सामान्य प्रश्न और समस्या-समाधान
प्लान: सभी प्लान
ग्राहकों के सबसे ज़्यादा पूछे जाने वाले सवालों के छोटे जवाब। अगर आपकी समस्या यहाँ नहीं है, तो Help & Support (मदद और सहायता) से टिकट बनाएँ (देखें प्लान, बिलिंग और सहायता)।
पंच करना और डिवाइस
कोई कर्मचारी अपने फ़ोन से पंच-इन नहीं कर पा रहा
इन्हें क्रम से जाँचें:
- उनके लिए मोबाइल पंच चालू है। Organization (संगठन) → Employee List (कर्मचारी सूची) में कर्मचारी की पंक्ति का मेन्यू खोलें और पक्का करें कि मोबाइल पंच चालू है। अगर यह बंद है, तो ऐप "Mobile punching disabled" (मोबाइल पंच बंद है) दिखाता है।
- लोकेशन की अनुमति है। फ़ोन पर लोकेशन सर्विस चालू होनी चाहिए और Staff Khata ऐप को लोकेशन की अनुमति होनी चाहिए।
- वे जियो-फ़ेंस के अंदर हैं। अगर ऐप कहता है कि वे तय दायरे से बाहर हैं, तो वे ऑफ़िस से बहुत दूर हैं। Organization → Branch (ब्रांच) में ब्रांच की लोकेशन और दायरा जाँचें। देखें मोबाइल पंच।
- आपके प्लान में कर्मचारी लॉगिन शामिल है। कर्मचारी अपने लॉगिन से ऐप में साइन इन करते हैं। अगर आपके प्लान में कर्मचारी लॉगिन शामिल नहीं है, तो उन्हें "Employee login is locked" (कर्मचारी लॉगिन लॉक है) दिखता है।
बायोमेट्रिक डिवाइस ऑफ़लाइन दिख रहा है
जाँचें कि मशीन में बिजली और इंटरनेट है, और उसका सर्वर पता वैसा ही सेट है जैसा Device Setup (डिवाइस सेटअप) → Manage Devices (डिवाइस मैनेज करें) में How to connect (कैसे जोड़ें) के नीचे दिखाया गया है। कोई भी बदलाव करने के बाद मशीन रीस्टार्ट करें। ऑफ़लाइन रहते समय सेव हुए पंच खोते नहीं हैं: किसी भी तारीख की रेंज के पंच लाने के लिए Data Download (डेटा डाउनलोड) → Download data from Devices (डिवाइस से डेटा डाउनलोड करें) इस्तेमाल करें। देखें बायोमेट्रिक डिवाइस।
सुझाव: Organization → Company (कंपनी) → Notifications (सूचनाएँ) में ऑफ़लाइन डिवाइस के लिए WhatsApp अलर्ट चालू करें, ताकि आपको तुरंत पता चल जाए।
कौन-से बायोमेट्रिक डिवाइस चलते हैं?
केवल Realtime बायोमेट्रिक डिवाइस। दूसरे ब्रांड Staff Khata से नहीं जुड़ते।
कर्मचारी ने पंच किया, पर समय गलत है या दिख नहीं रहा
इसे Time & Leave (समय और छुट्टी) → Manual Punch (मैनुअल पंच) में ठीक करें, या Regularization (रेगुलराइज़ेशन) में कर्मचारी का सुधार का अनुरोध मंज़ूर करें। देखें रोज़ की अटेंडेंस।
अकाउंट और साइन-इन
मैं अपना पासवर्ड भूल गया/गई
साइन-इन पेज पर Forgot password? (पासवर्ड भूल गए?) पर क्लिक करें, अपना वर्क ईमेल डालें, और आपको भेजे गए कोड से आगे बढ़ें। पूरे चरण साइन अप और पहला लॉगिन में हैं।
कोई कर्मचारी अपना पासवर्ड भूल गया
Admin (एडमिन) हर कर्मचारी को जोड़ते समय उसका लॉगिन सेट करता है। नया पासवर्ड सेट करने के लिए Employee List (कर्मचारी सूची) से कर्मचारी को एडिट करें, या कर्मचारी अपने ईमेल से Forgot password? इस्तेमाल कर सकता है।
मुझे साइन-अप का कोड नहीं मिला
टाइमर खत्म होने तक रुकें, फिर Resend Code (कोड दोबारा भेजें) पर क्लिक करें। अपना स्पैम फ़ोल्डर देखें, और पक्का करें कि फ़ोन नंबर पर SMS आ सकते हैं।
भाषा कैसे बदलूँ?
अपनी प्रोफ़ाइल फ़ोटो → Language (भाषा) पर क्लिक करें, और 55 भाषाओं में से चुनें। साइन इन करने से पहले पेज के ऊपर कोने में दिए भाषा बटन का इस्तेमाल करें।
रिपोर्ट और डेटा
कोई कर्मचारी रिपोर्ट में नहीं दिख रहा
- ऊपर branch switcher (ब्रांच स्विचर) जाँचें। अगर एक ब्रांच चुनी है, तो आपको केवल उसी ब्रांच का स्टाफ़ दिखेगा। All Branches (सभी ब्रांच) चुनें।
- जाँचें कि आपने रिपोर्ट के फ़िल्टर में किन्हें शामिल करने के लिए चुना है।
- जाँचें कि Employee List (कर्मचारी सूची) में कर्मचारी Active (सक्रिय) है, और उसकी जॉइनिंग की तारीख रिपोर्ट की अवधि से पहले की है।
रिपोर्ट एक्सपोर्ट कैसे करूँ?
