स्टाफ़ जोड़ने से पहले Staff Khata को अपनी कंपनी के बारे में बताएँ। आपकी प्रोफ़ाइल, कर्मचारी कोड का फ़ॉर्मैट, ब्रांच और विभाग हर रिपोर्ट, पेस्लिप और पंच में इस्तेमाल होते हैं।

अपनी कंपनी प्रोफ़ाइल भरें

आपका लोगो, नाम और टैक्स नंबर रिपोर्ट और पेस्लिप पर छपते हैं, इसलिए इन्हें सबसे पहले सेट करें।

Organization (संगठन) → Company (कंपनी) पर क्लिक करें। Company Settings (कंपनी सेटिंग्स) पेज Company Profile (कंपनी प्रोफ़ाइल) टैब पर खुलता है।
सबसे ऊपर Organization Info (संगठन की जानकारी) में आपका Corporate ID (कॉर्पोरेट ID) और Workspace URL (वर्कस्पेस URL) दिखता है। इन्हें आप बदल नहीं सकते।
Company Logo (कंपनी लोगो) के नीचे Upload Logo (लोगो अपलोड करें) पर क्लिक करें और 2 MB से छोटी कोई चौकोर PNG, JPG या GIF फ़ाइल चुनें (200 × 200 px अच्छा रहता है)।
Company Name (कंपनी का नाम) जाँचें, फिर अपना Official Tax / Registration No. (आधिकारिक टैक्स / रजिस्ट्रेशन नंबर) डालें, जैसे आपका GST नंबर।
अपनी Company Website (कंपनी की वेबसाइट) जोड़ें। इसकी शुरुआत https:// से करें।
नीचे Company Address (कंपनी का पता) तक जाएँ। गली, शहर, राज्य और पिन कोड अपने-अपने फ़ील्ड में डालें, ताकि वे दस्तावेज़ों पर सही छपें।
Save Changes (बदलाव सेव करें) पर क्लिक करें।

नोट: Corporate Email (कॉर्पोरेट ईमेल) आपका एडमिन लॉगिन ईमेल है और इसे यहाँ बदला नहीं जा सकता।

कर्मचारी कोड का फ़ॉर्मैट चुनें

Staff Khata हर नए कर्मचारी को अपने-आप एक कोड देता है। ऐसा फ़ॉर्मैट चुनें जो छोटा और पढ़ने में आसान हो।

Company Settings (कंपनी सेटिंग्स) में Employee codes (कर्मचारी कोड) टैब खोलें।
नीचे दिए फ़ील्ड सेट करें। टाइप करते समय Live Generated Code Preview (कोड का लाइव प्रीव्यू) बॉक्स अपडेट होता रहता है।
Save Changes (बदलाव सेव करें) पर क्लिक करें।

सेटिंग	यह क्या करती है
Prefix (प्रीफ़िक्स)	शुरुआत के अक्षर, जैसे `ST` या `EMP`।
Separator / Delimiter (विभाजक)	हाइफ़न, स्लैश, अंडरस्कोर, डॉट, या कुछ नहीं।
Include Year (साल जोड़ें)	साल जोड़ता है (`2026` या `26`), या None (कोई नहीं)।
Number of Digits (अंकों की संख्या)	नंबर में कितने अंक हों, 2 से 6 तक।
Starting / Next Number (शुरुआती / अगला नंबर)	अगले नए कर्मचारी को मिलने वाला नंबर।

सुझाव: कोड केवल नए कर्मचारियों के लिए बनते हैं। मौजूदा कोड जैसे हैं वैसे ही रहते हैं।

लोकलाइज़ेशन जाँचें

Localization (लोकलाइज़ेशन) टैब खोलें। साइन अप करते समय Currency Standard (मुद्रा), Timezone (टाइम ज़ोन), Date Display Format (तारीख का फ़ॉर्मैट) और Interface Language (इंटरफ़ेस की भाषा) भारत के हिसाब से सेट होते हैं। इन्हें तभी बदलें जब आपका बिज़नेस अलग तरीके से चलता हो, फिर Save Changes (बदलाव सेव करें) पर क्लिक करें।

