પગારપત્રક, પગાર સ્લિપ અને એડવાન્સ
પ્લાન: પગારપત્રકવાળા પ્લાન
Staff Khata હાજરી, રજા, જાહેર રજાઓ અને લેટ માર્ક પરથી દરેક પગાર ગણે છે, તેથી તમારે સ્પ્રેડશીટની જરૂર નથી. તેને એક વાર સેટ કરો, પછી દર મહિને થોડા ક્લિકમાં પગારપત્રક ચલાવો.
પ્લાન જરૂરી: પગારપત્રક માટે પગારપત્રક શામેલ હોય તેવો પેઇડ પ્લાન જોઈએ. જો Payroll (પગારપત્રક) મેનૂ લોક હોય, તો હાલના પ્લાન માટે Billing & Plan (બિલિંગ અને પ્લાન) જુઓ.
પગાર ચક્ર અને કાયદાકીય કપાત સેટ કરો
આ સેટિંગ્સ દરેક પગારપત્રક રન પર લાગુ થાય છે.
- Organization (સંસ્થા) → Company (કંપની) પર ક્લિક કરો, પછી Payroll & Tax (પગારપત્રક અને ટેક્સ) ટેબ ખોલો.
- Salary Cycle Period (પગાર ચક્રનો સમયગાળો) હેઠળ, Period Start Day (શરૂઆતનો દિવસ) અને Period End Day (અંતનો દિવસ) સેટ કરો. "મહિનાનો છેલ્લો દિવસ" માટે અંતના દિવસ તરીકે 0 દાખલ કરો.
- Statutory Deductions & Contributions (કાયદાકીય કપાત અને યોગદાન) હેઠળ, તમને લાગુ પડતું હોય તે ચાલુ કરો.
- Save Changes (ફેરફારો સેવ કરો) પર ક્લિક કરો.
| સેટિંગ | તે શું કરે છે |
|---|---|
| ESI (Employee State Insurance) (કર્મચારી રાજ્ય વીમો) | લાયક પગાર માટે ESI યોગદાન ઉમેરે છે. દર ESI Contribution % માં સેટ કરો. |
| PF (Provident Fund) (ભવિષ્ય નિધિ) | EPF કપાત અને એમ્પ્લોયરનું સમાન યોગદાન ઉમેરે છે. દર PF Contribution % માં સેટ કરો, સામાન્ય રીતે 12. |
| Gratuity Liability (ગ્રેચ્યુઇટી જવાબદારી) | વાર્ષિક ગ્રેચ્યુઇટી જોગવાઈ ટ્રેક કરે છે. |
| Financial Year Start / End (નાણાકીય વર્ષની શરૂઆત / અંત) | નાણાકીય રિપોર્ટિંગ માટે વપરાતું વર્ષ. |
પગાર માળખું સોંપો
પગારપત્રક ચલાવી શકાય તે પહેલાં દરેક કર્મચારીનું પગાર માળખું હોવું જોઈએ.
- Payroll → Salary Management (પગાર મેનેજમેન્ટ) પર ક્લિક કરો. દરેક કર્મચારી તેમના ચક્ર, કમાણી, કપાત, ચોખ્ખો પગાર અને વાર્ષિક CTC સાથે સૂચિમાં છે.
- કર્મચારીની લાઇન પરના એડિટ આઇકન પર ક્લિક કરો, અથવા નવી વ્યક્તિ માટે Assign Salary Structure (પગાર માળખું સોંપો) પર ક્લિક કરો.
- Payroll Cycle (પગારપત્રક ચક્ર: Monthly Cycle (માસિક ચક્ર) અથવા Weekly Cycle (સાપ્તાહિક ચક્ર)) અને Salary Type (પગારનો પ્રકાર: Fixed (નિશ્ચિત), Variable (બદલાતો) અથવા Commission Based (કમિશન આધારિત)) પસંદ કરો.
- Earnings (કમાણી) ભરો: Basic Salary, HRA, Conveyance, Medical Allowance અને Other Allowance.
