તમારી કંપની, બ્રાન્ચ અને વિભાગો સેટ કરો

સ્ટાફ ઉમેરતાં પહેલાં Staff Khata ને તમારી કંપની વિશે જણાવો. તમારી પ્રોફાઇલ, કર્મચારી કોડ ફોર્મેટ, બ્રાન્ચ અને વિભાગો દરેક રિપોર્ટ, પગાર સ્લિપ અને પંચમાં વપરાય છે.

તમારી કંપની પ્રોફાઇલ ભરો

તમારો લોગો, નામ અને ટેક્સ નંબર રિપોર્ટ અને પગાર સ્લિપ પર છપાય છે, તેથી તેમને પહેલાં સેટ કરો.

1. Organization (સંસ્થા) → Company (કંપની) પર ક્લિક કરો. Company Settings (કંપની સેટિંગ્સ) પેજ Company Profile (કંપની પ્રોફાઇલ) ટેબ પર ખૂલે છે.
2. ઉપર, Organization Info (સંસ્થાની માહિતી) તમારો Corporate ID (કોર્પોરેટ ID) અને Workspace URL (વર્કસ્પેસ URL) બતાવે છે. તમે તેમને બદલી શકતા નથી.
3. Company Logo (કંપની લોગો) હેઠળ, Upload Logo (લોગો અપલોડ કરો) પર ક્લિક કરો અને 2 MB થી ઓછી ચોરસ PNG, JPG અથવા GIF પસંદ કરો (200 × 200 px સારું ચાલે છે).
4. Company Name (કંપનીનું નામ) ચેક કરો, પછી તમારો Official Tax / Registration No. (સત્તાવાર ટેક્સ / રજિસ્ટ્રેશન નંબર) દાખલ કરો, જેમ કે તમારો GST નંબર.
5. તમારી Company Website (કંપની વેબસાઇટ) ઉમેરો. તેને https:// થી શરૂ કરો.
6. Company Address (કંપનીનું સરનામું) સુધી સ્ક્રોલ કરો. શેરી, શહેર, રાજ્ય અને પિન કોડ તેમના અલગ ફીલ્ડમાં ભરો, જેથી દસ્તાવેજો પર તે બરાબર છપાય.
7. Save Changes (ફેરફારો સેવ કરો) પર ક્લિક કરો.

તમારું કર્મચારી કોડ ફોર્મેટ પસંદ કરો

Staff Khata દરેક નવા કર્મચારીને આપોઆપ કોડ આપે છે. ટૂંકું અને વાંચવામાં સરળ ફોર્મેટ પસંદ કરો.

1. Company Settings માં Employee codes (કર્મચારી કોડ) ટેબ ખોલો.
2. નીચેના ફીલ્ડ સેટ કરો. તમે લખો તેમ Live Generated Code Preview (લાઇવ કોડ પ્રીવ્યૂ) બોક્સ અપડેટ થાય છે.
3. Save Changes પર ક્લિક કરો.

લોકલાઇઝેશન ચેક કરો

Localization (લોકલાઇઝેશન) ટેબ ખોલો. સાઇન અપ કરો ત્યારે Currency Standard (ચલણ), Timezone (ટાઇમ ઝોન), Date Display Format (તારીખ ફોર્મેટ) અને Interface Language (ઇન્ટરફેસ ભાષા) ભારત માટે સેટ હોય છે. જો તમારો વ્યવસાય અલગ રીતે કામ કરતો હોય તો જ તેમને બદલો, પછી Save Changes પર ક્લિક કરો.

Payroll & Tax ટેબ

Payroll & Tax (પગારપત્રક અને ટેક્સ) ટેબમાં તમારું પગાર ચક્ર (શરૂઆત અને અંતનો દિવસ), PF, ESI અને ગ્રેચ્યુઇટી સેટિંગ્સ, અને તમારું નાણાકીય વર્ષ હોય છે. તે પગારપત્રક અને પગાર માં સમજાવેલ છે.