Payroll & Tax टैब

Payroll & Tax (पेरोल और टैक्स) टैब में आपका सैलरी चक्र (शुरू और खत्म होने का दिन), PF, ESI और ग्रेच्युटी की सेटिंग्स, और आपका वित्त वर्ष होता है। इनके बारे में पेरोल और सैलरी में बताया गया है।

अपनी ब्रांच जोड़ें

ब्रांच आपके ऑफ़िस या फ़ैक्ट्री की जगहें हैं। हर ब्रांच का अपना जियो-फ़ेंस हो सकता है, ताकि स्टाफ़ केवल अपने काम की जगह के पास से ही पंच कर सके।

Organization (संगठन) → Branch (ब्रांच) पर क्लिक करें। आपके वर्कस्पेस में पहले से एक Main Branch (मुख्य ब्रांच) होती है।
पंक्ति का मेन्यू (⋯) खोलें और Edit (बदलें) पर क्लिक करें।
एक साफ़ Branch name (ब्रांच का नाम), एक छोटा Code (कोड) (जैसे NOI-HQ) और Address (पता) डालें।
अगर नए स्टाफ़ को अपने-आप यहीं जोड़ा जाना है, तो Primary branch (प्राथमिक ब्रांच) चालू करें।
Geo-fencing (जियो-फ़ेंसिंग) चालू करें। फिर लोकेशन सेट करें: Locate me (मेरी लोकेशन) पर क्लिक करें, Latitude (अक्षांश) और Longitude (देशांतर) टाइप करें, या पिन लगाने के लिए नक्शे पर क्लिक करें।
Radius (m) (दायरा, मीटर में) डालें: पिन से कितनी दूरी तक स्टाफ़ पंच कर सकता है।
Save Changes (बदलाव सेव करें) पर क्लिक करें।

दूसरी जगह जोड़ने के लिए Add branch (ब्रांच जोड़ें) पर क्लिक करें, वही फ़ील्ड भरें और Add branch पर क्लिक करें।

सुझाव: कम से कम 50 मीटर का दायरा रखें। इमारत के अंदर फ़ोन का GPS कम सटीक होता है, और बहुत छोटा दायरा स्टाफ़ को अपनी ही डेस्क से पंच करने से रोक सकता है।

सभी ब्रांच अपने जियो-फ़ेंस दायरे के साथ सूची में दिखती हैं। एक बार में एक ब्रांच या सभी को साथ देखने के लिए ऊपर की पट्टी में ब्रांच स्विचर (All Branches (सभी ब्रांच)) इस्तेमाल करें।

जियो-फ़ेंसिंग को कंपनी के लिए भी चालू करना होता है। देखें अटेंडेंस के नियम और ऑफ़िस टाइम पॉलिसी।

विभाग और पद जोड़ें

विभाग आपकी टीमें हैं। पद हर टीम के अंदर के जॉब टाइटल हैं, और वे पेस्लिप और प्रोफ़ाइल पर दिखते हैं।

Organization (संगठन) → Department (विभाग) पर क्लिक करें। आपके लिए दो विभाग पहले से बने होते हैं।
किसी विभाग में जॉब टाइटल जोड़ने के लिए उसकी पंक्ति का मेन्यू (⋯) खोलें और Edit (बदलें) पर क्लिक करें। Designations (पद) के नीचे एक टाइटल टाइप करें, अगले के लिए Add designation (पद जोड़ें) पर क्लिक करें, फिर Save Changes (बदलाव सेव करें) पर क्लिक करें।
नई टीम बनाने के लिए Add department (विभाग जोड़ें) पर क्लिक करें, Department name (विभाग का नाम) डालें, उसके पद जोड़ें और सेव करें।
अपनी कंपनी के सभी जॉब टाइटल और वे किस विभाग के हैं, यह देखने के लिए टेबल को Departments (विभाग) से Designations (पद) पर बदलें।

आगे, अपने अटेंडेंस के नियम और ऑफ़िस टाइम पॉलिसी सेट करें।

अब भी कोई परेशानी है? ऐप के अंदर Help & Support (मदद और सहायता) से टिकट बनाएँ, या staffkhata.com/contact पर हमसे संपर्क करें।

अपनी कंपनी, ब्रांच और विभाग सेट करें