बायोमेट्रिक मशीनों और मोबाइल ऐप के सभी पंच एक ही पेज पर आते हैं। वहीं से आप दिन की जाँच करते हैं, पंच मंज़ूर करते हैं और पेरोल से पहले गलतियाँ ठीक करते हैं।

आज की स्थिति एक नज़र में देखें

आपका Dashboard (डैशबोर्ड) दिखाता है कि आज कौन उपस्थित, अनुपस्थित और लेट है। Recent Punches (हाल के पंच) हर चेक-इन को उसी समय दिखाता है, और देर से आने वालों पर निशान लगता है। नक्शा दिखाता है कि मोबाइल पंच कहाँ से आए।

पूरी सूची के लिए Time & Leave (समय और छुट्टी) → Attendance Process (अटेंडेंस प्रोसेस) पर क्लिक करें।

अटेंडेंस पेज फ़िल्टर करें

Attendance (अटेंडेंस) पेज आज की तारीख पर खुलता है। ऊपर के कार्ड (Present (उपस्थित), Absent (अनुपस्थित), Late (लेट), On leave (छुट्टी पर)) कुल संख्या दिखाते हैं। केवल उन्हीं लोगों को देखने के लिए किसी कार्ड पर क्लिक करें।

टेबल के ऊपर फ़िल्टर के दो सेट होते हैं:

फ़िल्टर	यह क्या दिखाता है
All (सभी) / Present (उपस्थित) / Late (लेट) / Absent (अनुपस्थित)	अटेंडेंस स्टेटस के हिसाब से कर्मचारी
Pending (लंबित)	आपकी मंज़ूरी का इंतज़ार कर रहे पंच
Approved (मंज़ूर)	वे पंच जिन्हें आप पहले ही मंज़ूर कर चुके हैं
GPS punches (GPS पंच)	केवल मोबाइल ऐप से लोकेशन के साथ किए गए पंच

कोई कर्मचारी या अलग अवधि चुनने के लिए Filters (फ़िल्टर) पर क्लिक करें, फिर Apply (लागू करें) पर क्लिक करें। एक ब्रांच देखने के लिए ऊपर की पट्टी में All Branches (सभी ब्रांच) इस्तेमाल करें। किसी एक व्यक्ति को ढूँढने के लिए Search by name or ID… (नाम या ID से खोजें…) और सूची डाउनलोड करने के लिए Export (एक्सपोर्ट) इस्तेमाल करें।

किसी भी पंक्ति पर आँख वाले आइकन पर क्लिक करके Attendance Details (अटेंडेंस की जानकारी) खोलें: चेक-इन और चेक-आउट का समय, इस्तेमाल हुआ डिवाइस या लोकेशन, शिफ़्ट और घंटे, और मोबाइल पंच की फ़ोटो।

प्लान ज़रूरी: छोटे प्लान पर अवधि का फ़िल्टर केवल एक दिन तक सीमित है। पूरा महीना, साल या अपनी चुनी अवधि देखने के लिए एडवांस्ड रिपोर्ट वाला प्लान चाहिए।

पंच मंज़ूर करें

Filters (फ़िल्टर) पर क्लिक करें, Quick Select (जल्दी चुनें) के नीचे This Month (यह महीना) चुनें, और Apply (लागू करें) पर क्लिक करें।
Pending (लंबित) पर क्लिक करें।
किसी पंक्ति पर Review (जाँचें) पर क्लिक करें। समय, लोकेशन और फ़ोटो जाँचें।
Approve (मंज़ूर करें) पर क्लिक करें, फिर पुष्टि करें। किसी पंच को अस्वीकार करने के लिए Reject (अस्वीकार करें) पर क्लिक करें और छोटा-सा कारण दें।

