कर्मचारी जोड़ें और मैनेज करें
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कर्मचारी जोड़ने के तीन तरीके हैं: Add Employee (कर्मचारी जोड़ें) फ़ॉर्म से एक बार में एक, Excel फ़ाइल से एक साथ कई, या न्योता भेजकर ताकि वे अपनी जानकारी खुद भरें।
कर्मचारियों की सूची खोलें
Organization (संगठन) → Employee List (कर्मचारी सूची) पर क्लिक करें। Employee Directory (कर्मचारी डायरेक्टरी) में सभी लोग उनके कोड, विभाग, संपर्क जानकारी और स्टेटस के साथ दिखते हैं। बाकी दो तरीकों के लिए Add Employee या उसके बगल वाला तीर (More ways to add (जोड़ने के और तरीके)) इस्तेमाल करें।
एक कर्मचारी जोड़ें
Add employee (कर्मचारी जोड़ें) फ़ॉर्म में चार चरण हैं। स्टार वाले फ़ील्ड ज़रूरी हैं; बाकी आप बाद में भर सकते हैं।
चरण 1: Personal Info (निजी जानकारी)
- First Name (पहला नाम), Last Name (उपनाम) और Work Email (वर्क ईमेल) डालें।
- देश के कोड के साथ Contact Number (संपर्क नंबर) डालें। कर्मचारी जुड़ जाने के बाद इसे बदला नहीं जा सकता।
- पहला Password (पासवर्ड) सेट करें। कर्मचारी साइन इन करने के बाद इसे बदल सकता है।
- Gender (लिंग) चुनें, फिर Next (आगे) पर क्लिक करें।
चरण 2: Employment (नौकरी)
- अपनी कंपनी के फ़ॉर्मैट से कोड बनाने के लिए Employee Code / ID (कर्मचारी कोड / ID) खाली छोड़ दें। देखें अपनी कंपनी सेट करें।
- Joining Date (जॉइनिंग की तारीख) जाँचें, फिर Branch (ब्रांच), Department (विभाग) और Designation (पद) चुनें।
- System Role (सिस्टम रोल) चुनें। ज़्यादातर स्टाफ़ Employee (कर्मचारी) होते हैं; उन्हें केवल अपना डेटा दिखता है।
- Office Time Policy (ऑफ़िस टाइम पॉलिसी) आपकी डिफ़ॉल्ट पॉलिसी इस्तेमाल करती है, जब तक आप कोई और न चुनें।
- Reporting Manager (रिपोर्टिंग मैनेजर), EPF number (EPF नंबर) और ESI number (ESI नंबर) वैकल्पिक हैं। Next (आगे) पर क्लिक करें।
चरण 3: Bank & education (बैंक और शिक्षा)
बैंक की जानकारी सैलरी भुगतान के लिए इस्तेमाल होती है। दोनों सेक्शन वैकल्पिक हैं। Next (आगे) पर क्लिक करें।
चरण 4: Attendance & devices (अटेंडेंस और डिवाइस)
| सेटिंग | यह क्या करती है |
|---|---|
| Disable Attendance Tracking (अटेंडेंस ट्रैकिंग बंद करें) | इस कर्मचारी को अटेंडेंस और रिपोर्ट से बाहर रखता है। |
| Enforce geo-fencing (जियो-फ़ेंसिंग लागू करें) | पंच तभी गिने जाते हैं जब वे उनकी ब्रांच के जियो-फ़ेंस के अंदर हों। |
| Require Attendance Approval (अटेंडेंस के लिए मंज़ूरी ज़रूरी) | अटेंडेंस पेरोल तक पहुँचने से पहले कोई मैनेजर उसे मंज़ूर करता है। |
| Devices (डिवाइस) | वे बायोमेट्रिक डिवाइस जिन पर यह कर्मचारी पंच कर सकता है। |
Add employee (कर्मचारी जोड़ें) पर क्लिक करें। नया कर्मचारी अपने कोड के साथ सूची में दिखता है।
Excel से कर्मचारी इम्पोर्ट करें
- Add Employee (कर्मचारी जोड़ें) के बगल वाले तीर पर क्लिक करें और Import from Excel (Excel से इम्पोर्ट करें) चुनें।
- Get the template (टेम्पलेट लें) के नीचे Excel template (Excel टेम्पलेट) (या CSV template (CSV टेम्पलेट)) पर क्लिक करें। इसमें हर कॉलम और तीन उदाहरण पंक्तियाँ होती हैं।
- उदाहरणों की जगह अपने कर्मचारी डालें, हर पंक्ति में एक। हेडर वाली पंक्ति रहने दें।
