કર્મચારીઓ ઉમેરો અને મેનેજ કરો

કર્મચારીઓ ઉમેરવાની ત્રણ રીત છે: Add Employee (કર્મચારી ઉમેરો) ફોર્મથી એક પછી એક, Excel ફાઇલમાંથી એકસાથે ઘણા, અથવા આમંત્રણ મોકલીને જેથી તેઓ પોતાની વિગતો જાતે ભરે.

કર્મચારી સૂચિ ખોલો

Organization (સંસ્થા) → Employee List (કર્મચારી સૂચિ) પર ક્લિક કરો. Employee Directory (કર્મચારી ડિરેક્ટરી) દરેકને તેમના કોડ, વિભાગ, સંપર્ક વિગતો અને સ્થિતિ સાથે બતાવે છે. બાકીની બે રીત માટે Add Employee અથવા તેની બાજુનો તીર (More ways to add, ઉમેરવાની વધુ રીતો) વાપરો.

એક કર્મચારી ઉમેરો

Add employee ફોર્મમાં ચાર પગલાં છે. સ્ટાર વાળા ફીલ્ડ ફરજિયાત છે; બાકીના તમે પછી ભરી શકો છો.

પગલું 1: Personal Info (વ્યક્તિગત માહિતી)

1. First Name (પહેલું નામ), Last Name (અટક) અને Work Email (કામનો ઇમેઇલ) દાખલ કરો.
2. દેશના કોડ સાથે Contact Number (સંપર્ક નંબર) દાખલ કરો. કર્મચારી ઉમેર્યા પછી તે બદલી શકાતો નથી.
3. પહેલો Password (પાસવર્ડ) સેટ કરો. કર્મચારી સાઇન ઇન કર્યા પછી તેને બદલી શકે છે.
4. Gender (લિંગ) પસંદ કરો, પછી Next (આગળ) પર ક્લિક કરો.

પગલું 2: Employment (નોકરી)

1. તમારા કંપની ફોર્મેટમાંથી કોડ બનાવવા Employee Code / ID (કર્મચારી કોડ / ID) ખાલી રાખો. જુઓ તમારી કંપની સેટ કરો.
2. Joining Date (જોડાવાની તારીખ) ચેક કરો, પછી Branch (બ્રાન્ચ), Department (વિભાગ) અને Designation (હોદ્દો) પસંદ કરો.
3. System Role (સિસ્ટમ રોલ) પસંદ કરો. મોટાભાગનો સ્ટાફ Employee (કર્મચારી) હોય છે; તેમને ફક્ત પોતાનો ડેટા જ દેખાય છે.
4. જ્યાં સુધી તમે બીજી પસંદ ન કરો, Office Time Policy (ઓફિસ ટાઇમ પોલિસી) તમારી ડિફોલ્ટ પોલિસી વાપરે છે.
5. Reporting Manager (રિપોર્ટિંગ મેનેજર), EPF number (EPF નંબર) અને ESI number (ESI નંબર) વૈકલ્પિક છે. Next પર ક્લિક કરો.

પગલું 3: Bank & education (બેંક અને શિક્ષણ)

બેંકની વિગતો પગારની ચુકવણી માટે વપરાય છે. બંને વિભાગ વૈકલ્પિક છે. Next પર ક્લિક કરો.

પગલું 4: Attendance & devices (હાજરી અને ડિવાઇસ)

Add employee પર ક્લિક કરો. નવો કર્મચારી પોતાના કોડ સાથે સૂચિમાં દેખાય છે.

Excel માંથી કર્મચારીઓ ઇમ્પોર્ટ કરો

1. Add Employee ની બાજુના તીર પર ક્લિક કરો અને Import from Excel (Excel માંથી ઇમ્પોર્ટ કરો) પસંદ કરો.
2. Get the template (ટેમ્પલેટ મેળવો) હેઠળ, Excel template (Excel ટેમ્પલેટ) (અથવા CSV template) પર ક્લિક કરો. તેમાં દરેક કૉલમ અને ત્રણ ઉદાહરણ લાઇન છે.
3. ઉદાહરણોની જગ્યાએ તમારા કર્મચારીઓ ભરો, દરેક લાઇનમાં એક. હેડર લાઇન રહેવા દો.
4. Upload your file (તમારી ફાઇલ અપલોડ કરો) હેઠળ, ફાઇલ ત્યાં મૂકો અથવા browse (બ્રાઉઝ) પર ક્લિક કરો. Excel અથવા CSV, 2 MB સુધી.
5. Import employees (કર્મચારીઓ ઇમ્પોર્ટ કરો) પર ક્લિક કરો.