रिपोर्ट खोलें और उसे Excel या PDF में डाउनलोड करने, या प्रिंट करने के लिए Export (एक्सपोर्ट) मेन्यू इस्तेमाल करें। देखें रिपोर्ट।
मेन्यू का कोई आइटम लॉक क्यों है?
ताले का मतलब है कि आपके प्लान में वह फ़ीचर शामिल नहीं है। अपना प्लान देखने के लिए प्लान बैज पर क्लिक करें, या नीचे की टेबल देखें।
ट्रायल खत्म होने पर क्या होता है?
आपका अकाउंट शुरुआती प्लान पर चला जाता है। आपका डेटा बना रहता है। जो फ़ीचर आपके नए प्लान में शामिल नहीं हैं, वे अपग्रेड करने तक लॉक रहते हैं।
कौन क्या कर सकता है
HR यूज़र Admin जैसी ही एडमिन स्क्रीन में साइन इन करते हैं। मैनेजर के लिए Pro HRMS ऐड-ऑन चाहिए।
| फ़ीचर | एडमिन | HR | मैनेजर | कर्मचारी |
|---|---|---|---|---|
| डैशबोर्ड | पूरी कंपनी | पूरी कंपनी | अपनी टीम | अपना |
| कंपनी, ब्रांच, विभाग | हाँ | हाँ | — | — |
| अटेंडेंस के नियम और ऑफ़िस टाइम | हाँ | हाँ | — | — |
| कर्मचारी जोड़ना और बदलना | हाँ | हाँ | अपनी टीम देखना | अपनी प्रोफ़ाइल |
| बायोमेट्रिक डिवाइस | हाँ | हाँ | — | — |
| शिफ़्ट और रोस्टर | हाँ | हाँ | — | — |
| रोज़ की अटेंडेंस और मैनुअल पंच | हाँ | हाँ | अपनी टीम देखना | अपनी; सुधार का अनुरोध |
| पंच-इन और पंच-आउट | — | — | हाँ | हाँ |
| छुट्टी | सेट करना और मंज़ूर करना | सेट करना और मंज़ूर करना | अपनी टीम की मंज़ूर करना | आवेदन करना |
| हॉलिडे | हाँ | हाँ | — | — |
| पेरोल और सैलरी | हाँ | हाँ | — | अपनी पेस्लिप |
| रिपोर्ट | हाँ | हाँ | — | — |
| WhatsApp अलर्ट और इंटीग्रेशन | हाँ | हाँ | — | — |
| प्लान बैज और अपग्रेड | हाँ | — | — | — |
| Help & Support (मदद और सहायता) टिकट | हाँ | हाँ | — | — |
मुझे कौन-सा प्लान चाहिए
हर नई कंपनी को 15-दिन का ट्रायल मिलता है जिसमें सब कुछ खुला रहता है। उसके बाद:
| फ़ीचर | ज़रूरी प्लान |
|---|---|
| फ़ोन और Realtime डिवाइस से अटेंडेंस, रोज़ की रिपोर्ट, ब्रांच, विभाग | सभी प्लान |
| छुट्टी, हॉलिडे, ओवरटाइम, कई शिफ़्ट | ऊँचा प्लान चाहिए हो सकता है |
| वेब और मोबाइल पर कर्मचारी लॉगिन (कर्मचारी सेल्फ़-सर्विस और ऐप से पंच) | ऊँचा प्लान चाहिए हो सकता है |
| साप्ताहिक, मासिक और सालाना रिपोर्ट, दूसरी एडवांस्ड रिपोर्ट, Access Control (एक्सेस कंट्रोल), Data Download (डेटा डाउनलोड) | एडवांस्ड रिपोर्ट वाला पेड प्लान |
| पेरोल, सैलरी, रीइम्बर्समेंट, पेस्लिप, सरकारी रिपोर्ट | पेरोल वाला पेड प्लान |
| मैनेजर रोल, कंपनी फ़ीड, ऑर्ग ट्री, एसेट | Pro HRMS ऐड-ऑन |
| फ़ील्ड स्टाफ़ की लाइव ट्रैकिंग | Journey Tracker ऐड-ऑन |
प्लान ज़रूरी: प्लान और उनमें क्या शामिल है, यह बदल सकता है। मौजूदा सूची के लिए प्लान बैज → Browse Plans & Upgrade (प्लान देखें और अपग्रेड करें) पर क्लिक करें, और मौजूदा कीमतों के लिए Billing & Plan (बिलिंग और प्लान) देखें।
अब भी कोई परेशानी है? ऐप के अंदर Help & Support (मदद और सहायता) से टिकट बनाएँ, या staffkhata.com/contact पर हमसे संपर्क करें।