- Deductions (કપાત) ભરો, જેમ કે PF, ESI અને Professional Tax. ESI ભેગું અથવા અલગ બતાવી શકાય છે.
- જો કર્મચારીએ પોતાનો વાર્ષિક કોસ્ટ ટુ કંપની જોવો જોઈએ, તો Show CTC in Payslip (પગાર સ્લિપમાં CTC બતાવો) ટિક કરો.
- Save Salary Structure (પગાર માળખું સેવ કરો) (અથવા Update Salary Structure (પગાર માળખું અપડેટ કરો)) પર ક્લિક કરો.
તમે લખો તેમ, નીચેના સરવાળા Total Earnings (કુલ કમાણી), Total Deductions (કુલ કપાત), Net Take-Home (ચોખ્ખો હાથમાં પગાર) અને Annual CTC (વાર્ષિક CTC) બતાવે છે.
સૂચન: તમે આ ફોર્મ Organization → Employee List (કર્મચારી સૂચિ) માંથી પણ ખોલી શકો છો: કર્મચારીની લાઇનનું મેનૂ ખોલો અને Assign / View Salary (પગાર સોંપો / જુઓ) પર ક્લિક કરો.
માસિક પગારપત્રક ચલાવો
- Payroll → Run Payroll (પગારપત્રક ચલાવો) પર ક્લિક કરો.
- ટેબલની ઉપર મહિનો અને વર્ષ પસંદ કરો.
- Bulk Generate (બલ્કમાં બનાવો) પર ક્લિક કરો, Department (વિભાગ) પસંદ કરો, મહિનો અને વર્ષ ચેક કરો, અને Generate Bulk Payroll (બલ્ક પગારપત્રક બનાવો) પર ક્લિક કરો. દરેક વિભાગ માટે આ ફરી કરો.
ફક્ત એક વ્યક્તિને પગાર આપવા, Add Payroll (પગારપત્રક ઉમેરો) પર ક્લિક કરો અને કર્મચારી પસંદ કરો.
દરેક પગાર પાછળના કામકાજના દિવસો, લોસ ઓફ પે (LOP) દિવસો, સાપ્તાહિક રજા, જાહેર રજાઓ અને પેઇડ રજા જોવા More Columns (વધુ કૉલમ) પર ક્લિક કરો.
સુધારો અને સેટલ કરો
- કોઈ આંકડો બદલવા, કર્મચારીની પગારપત્રક લાઇન એડિટ કરો. Edit Monthly Payroll (માસિક પગારપત્રક એડિટ કરો) માં, તેને ખુલ્લું રાખવા Save Draft (ડ્રાફ્ટ સેવ કરો) પર, અથવા ચુકવણી થઈ જાય પછી Settle & Save (સેટલ કરો અને સેવ કરો) પર ક્લિક કરો.
- ઘણા પગારને ચૂકવેલા તરીકે ચિહ્નિત કરવા, લાઇન ટિક કરો અને Settle Selected (પસંદ કરેલા સેટલ કરો) પર ક્લિક કરો.
- મહિનો Excel અથવા PDF તરીકે ડાઉનલોડ કરવા Export (એક્સપોર્ટ) વાપરો.
પગાર સ્લિપ જુઓ અને ડાઉનલોડ કરો
કર્મચારીની લાઇન પર Payslip (પગાર સ્લિપ) પર ક્લિક કરો. પગાર સ્લિપ તમારો લોગો, હાજરીનો સારાંશ, કમાણી, કપાત, કોઈપણ રીઇમ્બર્સમેન્ટ, અને શબ્દોમાં ચોખ્ખો પગાર બતાવે છે. તે એ પણ બતાવે છે કે ઓફિસ ટાઇમ પોલિસી કેવી રીતે લાગુ થઈ: લેટ માર્ક, વહેલું જવું અને કોઈપણ પોલિસી કપાત.