કર્મચારી કોડ વગરની લાઇનને તમારા કોડ ફોર્મેટમાંથી કોડ મળે છે. જો કેટલીક લાઇન નિષ્ફળ જાય, તો Staff Khata તેમને Rows that need fixing (સુધારવાની લાઇન) હેઠળ બતાવે છે. ડાઉનલોડ થયેલી ફાઇલમાં તેમને સુધારો અને એ ફાઇલ ફરી ઇમ્પોર્ટ કરો.

કર્મચારીઓને પોતાની વિગતો ભરવા આમંત્રણ આપો

કર્મચારી પોતાની જન્મ તારીખ, સરનામું, ઇમરજન્સી સંપર્ક અને બેંક વિગતો જાતે ઉમેરે છે.

1. Add Employee ની બાજુના તીર પર ક્લિક કરો અને Invite Employee (કર્મચારીને આમંત્રણ આપો) પસંદ કરો.
2. First Name, Last Name, Email (ઇમેઇલ) અને Phone Number (ફોન નંબર) ભરો.
3. Department, Designation, Role (રોલ), Branch અને Joining Date પસંદ કરો. Reporting Manager વૈકલ્પિક છે.
4. Send Invite (આમંત્રણ મોકલો) પર ક્લિક કરો.

કર્મચારીને ઇમેઇલ અને WhatsApp પર એક લિંક મળે છે. તેઓ તેને ખોલે છે, વન-ટાઇમ કોડથી પોતાને વેરિફાય કરે છે, પોતાની વિગતો ભરે છે, પાસવર્ડ સેટ કરે છે અને Complete onboarding (ઓનબોર્ડિંગ પૂર્ણ કરો) પર ક્લિક કરે છે. લિંક 7 દિવસ સુધી કામ કરે છે.

કર્મચારીને મેનેજ કરો

કોઈપણ કર્મચારીની લાઇનનું મેનૂ (⋯) ખોલીને:

• Edit Employee (કર્મચારી એડિટ કરો): તેમની વિગતો બદલો.
• Assign / View Salary (પગાર સોંપો / જુઓ): તેમનું પગાર માળખું સેટ કરો. જુઓ પગારપત્રક અને પગાર.
• Biometric enrollment (બાયોમેટ્રિક નોંધણી): Realtime બાયોમેટ્રિક ડિવાઇસ પર તેમની ફિંગરપ્રિન્ટ અથવા કાર્ડ નોંધો. જુઓ બાયોમેટ્રિક ડિવાઇસ.
• Update Password (પાસવર્ડ અપડેટ કરો): તેમના માટે નવો પાસવર્ડ સેટ કરો.
• Disable Mobile Punch (મોબાઇલ પંચ બંધ કરો) / Enable Mobile Punch (મોબાઇલ પંચ ચાલુ કરો): તેઓ Staff Khata મોબાઇલ એપમાંથી સેલ્ફી અને લોકેશન સાથે પંચ ઇન કરી શકે કે નહીં તે નક્કી કરો. નવા કર્મચારીઓ માટે મોબાઇલ પંચ ચાલુ હોય છે; જે સ્ટાફે ફક્ત બાયોમેટ્રિક ડિવાઇસ પર જ પંચ કરવું જોઈએ તેમના માટે તેને બંધ કરો.

કર્મચારીને નિષ્ક્રિય કરવા સૂચિમાં Status (સ્થિતિ) સ્વિચ વાપરો. નિષ્ક્રિય કર્મચારીઓ સાઇન ઇન કરી શકતા નથી અને હાજરીમાંથી છુપાયેલા રહે છે.

હવે શિફ્ટ, રોસ્ટર અને ઓવરટાઇમ સેટ કરો.