पेरोल, पेस्लिप और एडवांस
प्लान: पेरोल वाले प्लान
Staff Khata अटेंडेंस, छुट्टी, हॉलिडे और लेट मार्क से हर सैलरी निकालता है, इसलिए आपको स्प्रेडशीट की ज़रूरत नहीं पड़ती। इसे एक बार सेट करें, फिर हर महीने कुछ ही क्लिक में पेरोल चलाएँ।
प्लान ज़रूरी: पेरोल के लिए ऐसा पेड प्लान चाहिए जिसमें पेरोल शामिल हो। अगर Payroll (पेरोल) मेन्यू लॉक है, तो मौजूदा प्लान के लिए Billing & Plan (बिलिंग और प्लान) देखें।
सैलरी चक्र और वैधानिक कटौतियाँ सेट करें
ये सेटिंग्स हर पेरोल रन पर लागू होती हैं।
- Organization (संगठन) → Company (कंपनी) पर क्लिक करें, फिर Payroll & Tax (पेरोल और टैक्स) टैब खोलें।
- Salary Cycle Period (सैलरी चक्र की अवधि) के नीचे Period Start Day (अवधि शुरू होने का दिन) और Period End Day (अवधि खत्म होने का दिन) सेट करें। "महीने का आखिरी दिन" के लिए खत्म होने के दिन में 0 डालें।
- Statutory Deductions & Contributions (वैधानिक कटौतियाँ और योगदान) के नीचे जो आप पर लागू हो उसे चालू करें।
- Save Changes (बदलाव सेव करें) पर क्लिक करें।
| सेटिंग | यह क्या करती है |
|---|---|
| ESI (Employee State Insurance) (कर्मचारी राज्य बीमा) | योग्य सैलरी पर ESI योगदान जोड़ता है। दर ESI Contribution % (ESI योगदान %) में सेट करें। |
| PF (Provident Fund) (भविष्य निधि) | EPF कटौती और नियोक्ता का बराबर योगदान जोड़ता है। दर PF Contribution % (PF योगदान %) में सेट करें, आम तौर पर 12। |
| Gratuity Liability (ग्रेच्युटी देनदारी) | हर साल के ग्रेच्युटी प्रावधान का हिसाब रखता है। |
| Financial Year Start / End (वित्त वर्ष की शुरुआत / अंत) | वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए इस्तेमाल होने वाला साल। |
सैलरी स्ट्रक्चर तय करें
पेरोल चलाने से पहले हर कर्मचारी का सैलरी स्ट्रक्चर होना ज़रूरी है।
- Payroll (पेरोल) → Salary Management (सैलरी प्रबंधन) पर क्लिक करें। हर कर्मचारी उसके चक्र, कमाई, कटौती, नेट सैलरी और सालाना CTC के साथ दिखता है।
- किसी कर्मचारी की पंक्ति पर एडिट आइकन पर क्लिक करें, या किसी नए व्यक्ति के लिए Assign Salary Structure (सैलरी स्ट्रक्चर तय करें) पर क्लिक करें।
- Payroll Cycle (पेरोल चक्र) (Monthly Cycle (मासिक चक्र) या Weekly Cycle (साप्ताहिक चक्र)) और Salary Type (सैलरी का प्रकार) (Fixed (तय), Variable (परिवर्तनशील) या Commission Based (कमीशन आधारित)) चुनें।
- Earnings (कमाई) भरें: बेसिक सैलरी, HRA, कन्वेयंस, मेडिकल अलाउंस और अन्य अलाउंस।
- Deductions (कटौतियाँ) भरें, जैसे PF, ESI और प्रोफ़ेशनल टैक्स। ESI को जोड़कर या अलग-अलग दिखाया जा सकता है।
- अगर कर्मचारी को अपनी सालाना कॉस्ट टू कंपनी दिखनी चाहिए, तो Show CTC in Payslip (पेस्लिप में CTC दिखाएँ) पर टिक करें।
- Save Salary Structure (सैलरी स्ट्रक्चर सेव करें) (या Update Salary Structure (सैलरी स्ट्रक्चर अपडेट करें)) पर क्लिक करें।
टाइप करते समय नीचे के टोटल में Total Earnings (कुल कमाई), Total Deductions (कुल कटौती), Net Take-Home (हाथ में आने वाली रकम) और Annual CTC (सालाना CTC) दिखते हैं।
सुझाव: आप यह फ़ॉर्म Organization (संगठन) → Employee List (कर्मचारी सूची) से भी खोल सकते हैं: कर्मचारी की पंक्ति का मेन्यू खोलें और Assign / View Salary (सैलरी तय करें / देखें) पर क्लिक करें।
महीने का पेरोल चलाएँ
- Payroll (पेरोल) → Run Payroll (पेरोल चलाएँ) पर क्लिक करें।
- टेबल के ऊपर महीना और साल चुनें।
- Bulk Generate (बल्क में बनाएँ) पर क्लिक करें, कोई Department (विभाग) चुनें, महीना और साल जाँचें, और Generate Bulk Payroll (बल्क पेरोल बनाएँ) पर क्लिक करें। हर विभाग के लिए यही दोहराएँ।
