WhatsApp अलर्ट और इंटीग्रेशन

ऐप खोले बिना जानकारी पाते रहें। Staff Khata आपको WhatsApp पर अटेंडेंस सारांश भेज सकता है, आपके अपने WhatsApp या SMS अकाउंट से स्टाफ़ को अलर्ट भेज सकता है, और घटनाओं की जानकारी दूसरे सॉफ़्टवेयर तक पहुँचा सकता है।

अपने WhatsApp सारांश चुनें

ये संदेश Staff Khata से मालिक के नंबर पर आते हैं। इन्हें चालू करने के अलावा कुछ सेट नहीं करना होता।

1. Organization (संगठन) → Company (कंपनी) पर क्लिक करें, फिर Notifications (सूचनाएँ) टैब खोलें।
2. WhatsApp Notifications (WhatsApp सूचनाएँ) के नीचे जो संदेश चाहिए उन्हें चालू करें:

3. Save Changes (बदलाव सेव करें) पर क्लिक करें।

इंटीग्रेशन हब खोलें

अपने खुद के अकाउंट से अलर्ट भेजने के लिए Account (अकाउंट) → Integrations (इंटीग्रेशन) पर क्लिक करें। Integrations & Webhooks Hub (इंटीग्रेशन और वेबहुक हब) में तीन तैयार कनेक्शन दिखते हैं: WhatsApp, SMS Gateway (SMS गेटवे) और Webhooks API (वेबहुक API)। जो चाहिए उस पर Configure (कॉन्फ़िगर करें) पर क्लिक करें।

अपना WhatsApp Business नंबर इस्तेमाल करें

आपको Meta के Cloud API पर एक WhatsApp Business अकाउंट चाहिए, जिसमें Meta से पहले से मंज़ूर मैसेज टेम्पलेट हों।

कनेक्ट करें

1. WhatsApp कार्ड पर Configure (कॉन्फ़िगर करें) पर क्लिक करें। Connection (कनेक्शन) टैब खुलता है।
2. अपना Meta access token (Meta एक्सेस टोकन) और Meta phone number ID (Meta फ़ोन नंबर ID) डालें। Meta से मिली फ़ोन नंबर ID डालें, फ़ोन नंबर नहीं।
3. Alert numbers (अलर्ट नंबर) के नीचे वे मोबाइल नंबर डालें जिन पर मालिक वाले अलर्ट आने चाहिए (20 तक)।

इवेंट टेम्पलेट सेट करें

1. Event templates (इवेंट टेम्पलेट) टैब खोलें। बाईं ओर इवेंट की सूची है: Check In (चेक-इन), Check Out (चेक-आउट), Late Arrival (देर से आना), Missing Punch (छूटा पंच), Leave Application (छुट्टी का आवेदन), Leave Approved (छुट्टी मंज़ूर), Leave Rejected (छुट्टी अस्वीकार) और Daily Summary (रोज़ का सारांश)।
2. कोई इवेंट चुनें, जैसे Check In।
3. Approved template name (मंज़ूर टेम्पलेट का नाम), Approved language code (मंज़ूर भाषा कोड) (जैसे en_US या hi) और Exact approved template text (मंज़ूर टेम्पलेट का हूबहू टेक्स्ट) डालें, ठीक वैसा ही कॉपी करके जैसा Meta ने मंज़ूर किया था।
4. Variable mapping (वेरिएबल मैपिंग) के नीचे चुनें कि हर वेरिएबल में क्या भरा जाए, जैसे Variable 1 के लिए employee name (कर्मचारी का नाम) और Variable 2 के लिए punch time (पंच का समय)।
5. Recipients (पाने वाले) चुनें और यह पुष्टि करने के लिए बॉक्स पर टिक करें कि आपने टेम्पलेट को Meta से मिलाकर जाँच लिया है।
6. ठीक-ठीक क्या भेजा जाएगा यह देखने के लिए Preview message (संदेश का प्रीव्यू) पर क्लिक करें। आज़माने के लिए Test number (टेस्ट नंबर) डालें और Send Test (टेस्ट भेजें) पर क्लिक करें।
7. Enable event (इवेंट चालू करें) चालू करें, फिर Save configuration (कॉन्फ़िगरेशन सेव करें) पर क्लिक करें।

Activity (गतिविधि) टैब में हाल के टेस्ट और इवेंट संदेश दिखते हैं, और यह भी कि आपके प्रोवाइडर ने उन्हें स्वीकार किया या नहीं।

SMS से अलर्ट भेजें

SMS Gateway (SMS गेटवे) भी इसी तरह काम करता है: Configure (कॉन्फ़िगर करें) पर क्लिक करें, कोई प्रोवाइडर कनेक्ट करें, फिर इवेंट टेम्पलेट सेट करें। आप MSG91, Fast2SMS या दूसरे प्रोवाइडर के लिए Custom URL (कस्टम URL) चुन सकते हैं। भारतीय SMS के लिए आपकी DLT-मंज़ूर सेंडर ID, एंटिटी ID और टेम्पलेट टेक्स्ट चाहिए, इसलिए इन्हें अपने प्रोवाइडर से लेकर तैयार रखें।

दूसरे सॉफ़्टवेयर को इवेंट भेजें (वेबहुक)

अगर आपके अपने सॉफ़्टवेयर या किसी ऑटोमेशन टूल को पता होना चाहिए कि कब कोई पंच-इन करता है, छुट्टी के लिए आवेदन करता है, वगैरह, तो वेबहुक इस्तेमाल करें।

1. Webhooks API (वेबहुक API) कार्ड पर Configure (कॉन्फ़िगर करें) पर क्लिक करें।
2. अपना Webhook Target URL (वेबहुक टारगेट URL) डालें।
3. Event Subscriptions (इवेंट सब्सक्रिप्शन) के नीचे भेजे जाने वाले इवेंट पर टिक करें।
4. कनेक्शन जाँचने के लिए Test Ping (टेस्ट पिंग) पर, फिर Save Configuration (कॉन्फ़िगरेशन सेव करें) पर क्लिक करें।

हर इवेंट साइन किया होता है, ताकि आपका सिस्टम जाँच सके कि वह सच में Staff Khata से आया है। आपके डेवलपर को पूरी जानकारी Webhook API Spec (वेबहुक API स्पेसिफ़िकेशन) में मिलेगी।

किसी कनेक्शन को बंद करने के लिए उसे खोलें और Disconnect (डिस्कनेक्ट करें) पर क्लिक करें।