- Upload your file (अपनी फ़ाइल अपलोड करें) के नीचे फ़ाइल छोड़ें या browse (ब्राउज़ करें) पर क्लिक करें। Excel या CSV, 2 MB तक।
- Import employees (कर्मचारी इम्पोर्ट करें) पर क्लिक करें।
जिन पंक्तियों में कर्मचारी कोड नहीं है, उन्हें आपके कोड फ़ॉर्मैट से कोड मिल जाता है। अगर कुछ पंक्तियाँ फ़ेल हो जाएँ, तो Staff Khata उन्हें Rows that need fixing (ठीक करने वाली पंक्तियाँ) के नीचे दिखाता है। डाउनलोड हुई फ़ाइल में उन्हें ठीक करें और वही फ़ाइल फिर से इम्पोर्ट करें।
सुझाव: टेम्पलेट में पासवर्ड का कॉलम नहीं होता। हर कर्मचारी का पहला पासवर्ड सेट करने के लिए password नाम का कॉलम जोड़ें। इसके बिना एक सामान्य डिफ़ॉल्ट पासवर्ड सेट होता है, इसलिए स्टाफ़ से कहें कि साइन इन करने के बाद उसे बदल लें।
कर्मचारियों को अपनी जानकारी खुद भरने का न्योता दें
कर्मचारी अपनी जन्मतिथि, पता, आपातकालीन संपर्क और बैंक की जानकारी खुद भरता है।
- Add Employee (कर्मचारी जोड़ें) के बगल वाले तीर पर क्लिक करें और Invite Employee (कर्मचारी को न्योता दें) चुनें।
- First Name (पहला नाम), Last Name (उपनाम), Email (ईमेल) और Phone Number (फ़ोन नंबर) भरें।
- Department (विभाग), Designation (पद), Role (रोल), Branch (ब्रांच) और Joining Date (जॉइनिंग की तारीख) चुनें। Reporting Manager (रिपोर्टिंग मैनेजर) वैकल्पिक है।
- Send Invite (न्योता भेजें) पर क्लिक करें।
कर्मचारी को ईमेल और WhatsApp पर एक लिंक मिलता है। वे उसे खोलते हैं, वन-टाइम कोड से खुद को वेरिफ़ाई करते हैं, अपनी जानकारी भरते हैं, पासवर्ड सेट करते हैं और Complete onboarding (ऑनबोर्डिंग पूरी करें) पर क्लिक करते हैं। लिंक 7 दिनों तक काम करता है।
किसी कर्मचारी को मैनेज करें
किसी भी कर्मचारी की पंक्ति का मेन्यू (⋯) खोलकर आप ये कर सकते हैं:
- Edit Employee (कर्मचारी की जानकारी बदलें): उनकी जानकारी बदलें।
- Assign / View Salary (सैलरी तय करें / देखें): उनका सैलरी स्ट्रक्चर सेट करें। देखें पेरोल और सैलरी।
- Biometric enrollment (बायोमेट्रिक एनरोलमेंट): Realtime बायोमेट्रिक डिवाइस पर उनका फ़िंगरप्रिंट या कार्ड दर्ज करें। देखें बायोमेट्रिक डिवाइस।
- Update Password (पासवर्ड अपडेट करें): उनके लिए नया पासवर्ड सेट करें।
- Disable Mobile Punch (मोबाइल पंच बंद करें) / Enable Mobile Punch (मोबाइल पंच चालू करें): तय करें कि वे Staff Khata मोबाइल ऐप से सेल्फ़ी और अपनी लोकेशन के साथ पंच कर सकते हैं या नहीं। नए कर्मचारियों के लिए मोबाइल पंच चालू रहता है; जिन स्टाफ़ को केवल बायोमेट्रिक डिवाइस पर पंच करना है, उनके लिए इसे बंद करें।
किसी कर्मचारी को निष्क्रिय करने के लिए सूची में Status (स्टेटस) स्विच इस्तेमाल करें। निष्क्रिय कर्मचारी साइन इन नहीं कर सकते और अटेंडेंस में नहीं दिखते।
प्लान ज़रूरी: वेब और मोबाइल ऐप पर कर्मचारी लॉगिन, जिसमें मोबाइल पंच और सेल्फ़-ऑनबोर्डिंग शामिल हैं, के लिए ऊँचा प्लान चाहिए हो सकता है। हर नई कंपनी को 15-दिन का ट्रायल मिलता है जिसमें सब कुछ खुला रहता है। मौजूदा प्लान के लिए Billing & Plan (बिलिंग और प्लान) देखें।
आगे, शिफ़्ट, रोस्टर और ओवरटाइम सेट करें।
अब भी कोई परेशानी है? ऐप के अंदर Help & Support (मदद और सहायता) से टिकट बनाएँ, या staffkhata.com/contact पर हमसे संपर्क करें।