, રોસ્ટર અને ઓવરટાઇમ માં સેટ કરો. |
| Enable Live Attendance Notifications (લાઇવ હાજરી સૂચનાઓ ચાલુ કરો) | Admin અને HR ડેશબોર્ડ પર દરેક પંચ-ઇન અને પંચ-આઉટને અવાજ સાથે પોપ-અપ તરીકે બતાવે છે. |
| Start Journey on Punch-In (પંચ-ઇન પર જર્ની શરૂ કરો) | ફક્ત Journey Tracker એડ-ઓન માટે. જુઓ Journey Tracker. |
| Absent Day Deduction Penalty | દરેક કારણ વગરની ગેરહાજરી માટે કપાતા પગારના દિવસો, 0 થી 30. |
જીઓ-ફેન્સિંગ ચાલુ કરો
જીઓ-ફેન્સિંગ સ્ટાફને કામના સ્થળે ન હોય ત્યારે મોબાઇલ એપ પર પંચ ઇન કરતાં રોકે છે.
- એ જ ટેબ પર Geo-Fencing Parameters (જીઓ-ફેન્સિંગ પેરામીટર) સુધી સ્ક્રોલ કરો.
- Enable Geo-Fencing (જીઓ-ફેન્સિંગ ચાલુ કરો) ચાલુ કરો.
- તે કેવી રીતે લાગુ પડે તે પસંદ કરો:
- Branch-wise Rule (બ્રાન્ચ મુજબ નિયમ): દરેક બ્રાન્ચ પોતાનું લોકેશન અને ત્રિજ્યા વાપરે છે. Apply to Branches (બ્રાન્ચ પર લાગુ કરો) માં બ્રાન્ચ પસંદ કરો. જો તમારા એક કરતાં વધુ સ્થળ હોય તો આ શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ છે.
- Apply All Employees (બધા કર્મચારીઓ પર લાગુ કરો): બધા માટે એક જ લોકેશન. Geo Fence Radius (Metres) (જીઓ ફેન્સ ત્રિજ્યા, મીટર) દાખલ કરો અને સ્થળ પસંદ કરવા Set Map Location Coordinates (નકશા પર લોકેશન સેટ કરો) પર ક્લિક કરો.
- Save Changes પર ક્લિક કરો.
નોંધ: Branch-wise Rule માટે, પહેલાં Organization → Branch હેઠળ દરેક બ્રાન્ચની પિન અને ત્રિજ્યા સેટ કરો. જુઓ તમારી કંપની સેટ કરો.
તમે કોઈ એક કર્મચારી માટે તેમની પ્રોફાઇલમાં Attendance & devices (હાજરી અને ડિવાઇસ) પગલા પર જીઓ-ફેન્સિંગ બંધ પણ કરી શકો છો.
તમારા WhatsApp સારાંશ પસંદ કરો
Notifications (સૂચનાઓ) ટેબ પરથી તમે WhatsApp પર Daily Attendance Summary (દૈનિક હાજરી સારાંશ), Monthly Attendance Summary (માસિક હાજરી સારાંશ) અને Device Health Alerts (ડિવાઇસ હેલ્થ એલર્ટ) ચાલુ કરી શકો છો. જુઓ WhatsApp અને ઇન્ટિગ્રેશન.
ઓફિસ ટાઇમ પોલિસી બનાવો
ઓફિસ ટાઇમ પોલિસી તમારો ગ્રેસ પિરિયડ અને ટૂંકો દિવસ ક્યારે હાફ-ડે કે ગેરહાજરી બને તે સેટ કરે છે. તમારી પહેલી પોલિસી બધા માટે ડિફોલ્ટ બને છે.
- Organization → Office Time Policy (ઓફિસ ટાઇમ પોલિસી) પર ક્લિક કરો.
- Create First Policy (પહેલી પોલિસી બનાવો) પર ક્લિક કરો (અથવા જો પહેલેથી હોય તો Add New Policy (નવી પોલિસી ઉમેરો)).
