अटेंडेंस के नियम और ऑफ़िस टाइम पॉलिसी
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अटेंडेंस के नियम तय करते हैं कि Staff Khata हर पंच को कैसे गिने: क्या ओवरटाइम माना जाए, गैरहाज़िरी पर कितना कटे, और स्टाफ़ कहाँ से पंच कर सकता है। ऑफ़िस टाइम पॉलिसी तय करती है कि कोई कब लेट है, कब हाफ़-डे पर है या कब गैरहाज़िर है।
अपने अटेंडेंस के नियम सेट करें
- Organization (संगठन) → Company (कंपनी) पर क्लिक करें, फिर Attendance Rules (अटेंडेंस के नियम) टैब खोलें।
- जो नियम चाहिए उन्हें चालू करें (नीचे की टेबल देखें)।
- Absent Day Deduction Penalty (गैरहाज़िरी पर कटौती) में डालें कि हर बिना वजह की गैरहाज़िरी पर कितने दिन की सैलरी कटे। आम तौर पर 1 रखा जाता है।
- Save Changes (बदलाव सेव करें) पर क्लिक करें।
| सेटिंग | यह क्या करती है |
|---|---|
| Enable Auto Punch-Out (ऑटो पंच-आउट चालू करें) | अगर कर्मचारी पंच-आउट करना भूल जाएँ, तो रात 11:59 बजे उनका पंच-आउट कर देता है। |
| Enable Overtime Tracking (ओवरटाइम ट्रैकिंग चालू करें) | शिफ़्ट से ज़्यादा काम किए गए घंटे दर्ज करता है, ताकि पेरोल उनका भुगतान कर सके। ओवरटाइम का भुगतान कैसे हो, यह शिफ़्ट, रोस्टर और ओवरटाइम में सेट करें। |
| Enable Live Attendance Notifications (लाइव अटेंडेंस सूचनाएँ चालू करें) | Admin और HR डैशबोर्ड पर हर पंच-इन और पंच-आउट को आवाज़ के साथ पॉप-अप में दिखाता है। |
| Start Journey on Punch-In (पंच-इन पर यात्रा शुरू करें) | केवल Journey Tracker ऐड-ऑन के लिए। देखें Journey Tracker। |
| Absent Day Deduction Penalty (गैरहाज़िरी पर कटौती) | हर बिना वजह की गैरहाज़िरी पर कटने वाले सैलरी के दिन, 0 से 30 तक। |
जियो-फ़ेंसिंग चालू करें
जियो-फ़ेंसिंग स्टाफ़ को मोबाइल ऐप से तब तक पंच-इन करने नहीं देती जब तक वे काम की जगह पर न हों।
- उसी टैब पर नीचे Geo-Fencing Parameters (जियो-फ़ेंसिंग पैरामीटर) तक जाएँ।
- Enable Geo-Fencing (जियो-फ़ेंसिंग चालू करें) चालू करें।
- चुनें कि यह कैसे लागू हो:
- Branch-wise Rule (ब्रांच के हिसाब से नियम): हर ब्रांच अपनी लोकेशन और दायरा इस्तेमाल करती है। Apply to Branches (ब्रांच पर लागू करें) में ब्रांच चुनें। अगर आपकी एक से ज़्यादा जगहें हैं, तो यही सबसे अच्छा विकल्प है।
- Apply All Employees (सभी कर्मचारियों पर लागू करें): सबके लिए एक ही लोकेशन। Geo Fence Radius (Metres) (जियो-फ़ेंस दायरा, मीटर में) डालें और जगह चुनने के लिए Set Map Location Coordinates (नक्शे पर लोकेशन सेट करें) पर क्लिक करें।
- Save Changes (बदलाव सेव करें) पर क्लिक करें।
नोट: Branch-wise Rule के लिए पहले Organization → Branch में हर ब्रांच का पिन और दायरा सेट करें। देखें अपनी कंपनी सेट करें।
आप किसी एक कर्मचारी के लिए उसकी प्रोफ़ाइल में Attendance & devices (अटेंडेंस और डिवाइस) चरण पर जियो-फ़ेंसिंग बंद भी कर सकते हैं।
अपने WhatsApp सारांश चुनें
Notifications (सूचनाएँ) टैब पर आप WhatsApp पर Daily Attendance Summary (रोज़ का अटेंडेंस सारांश), Monthly Attendance Summary (महीने का अटेंडेंस सारांश) और Device Health Alerts (डिवाइस हेल्थ अलर्ट) चालू कर सकते हैं। देखें WhatsApp और इंटीग्रेशन।