छूटा हुआ पंच-आउट ठीक करें

जब कोई पंच-आउट करना भूल जाता है, तो उसके घंटे नहीं गिने जा सकते। समय खुद जोड़ें।

वह दिन ढूँढें। कर्मचारी का नाम खोजें, और अगर दिन आज का नहीं है तो Filters (फ़िल्टर) से अवधि सेट करें।
उस पंक्ति पर पेंसिल आइकन (Edit (बदलें)) पर क्लिक करें। Update Manual Attendance (मैनुअल अटेंडेंस अपडेट करें) खुलता है।
Punch Out Time (पंच-आउट का समय) सेट करें। अगर उन्होंने आधी रात के बाद तक काम किया, तो Next day (अगला दिन) पर टिक करें।
Update Attendance (अटेंडेंस अपडेट करें) पर क्लिक करें। अब घंटे गिन लिए जाते हैं।

सुझाव: Missing punches (छूटे पंच) टैब में वे सभी लोग दिखते हैं जिनका चेक-इन है पर चेक-आउट नहीं (या इसका उल्टा)। Add missing check-out (छूटा चेक-आउट जोड़ें) पर क्लिक करें, समय डालें, और Save attendance (अटेंडेंस सेव करें) पर क्लिक करें।

हाथ से अटेंडेंस जोड़ें (Manual Punch)

इसका इस्तेमाल तब करें जब कोई पंच कर ही न पाया हो, जैसे साइट विज़िट पर।

Add Manual Attendance (मैनुअल अटेंडेंस जोड़ें) (या Time & Leave → Manual Punch (मैनुअल पंच)) पर क्लिक करें। Single Punch (एक पंच) चुना रहने दें।
Employee (कर्मचारी), Date (तारीख) और Shift (शिफ़्ट) चुनें।
Punch In Time (पंच-इन का समय) और, अगर पता हो तो, Punch Out Time (पंच-आउट का समय) डालें।
Status (स्टेटस) चुनें: Present (उपस्थित), Absent (अनुपस्थित), Half Day (आधा दिन) या Leave (छुट्टी)। Absent या Leave के लिए समय की ज़रूरत नहीं है।
चाहें तो Remark (टिप्पणी) जोड़ें, और Submit Attendance (अटेंडेंस जमा करें) पर क्लिक करें।

एक साथ कई लोगों की अटेंडेंस लगाएँ (Bulk Manual Punch)

Time & Leave (समय और छुट्टी) → Bulk Manual Punch (बल्क मैनुअल पंच) पर क्लिक करें, या मैनुअल अटेंडेंस फ़ॉर्म के अंदर Bulk Manual Punch पर जाएँ।
Select Employees (कर्मचारी चुनें) के नीचे हर व्यक्ति पर टिक करें, या Select All (सभी चुनें) पर क्लिक करें।
Date (तारीख), Punch In Time (पंच-इन का समय) और Status (स्टेटस) सेट करें। हर व्यक्ति की अपनी शिफ़्ट इस्तेमाल करने के लिए Shift (शिफ़्ट) को Auto / Profile Default (ऑटो / प्रोफ़ाइल डिफ़ॉल्ट) पर रहने दें।
सारांश जाँचें, फिर Record Bulk Punch (बल्क पंच दर्ज करें) पर क्लिक करें।

सुधार (रेगुलराइज़ेशन) के अनुरोध मंज़ूर करें

कर्मचारी ऐप या वेब से अपने पंच ठीक करने का अनुरोध कर सकते हैं, जिसमें वे असल में काम किया गया समय और कारण बताते हैं।

Time & Leave (समय और छुट्टी) → Regularization (रेगुलराइज़ेशन) पर क्लिक करें, या अटेंडेंस पेज पर Regularization टैब खोलें। अनुरोध इंतज़ार में हों तो टैब पर उनकी गिनती दिखती है।
माँगा गया समय और कारण जाँचें।
Approve (मंज़ूर करें) या Reject (अस्वीकार करें) पर क्लिक करें। एक साथ कई अनुरोध निपटाने के लिए उन पर टिक करें और सब पर एक ही कार्रवाई करें।

मंज़ूर करने पर कर्मचारी की अटेंडेंस उनके माँगे गए समय पर अपडेट हो जाती है।

अब भी कोई परेशानी है? ऐप के अंदर Help & Support (मदद और सहायता) से टिकट बनाएँ, या staffkhata.com/contact पर हमसे संपर्क करें।

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