- Policy Name (પોલિસીનું નામ) દાખલ કરો, જેમ કે "Standard Office Policy". જો આ પોલિસી પોતાની પોલિસી ન હોય તેવા બધા પર લાગુ થવી જોઈએ, તો Default (ડિફોલ્ટ) ચાલુ રાખો.
- Grace periods & working hours (ગ્રેસ પિરિયડ અને કામના કલાકો) હેઠળ, સમય કલાક અને મિનિટમાં સેટ કરો:
| સેટિંગ | તે શું કરે છે |
|---|---|
| Permitted Late Arrival (મંજૂર મોડું આગમન) | સ્ટાફ કેટલું મોડું આવી શકે અને છતાં મોડા ન ગણાય, ઉદાહરણ તરીકે 15 મિનિટ. |
| Permitted Early Departure (મંજૂર વહેલું પ્રસ્થાન) | સ્ટાફ કેટલું વહેલું જઈ શકે અને છતાં વહેલા ન ગણાય, ઉદાહરણ તરીકે 10 મિનિટ. |
| Half-day threshold (હાફ-ડે મર્યાદા) | આટલા કામના કલાકોથી ઓછું હોય તો દિવસ હાફ-ડે ગણાય (ઉદાહરણ તરીકે 7 કલાક). |
| Absent threshold (ગેરહાજરી મર્યાદા) | આટલા કામના કલાકોથી ઓછું હોય તો દિવસ ગેરહાજર ગણાય (ઉદાહરણ તરીકે 4 કલાક). તેને હાફ-ડે મર્યાદાથી ઓછું રાખો. |
માસિક લેટ કપાત
વારંવાર મોડું આવવાને કપાતમાં ફેરવવા માટે આનો ઉપયોગ કરો.
- Monthly late deductions (માસિક લેટ કપાત) ચાલુ કરો.
- Deduction source (કપાતનો સ્ત્રોત) પસંદ કરો: Attendance (હાજરીના દિવસો કાપે છે) અથવા Leave Balance (CL) (કેઝ્યુઅલ રજા કાપે છે).
- Monthly late count (માસિક લેટ સંખ્યા) અને Cut Days (કાપવાના દિવસો) સેટ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, 3 અને 1 નો અર્થ છે કે મહિનામાં દર 3 મોડા આગમન પર એક દિવસ કપાય.
ખૂબ મોડું અને વહેલું જવાના નિયમો
Late arrival rules (મોડા આગમનના નિયમો) હેઠળ, Add rule (નિયમ ઉમેરો) પર ક્લિક કરો, Duration (સમયગાળો) દાખલ કરો અને Cut Days પસંદ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, 1 કલાકથી વધુ મોડું થાય તો 0.5 (Half Day) કપાય. તમે 4 સુધી નિયમો ઉમેરી શકો છો. Early departure rules (વહેલા જવાના નિયમો) વહેલા જતા સ્ટાફ માટે એ જ રીતે કામ કરે છે. જો નિયમો સાપ્તાહિક રજાના દિવસોમાં પણ ગણાવા જોઈએ, તો Apply on weekly offs (સાપ્તાહિક રજા પર લાગુ કરો) ચાલુ કરો.
- Create Policy (પોલિસી બનાવો) પર ક્લિક કરો.
પોલિસી તેના મોડા, વહેલા, હાફ-ડે અને ગેરહાજરીના સમય સાથે સૂચિમાં દેખાય છે. કઈ પોલિસી ડિફોલ્ટ છે તે બદલવા, પોલિસીની લાઇનનું મેનૂ (⋯) ખોલો અને Make Default (ડિફોલ્ટ બનાવો) પર ક્લિક કરો.
સૂચન: કેટલાક સ્ટાફ, જેમ કે ફેક્ટરી ફ્લોર માટે અલગ સમય જોઈએ છે? બીજી પોલિસી બનાવો અને એ કર્મચારીઓને ઉમેરતી કે એડિટ કરતી વખતે Office Time Policy ફીલ્ડમાં તેને પસંદ કરો.
હજુ પણ મુશ્કેલી છે? એપની અંદર Help & Support માંથી ટિકિટ બનાવો, અથવા staffkhata.com/contact પર અમારો સંપર્ક કરો.