शिफ़्ट, रोस्टर और ओवरटाइम

शिफ़्ट आपके स्टाफ़ के काम के घंटे, ग्रेस टाइम और साप्ताहिक छुट्टी तय करती है। रोस्टर बताता है कि कौन किस दिन किस शिफ़्ट में काम करेगा, और ओवरटाइम के नियम तय करते हैं कि अतिरिक्त घंटों का भुगतान कैसे होगा।

शिफ़्ट सेट करें

आपके वर्कस्पेस में शुरू से एक General Shift (सामान्य शिफ़्ट) और एक Night Shift (रात की शिफ़्ट) होती है। इन्हें अपने घंटों के हिसाब से बदलें, या नई शिफ़्ट बनाने के लिए Add shift (शिफ़्ट जोड़ें) पर क्लिक करें।

1. Organization (संगठन) → Shift Details (शिफ़्ट की जानकारी) पर क्लिक करें।
2. किसी शिफ़्ट की पंक्ति का मेन्यू (⋯) खोलें और Edit (बदलें) पर क्लिक करें।
3. Shift name (शिफ़्ट का नाम) जाँचें, और एक छोटा Code (कोड) जोड़ें (जैसे GS)।
4. Starts (शुरू) और Ends (खत्म) सेट करें। आधी रात के बाद खत्म होने वाली रात की शिफ़्ट पर "अगले दिन खत्म होती है" का निशान लगता है।
5. Late punch-in allowed (देर से पंच-इन की छूट) और Early punch-out allowed (जल्दी पंच-आउट की छूट) मिनटों में सेट करें। जैसे, दोनों 15 मिनट।

साप्ताहिक छुट्टी जोड़ें

1. Weekly off (साप्ताहिक छुट्टी) के नीचे Add off day (छुट्टी का दिन जोड़ें) पर क्लिक करें।
2. Day (दिन), Type (प्रकार) (Full day (पूरा दिन) या Half day (आधा दिन)) और Which weeks (कौन-से हफ़्ते) चुनें: Every week (हर हफ़्ते), या महीने का पहला, दूसरा, तीसरा, चौथा या आखिरी हफ़्ता।
3. हर छुट्टी के दिन के लिए यही दोहराएँ। जैसे, हर हफ़्ते रविवार और दूसरे व चौथे हफ़्ते का शनिवार रखने से स्टाफ़ को महीने में दो शनिवार की छुट्टी मिलती है।
4. Save Changes (बदलाव सेव करें) पर क्लिक करें।

इसे डिफ़ॉल्ट शिफ़्ट बनाएँ

शिफ़्ट की पंक्ति का मेन्यू खोलें और Make default (डिफ़ॉल्ट बनाएँ) पर क्लिक करें। इसके बाद हर नया कर्मचारी इसी शिफ़्ट से शुरू होता है। सूची में डिफ़ॉल्ट शिफ़्ट Default (डिफ़ॉल्ट) बैज, उसके घंटे, ग्रेस और साप्ताहिक छुट्टी के साथ दिखती है।

रोस्टर से शिफ़्ट असाइन करें

Shift Roster (शिफ़्ट रोस्टर) एक कैलेंडर है जो दिन-ब-दिन दिखाता है कि कौन किस शिफ़्ट में काम करेगा।

1. Time & Leave (समय और छुट्टी) → Shift Roster (शिफ़्ट रोस्टर) पर क्लिक करें। Calendar (कैलेंडर), Week (हफ़्ता) और Month table (महीने की टेबल) व्यू के बीच बदलें, और कर्मचारी, विभाग या शिफ़्ट के हिसाब से फ़िल्टर करें।
2. Assign Shift (शिफ़्ट असाइन करें) पर क्लिक करें।
3. Who (कौन) के नीचे एक-एक करके Employees (कर्मचारी) चुनें, या पूरी टीम लेने के लिए Departments (विभाग) चुनें।
4. Shift (शिफ़्ट) चुनें।
5. When (कब) के नीचे One day (एक दिन), Date range (तारीखों की रेंज) या Pick dates (तारीखें चुनें) चुनें, और तारीख सेट करें।
6. Assign Shifts (शिफ़्ट असाइन करें) पर क्लिक करें।

आपकी असाइन की हुई शिफ़्ट उस तारीख से आगे तब तक लागू रहती है, जब तक आप कोई दूसरी शिफ़्ट असाइन न करें। Time & Leave → Shift Assignment (शिफ़्ट असाइनमेंट) सीधे यही पैनल खोलता है।

शिफ़्ट प्लानर से पहले से योजना बनाएँ

कई लोगों के लिए एक साथ पूरा हफ़्ता या महीना भरने में प्लानर ज़्यादा तेज़ है।

1. Time & Leave (समय और छुट्टी) → Shift Planner (शिफ़्ट प्लानर) पर क्लिक करें।
2. Departments (विभाग) या Employees (कर्मचारी) चुनें, फिर From (से) और To (तक) की तारीख, या This week (यह हफ़्ता), Next week (अगला हफ़्ता), This month (यह महीना) या Next month (अगला महीना) पर क्लिक करें।
3. Pick a shift, then click days (शिफ़्ट चुनें, फिर दिनों पर क्लिक करें) के नीचे किसी शिफ़्ट पर क्लिक करें।
4. अलग-अलग दिनों पर क्लिक करें, या एक बार में हर कार्य-दिवस भरने के लिए Fill range (skip weekly offs) (रेंज भरें, साप्ताहिक छुट्टी छोड़कर) पर क्लिक करें। Fill every day (हर दिन भरें) में साप्ताहिक छुट्टी भी शामिल होती है।
5. नीचे की पट्टी में Save (सेव करें) पर क्लिक करें।

रोस्टर पर वापस जाने पर हर योजना वाले दिन पर उसकी शिफ़्ट दिखती है।

ओवरटाइम के नियम सेट करें

ओवरटाइम के नियम तय करते हैं कि पेरोल में अतिरिक्त घंटों का भुगतान कैसे होगा। पहले Enable Overtime Tracking (ओवरटाइम ट्रैकिंग चालू करें) चालू करें; देखें अटेंडेंस के नियम।

1. Organization (संगठन) → Over Time (ओवरटाइम) पर क्लिक करें, फिर Add Rule (नियम जोड़ें) पर क्लिक करें।
2. Rule name (नियम का नाम) डालें, जैसे "Weekday overtime"।
3. Applies to (किस पर लागू) के नीचे All employees (सभी कर्मचारी) या Some departments (कुछ विभाग) चुनें।
4. Pay as (भुगतान का तरीका) के नीचे चुनें कि ओवरटाइम के हर घंटे का भुगतान कैसे हो, और दर डालें:
   • Multiple of pay (वेतन का गुणा): जैसे घंटे के वेतन का 1.5 गुना।
   • Percent of pay (वेतन का प्रतिशत): जैसे घंटे के वेतन का 150%।
   • Fixed amount (तय रकम): सबके लिए हर घंटे की एक जैसी रकम।
5. Minimum overtime (h) (न्यूनतम ओवरटाइम, घंटे) और Maximum overtime (h) (अधिकतम ओवरटाइम, घंटे) सेट करें। केवल इसी दायरे के अतिरिक्त घंटे गिने जाते हैं, जैसे 1 से 4 घंटे।
6. Effective from (कब से लागू) सेट करें, फिर Add Rule (नियम जोड़ें) पर क्लिक करें।

आगे, देखें कि कर्मचारी मोबाइल ऐप पर कैसे पंच करते हैं।