केवल एक व्यक्ति का भुगतान करने के लिए Add Payroll (पेरोल जोड़ें) पर क्लिक करें और कर्मचारी चुनें।
हर सैलरी के पीछे के कार्य-दिवस, लॉस ऑफ़ पे (LOP) के दिन, साप्ताहिक छुट्टी, हॉलिडे और पेड लीव देखने के लिए More Columns (और कॉलम) पर क्लिक करें।
सुधारें और सेटल करें
- कोई आँकड़ा बदलने के लिए कर्मचारी की पेरोल पंक्ति एडिट करें। Edit Monthly Payroll (मासिक पेरोल बदलें) में इसे खुला रखने के लिए Save Draft (ड्राफ़्ट सेव करें) पर, या भुगतान हो जाने पर Settle & Save (सेटल करें और सेव करें) पर क्लिक करें।
- कई सैलरी को भुगतान हो चुकी मार्क करने के लिए पंक्तियों पर टिक करें और Settle Selected (चुनी हुई सेटल करें) पर क्लिक करें।
- महीने का डेटा Excel या PDF में डाउनलोड करने के लिए Export (एक्सपोर्ट) इस्तेमाल करें।
पेस्लिप देखें और डाउनलोड करें
किसी कर्मचारी की पंक्ति पर Payslip (पेस्लिप) पर क्लिक करें। पेस्लिप में आपका लोगो, अटेंडेंस का सारांश, कमाई, कटौती, कोई भी रीइम्बर्समेंट, और शब्दों में नेट वेतन दिखता है। इसमें यह भी दिखता है कि ऑफ़िस टाइम पॉलिसी कैसे लागू हुई: लेट मार्क, जल्दी जाना और पॉलिसी से हुई कोई भी कटौती।
इसे सेव करने के लिए Download PDF (PDF डाउनलोड करें) पर, या Print (प्रिंट करें) पर क्लिक करें। CTC दिखे या नहीं, यह चुनने के लिए Show Annual CTC (सालाना CTC दिखाएँ) / Hide Annual CTC (सालाना CTC छिपाएँ) इस्तेमाल करें।
लॉगिन वाले कर्मचारी My Payslips (मेरी पेस्लिप) में अपनी पेस्लिप देखते हैं। देखें कर्मचारी सेल्फ़-सर्विस।
एडवांस और रीइम्बर्समेंट
सैलरी एडवांस दर्ज करें
- Payroll (पेरोल) → Add Advance (एडवांस जोड़ें) पर क्लिक करें।
- Employee (कर्मचारी) चुनें, Amount (रकम) और Reason / Description (कारण / विवरण) डालें, और Month (महीना) और Year (साल) चुनें।
- Save Advance (एडवांस सेव करें) पर क्लिक करें।
रीइम्बर्समेंट दर्ज करें
- Payroll (पेरोल) → Add Reimbursement (रीइम्बर्समेंट जोड़ें) पर क्लिक करें।
- कर्मचारी चुनें, रकम, कारण, महीना और साल डालें।
- Supporting Document / Bill (सहायक दस्तावेज़ / बिल) के नीचे बिल लगाएँ (PDF, JPG, PNG या DOC, 2 MB तक)। बिल ज़रूरी है।
- Submit Claim (क्लेम जमा करें) पर क्लिक करें।
मंज़ूर करें, सेटल करें और स्लिप प्रिंट करें
हर एडवांस और क्लेम देखने के लिए Payroll (पेरोल) → Advances & Reimbursements (एडवांस और रीइम्बर्समेंट) खोलें, जिनमें कर्मचारियों के मोबाइल ऐप से भेजे गए भी शामिल हैं। किसी रिकॉर्ड को खोलकर उसे Approve (मंज़ूर करें) या Reject (अस्वीकार करें) करें, फिर भुगतान हो जाने पर Settle Request (अनुरोध सेटल करें) करें। PDF के रूप में डाउनलोड की जा सकने वाली रीइम्बर्समेंट स्लिप के लिए Generate Slip (स्लिप बनाएँ) पर क्लिक करें।
Weekly Pay Process (साप्ताहिक वेतन प्रक्रिया)
जिस स्टाफ़ को हर हफ़्ते भुगतान होता है, उनके सैलरी स्ट्रक्चर में Payroll Cycle (पेरोल चक्र) को Weekly Cycle (साप्ताहिक चक्र) पर सेट करें। यहाँ केवल यही कर्मचारी दिखते हैं।
- Payroll (पेरोल) → Weekly Pay Process (साप्ताहिक वेतन प्रक्रिया) पर क्लिक करें।
- हफ़्ता चुनें।
- एक कर्मचारी के लिए Generate Weekly (साप्ताहिक बनाएँ) पर, या पूरे विभाग के लिए Bulk Department (पूरा विभाग) → Run Bulk Process (बल्क प्रक्रिया चलाएँ) पर क्लिक करें।
- PDF डाउनलोड करने, Print (प्रिंट करें) करने या कर्मचारी को Send Email (ईमेल भेजें) करने के लिए Weekly Payslip (साप्ताहिक पेस्लिप) खोलें।
- भुगतान हो चुकी पंक्तियों पर टिक करें और Settle Selected (चुनी हुई सेटल करें) पर क्लिक करें।
अब भी कोई परेशानी है? ऐप के अंदर Help & Support (मदद और सहायता) से टिकट बनाएँ, या staffkhata.com/contact पर हमसे संपर्क करें।