તેને સેવ કરવા Download PDF (PDF ડાઉનલોડ કરો) પર, અથવા Print (પ્રિન્ટ) પર ક્લિક કરો. CTC દેખાય કે નહીં તે પસંદ કરવા Show Annual CTC (વાર્ષિક CTC બતાવો) / Hide Annual CTC (વાર્ષિક CTC છુપાવો) વાપરો.
લોગિન ધરાવતા કર્મચારીઓ My Payslips (મારી પગાર સ્લિપ) હેઠળ પોતાની પગાર સ્લિપ જુએ છે. જુઓ કર્મચારી સેલ્ફ-સર્વિસ.
એડવાન્સ અને રીઇમ્બર્સમેન્ટ
પગાર એડવાન્સ નોંધો
- Payroll → Add Advance (એડવાન્સ ઉમેરો) પર ક્લિક કરો.
- Employee (કર્મચારી) પસંદ કરો, Amount (રકમ) અને Reason / Description (કારણ / વર્ણન) દાખલ કરો, અને Month (મહિનો) અને Year (વર્ષ) પસંદ કરો.
- Save Advance (એડવાન્સ સેવ કરો) પર ક્લિક કરો.
રીઇમ્બર્સમેન્ટ નોંધો
- Payroll → Add Reimbursement (રીઇમ્બર્સમેન્ટ ઉમેરો) પર ક્લિક કરો.
- કર્મચારી પસંદ કરો, રકમ, કારણ, મહિનો અને વર્ષ દાખલ કરો.
- Supporting Document / Bill (સહાયક દસ્તાવેજ / બિલ) હેઠળ બિલ જોડો (PDF, JPG, PNG અથવા DOC, 2 MB સુધી). બિલ ફરજિયાત છે.
- Submit Claim (ક્લેમ સબમિટ કરો) પર ક્લિક કરો.
મંજૂર કરો, સેટલ કરો અને સ્લિપ પ્રિન્ટ કરો
દરેક એડવાન્સ અને ક્લેમ જોવા Payroll → Advances & Reimbursements (એડવાન્સ અને રીઇમ્બર્સમેન્ટ) ખોલો, જેમાં કર્મચારીઓએ મોબાઇલ એપમાંથી મોકલેલા પણ શામેલ છે. કોઈ રેકોર્ડ ખોલીને તેને Approve (મંજૂર કરો) અથવા Reject (નામંજૂર કરો), પછી ચુકવણી થાય એટલે Settle Request (વિનંતી સેટલ કરો). PDF તરીકે ડાઉનલોડ કરી શકાય તેવી રીઇમ્બર્સમેન્ટ સ્લિપ માટે Generate Slip (સ્લિપ બનાવો) પર ક્લિક કરો.
Weekly Pay Process (સાપ્તાહિક પગાર પ્રક્રિયા)
સાપ્તાહિક પગાર મેળવતા સ્ટાફ માટે, પગાર માળખામાં તેમનું Payroll Cycle Weekly Cycle પર સેટ કરો. ફક્ત આ કર્મચારીઓ જ અહીં દેખાય છે.
- Payroll → Weekly Pay Process પર ક્લિક કરો.
- અઠવાડિયું પસંદ કરો.
- એક કર્મચારી માટે Generate Weekly (સાપ્તાહિક બનાવો) પર, અથવા આખા વિભાગ માટે Bulk Department (બલ્ક વિભાગ) → Run Bulk Process (બલ્ક પ્રક્રિયા ચલાવો) પર ક્લિક કરો.
- PDF ડાઉનલોડ કરવા, Print કરવા અથવા કર્મચારીને Send Email (ઇમેઇલ મોકલો) કરવા Weekly Payslip (સાપ્તાહિક પગાર સ્લિપ) ખોલો.
- ચૂકવેલી લાઇન ટિક કરો અને Settle Selected પર ક્લિક કરો.
હજુ પણ મુશ્કેલી છે? એપની અંદર Help & Support માંથી ટિકિટ બનાવો, અથવા staffkhata.com/contact પર અમારો સંપર્ક કરો.