તમારી બ્રાન્ચ ઉમેરો

બ્રાન્ચ એટલે તમારી ઓફિસ અથવા ફેક્ટરીના સ્થળો. દરેક બ્રાન્ચનું પોતાનું જીઓ-ફેન્સ હોઈ શકે છે, જેથી સ્ટાફ ફક્ત પોતાના કામના સ્થળની નજીકથી જ પંચ ઇન કરી શકે.

1. Organization → Branch (બ્રાન્ચ) પર ક્લિક કરો. તમારા વર્કસ્પેસમાં પહેલેથી જ એક Main Branch (મુખ્ય બ્રાન્ચ) છે.
2. લાઇનનું મેનૂ (⋯) ખોલો અને Edit (એડિટ) પર ક્લિક કરો.
3. સ્પષ્ટ Branch name (બ્રાન્ચનું નામ), ટૂંકો Code (કોડ, ઉદાહરણ તરીકે NOI-HQ) અને Address (સરનામું) દાખલ કરો.
4. જો નવો સ્ટાફ ડિફોલ્ટ રીતે અહીં ઉમેરાવો જોઈએ, તો Primary branch (પ્રાથમિક બ્રાન્ચ) ચાલુ કરો.
5. Geo-fencing (જીઓ-ફેન્સિંગ) ચાલુ કરો. પછી લોકેશન સેટ કરો: Locate me (મારું સ્થાન શોધો) પર ક્લિક કરો, Latitude (અક્ષાંશ) અને Longitude (રેખાંશ) લખો, અથવા પિન મૂકવા માટે નકશા પર ક્લિક કરો.
6. Radius (m) (ત્રિજ્યા, મીટર) દાખલ કરો: પિનથી કેટલા દૂર સુધી સ્ટાફ રહીને પણ પંચ ઇન કરી શકે.
7. Save Changes પર ક્લિક કરો.

બીજું સ્થળ ઉમેરવા માટે Add branch (બ્રાન્ચ ઉમેરો) પર ક્લિક કરો, એ જ ફીલ્ડ ભરો અને Add branch પર ક્લિક કરો.

બધી બ્રાન્ચ તેમની જીઓ-ફેન્સ ત્રિજ્યા સાથે સૂચિમાં દેખાય છે. એક સમયે એક બ્રાન્ચ અથવા બધી સાથે જોવા માટે ઉપરના બારમાં બ્રાન્ચ સ્વિચર (All Branches) વાપરો.

જીઓ-ફેન્સિંગ કંપની માટે પણ ચાલુ કરવું પડે છે. જુઓ હાજરીના નિયમો અને ઓફિસ ટાઇમ પોલિસી.

વિભાગો અને હોદ્દા ઉમેરો

વિભાગો એટલે તમારી ટીમો. હોદ્દા એટલે દરેક ટીમની અંદરના જોબ ટાઇટલ, અને તે પગાર સ્લિપ અને પ્રોફાઇલ પર દેખાય છે.

1. Organization → Department (વિભાગ) પર ક્લિક કરો. તમારા માટે બે વિભાગ બનાવેલા હોય છે.
2. કોઈ વિભાગમાં જોબ ટાઇટલ ઉમેરવા, તેની લાઇનનું મેનૂ (⋯) ખોલો અને Edit પર ક્લિક કરો. Designations (હોદ્દા) હેઠળ ટાઇટલ લખો, આગળના માટે Add designation (હોદ્દો ઉમેરો) પર ક્લિક કરો, પછી Save Changes પર ક્લિક કરો.
3. નવી ટીમ બનાવવા Add department (વિભાગ ઉમેરો) પર ક્લિક કરો, Department name (વિભાગનું નામ) દાખલ કરો, તેના હોદ્દા ઉમેરો અને સેવ કરો.
4. તમારી કંપનીના દરેક જોબ ટાઇટલ અને તે કયા વિભાગનું છે તે જોવા ટેબલને Departments (વિભાગો) માંથી Designations પર બદલો.

હવે તમારા હાજરીના નિયમો અને ઓફિસ ટાઇમ પોલિસી સેટ કરો.