રજાના પ્રકાર, રજાની વિનંતીઓ અને જાહેર રજાઓ

તમારો સ્ટાફ કયા પ્રકારની રજા લઈ શકે અને તમારી જાહેર રજાઓની સૂચિ એક વાર સેટ કરો. ત્યાર પછી રજાની વિનંતીઓ, બેલેન્સ અને જાહેર રજાઓ આપોઆપ હાજરી અને પગારપત્રકમાં જાય છે.

રજાના પ્રકાર નક્કી કરો

કેઝ્યુઅલ, સિક, અર્ન્ડ અને મેટરનિટી રજા તમારા માટે પહેલેથી સેટ છે. તેમને એડિટ કરો અથવા તમારા પોતાના ઉમેરો.

1. Organization (સંસ્થા) → Define Leave (રજા નક્કી કરો) પર ક્લિક કરો. Leave types (રજાના પ્રકાર) સૂચિ દરેક પ્રકારનો કોડ, વર્ષદીઠ દિવસો, ન વપરાયેલા દિવસોનું શું થાય છે, અને તેને મંજૂરીની જરૂર છે કે નહીં તે બતાવે છે.
2. Add Leave Type (રજાનો પ્રકાર ઉમેરો) પર ક્લિક કરો.
3. ફોર્મ ભરો:

4. Add Leave Type પર ક્લિક કરો.

કોઈ પ્રકાર બદલવા કે કાઢવા, તેની લાઇન પર Edit (એડિટ) અથવા Delete (ડિલીટ) વાપરો.

રજા બેલેન્સ ચેક કરો (Leave Opening Entry)

1. Time & Leave (સમય અને રજા) → Leave Opening Entry (રજા ઓપનિંગ એન્ટ્રી) પર ક્લિક કરો.
2. દરેક કર્મચારી અને રજાના પ્રકાર માટે તમને Allowed (મંજૂર), Used (વપરાયેલા) અને Left (બાકી) દિવસો, તથા Total left (કુલ બાકી) દેખાય છે.
3. ઉપર ડાબી બાજુ નાણાકીય વર્ષ બદલો, અથવા રજાના પ્રકાર, બ્રાન્ચ, વિભાગ કે કર્મચારી દ્વારા ફિલ્ટર કરો. ટેબલ ડાઉનલોડ કરવા Export (એક્સપોર્ટ) પર ક્લિક કરો.

કર્મચારીઓ રજા માટે કેવી રીતે અરજી કરે છે

કર્મચારીઓ પોતાના ઇમેઇલ અને પાસવર્ડથી, વેબ પર https://attendance.staffkhata.com પર અથવા Staff Khata એપમાં (Leave (રજા) ટેબ) સાઇન ઇન કરે છે. તેઓ Apply Leave (રજા માટે અરજી કરો) ખોલે છે, દરેક રજાના પ્રકાર માટે પોતાનું બેલેન્સ જુએ છે, પ્રકાર અને તારીખો પસંદ કરે છે, કારણ ઉમેરે છે અને તેને મોકલે છે. પછી વિનંતી મંજૂરીની રાહ જુએ છે.

કર્મચારી વતી રજા માટે અરજી કરો

જ્યારે કોઈ ફોન કરીને બીમાર હોવાનું જણાવે અથવા એપ ન વાપરતું હોય ત્યારે ઉપયોગી.

1. Time & Leave → Leave Application (રજા અરજી) પર ક્લિક કરો.
2. Apply leave (રજા માટે અરજી કરો) પર ક્લિક કરો.
3. Employee (કર્મચારી) પસંદ કરો, પછી Leave type (રજાનો પ્રકાર). દરેક પ્રકારની બાજુમાં બાકી દિવસો દેખાય છે.
4. One day (એક દિવસ), Half a day (અડધો દિવસ) અથવા Several days (ઘણા દિવસો) પસંદ કરો, અને તારીખ કે તારીખો પસંદ કરો.
5. Reason (કારણ) ઉમેરો. Also notify (આમને પણ જણાવો) હેઠળ, તમે જાણ કરવા માટે લોકો પસંદ કરી શકો છો.
6. Apply leave પર ક્લિક કરો.

રજા મંજૂર કે નામંજૂર કરો

1. Time & Leave → Leave Application પર ક્લિક કરો. Leave requests (રજાની વિનંતીઓ) Pending (બાકી) પર ખૂલે છે.
2. કોઈ વિનંતી પર Review (તપાસો) પર ક્લિક કરો. રજાનો પ્રકાર, તારીખો, દિવસો અને કારણ ચેક કરો.
3. Approve (મંજૂર કરો) અથવા Reject (નામંજૂર કરો) પર ક્લિક કરો, પછી પુષ્ટિ કરો.

Approved (મંજૂર), Rejected (નામંજૂર) અને All (બધા) ટેબ ઇતિહાસ રાખે છે. તમે પછીથી પણ વિનંતીની વિગતોમાંથી નિર્ણય બદલી શકો છો.

તમારી જાહેર રજાઓ ઉમેરો

જાહેર રજાઓ કેલેન્ડર પર દેખાય છે અને હાજરી રિપોર્ટમાં વપરાય છે. સૌથી ઝડપી શરૂઆત એ છે કે તમારી સૂચિ ઇમ્પોર્ટ કરો.

સ્પ્રેડશીટમાંથી ઇમ્પોર્ટ કરો

1. Organization → Define Holiday (જાહેર રજા નક્કી કરો) પર ક્લિક કરો.
2. Import (ઇમ્પોર્ટ) પર ક્લિક કરો.
3. Need A Template (ટેમ્પલેટ જોઈએ છે) હેઠળ, નમૂનો ડાઉનલોડ કરવા CSV અથવા Excel પર ક્લિક કરો. તેમાં ત્રણ કૉલમ છે: Holiday Name (રજાનું નામ), Type (પ્રકાર: Full Day અથવા Half Day) અને Date (તારીખ, DD-MM-YYYY).
4. તેને ભરો, પછી ફાઇલને બોક્સમાં ખેંચો અથવા બ્રાઉઝ કરવા ક્લિક કરો. 2 MB સુધીની CSV, XLS અને XLSX ફાઇલો ચાલે છે.
5. Import પર ક્લિક કરો. તમારી બધી રજાઓ એકસાથે ઉમેરાય છે.

એક જાહેર રજા ઉમેરો

1. Define Holiday પર, Add Holiday (રજા ઉમેરો) પર ક્લિક કરો.
2. Name (નામ) દાખલ કરો, Date (તારીખ) પસંદ કરો, અને Full day (પૂરો દિવસ) અથવા Half day (અડધો દિવસ) પસંદ કરો. Description (વર્ણન) વૈકલ્પિક છે.
3. Add Holiday પર ક્લિક કરો.

સૂચિ જોવા Upcoming (આવનારી), Past (પાછલી) અને All ટેબ વાપરો, અને બદલવા માટે લાઇન પર Edit અથવા Delete વાપરો.