ऑफ़िस टाइम पॉलिसी बनाएँ
ऑफ़िस टाइम पॉलिसी आपकी ग्रेस अवधि तय करती है, और यह भी कि छोटा दिन कब हाफ़-डे या गैरहाज़िरी बन जाता है। आपकी पहली पॉलिसी सबके लिए डिफ़ॉल्ट बन जाती है।
- Organization (संगठन) → Office Time Policy (ऑफ़िस टाइम पॉलिसी) पर क्लिक करें।
- Create First Policy (पहली पॉलिसी बनाएँ) पर क्लिक करें (या अगर पहले से एक है तो Add New Policy (नई पॉलिसी जोड़ें) पर)।
- Policy Name (पॉलिसी का नाम) डालें, जैसे "Standard Office Policy"। अगर यह पॉलिसी उन सभी पर लागू होनी है जिनकी अपनी पॉलिसी नहीं है, तो Default (डिफ़ॉल्ट) चालू रहने दें।
- Grace periods & working hours (ग्रेस अवधि और काम के घंटे) के नीचे घंटे और मिनट में समय सेट करें:
| सेटिंग | यह क्या करती है |
|---|---|
| Permitted Late Arrival (देर से आने की छूट) | स्टाफ़ कितनी देर से आ सकता है बिना लेट माने, जैसे 15 मिनट। |
| Permitted Early Departure (जल्दी जाने की छूट) | स्टाफ़ कितना जल्दी जा सकता है बिना जल्दी गया माने, जैसे 10 मिनट। |
| Half-day threshold (हाफ़-डे सीमा) | इतने काम के घंटों से कम होने पर दिन हाफ़-डे माना जाता है (जैसे 7 घंटे)। |
| Absent threshold (गैरहाज़िरी सीमा) | इतने काम के घंटों से कम होने पर दिन गैरहाज़िर माना जाता है (जैसे 4 घंटे)। इसे हाफ़-डे सीमा से कम रखें। |
महीने की लेट कटौती
बार-बार देर से आने पर कटौती करने के लिए इसका इस्तेमाल करें।
- Monthly late deductions (महीने की लेट कटौती) चालू करें।
- Deduction source (कटौती कहाँ से हो) चुनें: Attendance (अटेंडेंस, अटेंडेंस के दिन कटते हैं) या Leave Balance (CL) (छुट्टी का बैलेंस, कैज़ुअल लीव कटती है)।
- Monthly late count (महीने में लेट की गिनती) और Cut Days (कटने वाले दिन) सेट करें। उदाहरण के लिए, 3 और 1 का मतलब है कि महीने में हर 3 बार देर से आने पर एक दिन कटेगा।
बहुत देर से आने और जल्दी जाने के नियम
Late arrival rules (देर से आने के नियम) के नीचे Add rule (नियम जोड़ें) पर क्लिक करें, Duration (अवधि) डालें और Cut Days (कटने वाले दिन) चुनें। उदाहरण के लिए, 1 घंटे से ज़्यादा देर होने पर 0.5 (Half Day) (0.5, आधा दिन) कटेगा। आप 4 तक नियम जोड़ सकते हैं। Early departure rules (जल्दी जाने के नियम) जल्दी जाने वाले स्टाफ़ के लिए इसी तरह काम करते हैं। अगर ये नियम साप्ताहिक छुट्टी के दिनों पर भी गिने जाने हैं, तो Apply on weekly offs (साप्ताहिक छुट्टी पर लागू करें) चालू करें।
- Create Policy (पॉलिसी बनाएँ) पर क्लिक करें।
पॉलिसी अपने लेट, जल्दी, हाफ़-डे और गैरहाज़िरी के समय के साथ सूची में दिखती है। कौन-सी पॉलिसी डिफ़ॉल्ट हो, यह बदलने के लिए पॉलिसी की पंक्ति का मेन्यू (⋯) खोलें और Make Default (डिफ़ॉल्ट बनाएँ) पर क्लिक करें।
सुझाव: कुछ स्टाफ़ के लिए अलग समय चाहिए, जैसे फ़ैक्ट्री फ़्लोर के लिए? एक दूसरी पॉलिसी बनाएँ और उन कर्मचारियों को जोड़ते या बदलते समय Office Time Policy (ऑफ़िस टाइम पॉलिसी) फ़ील्ड में उसे चुनें।
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