Mielőtt munkatársakat venne fel, adja meg a Staff Khata rendszerben a cége adatait. A profil, a munkatársi kód formátuma, a telephelyek és az osztályok minden jelentésben, bérjegyzéken és bejelentkezésnél megjelennek.

A cégprofil kitöltése

A logó, a név és az adószám megjelenik a jelentéseken és a bérjegyzékeken, ezért ezeket állítsa be először.

Kattintson az Organization (Szervezet) → Company (Cég) menüpontra. A Company Settings (Cégbeállítások) oldal a Company Profile (Cégprofil) lapon nyílik meg.
Felül az Organization Info (Szervezeti adatok) részben látható a Corporate ID (Vállalati azonosító) és a Workspace URL (Munkaterület URL-címe). Ezeket nem módosíthatja.
A Company Logo (Céglogó) alatt kattintson az Upload Logo (Logó feltöltése) gombra, és válasszon egy 2 MB-nál kisebb, négyzet alakú PNG, JPG vagy GIF fájlt (a 200 × 200 px jól működik).
Ellenőrizze a Company Name (Cégnév) mezőt, majd adja meg az Official Tax / Registration No. (Hivatalos adó-/nyilvántartási szám) értékét, például a GST-számot.
Adja meg a Company Website (Céges weboldal) címét. https:// előtaggal kezdje.
Görgessen a Company Address (Cég címe) részhez. Az utcát, a várost, az államot és az irányítószámot a saját mezőjükbe írja, hogy helyesen jelenjenek meg a dokumentumokon.
Kattintson a Save Changes (Módosítások mentése) gombra.

Megjegyzés: A Corporate Email (Vállalati e-mail-cím) az adminisztrátori bejelentkezési e-mail-cím, és itt nem módosítható.

A munkatársi kód formátumának kiválasztása

A Staff Khata minden új munkatársnak automatikusan kódot ad. Válasszon rövid, könnyen olvasható formátumot.

A Company Settings (Cégbeállítások) oldalon nyissa meg az Employee codes (Munkatársi kódok) lapot.
Állítsa be az alábbi mezőket. A Live Generated Code Preview (Élő kódelőnézet) mező gépelés közben frissül.
Kattintson a Save Changes (Módosítások mentése) gombra.

Beállítás	Mire való
Prefix (Előtag)	Betűk a kód elején, például `ST` vagy `EMP`.
Separator / Delimiter (Elválasztó)	Kötőjel, perjel, aláhúzás, pont vagy semmi.
Include Year (Évszám hozzáadása)	Hozzáadja az évet (`2026` vagy `26`), vagy None (Nincs).
Number of Digits (Számjegyek száma)	Hány számjegyből álljon a szám, 2 és 6 között.
Starting / Next Number (Kezdő / következő szám)	A következő új munkatárs által kapott szám.

Tipp: Kódot csak az új munkatársak kapnak. A meglévő kódok változatlanok maradnak.

A területi beállítások ellenőrzése

Nyissa meg a Localization (Területi beállítások) lapot. A Currency Standard (Pénznem), a Timezone (Időzóna), a Date Display Format (Dátumformátum) és az Interface Language (Felület nyelve) a regisztrációkor Indiára van beállítva. Csak akkor módosítsa őket, ha vállalkozása másként működik, majd kattintson a Save Changes (Módosítások mentése) gombra.

A Payroll & Tax lap

A Payroll & Tax (Bérszámfejtés és adó) lapon találja a bérciklust (kezdő és záró nap), a PF-, ESI- és végkielégítési beállításokat, valamint a pénzügyi évet. Ezeket a Bérszámfejtés és fizetések fejezet ismerteti.

Telephelyek hozzáadása

A telephelyek az irodái vagy üzemei helyszínei. Minden telephelynek saját geokerítése lehet, így a munkatársak csak a munkahelyük közelében jelentkezhetnek be.

Kattintson az Organization (Szervezet) → Branch (Telephely) menüpontra. A munkaterületen már van egy Main Branch (Főtelephely).
Nyissa meg a sor menüjét (⋯), és kattintson az Edit (Szerkesztés) elemre.
Adjon meg egy egyértelmű Branch name (Telephely neve) értéket, egy rövid Code (Kód) értéket (például NOI-HQ) és az Address (Cím) mezőt.
Kapcsolja be a Primary branch (Elsődleges telephely) kapcsolót, ha az új munkatársakat alapértelmezés szerint ide kell felvenni.
Kapcsolja be a Geo-fencing (Geokerítés) funkciót. Ezután állítsa be a helyet: kattintson a Locate me (Saját hely) gombra, írja be a Latitude (Szélesség) és a Longitude (Hosszúság) értékét, vagy kattintson a térképre egy jelölő elhelyezéséhez.
Adja meg a Radius (m) (Sugár, m) értékét: milyen messze lehetnek a munkatársak a jelölőtől, hogy még bejelentkezhessenek.
Kattintson a Save Changes (Módosítások mentése) gombra.

Újabb helyszín hozzáadásához kattintson az Add branch (Telephely hozzáadása) gombra, töltse ki ugyanezeket a mezőket, majd kattintson az Add branch gombra.

Tipp: Legalább 50 méteres sugarat használjon. A telefonok GPS-e épületen belül kevésbé pontos, és a túl kicsi sugár miatt előfordulhat, hogy a munkatársak a saját asztaluknál sem tudnak bejelentkezni.

Minden telephely megjelenik a listában a geokerítés sugarával. A felső sáv telephelyváltójával (All Branches, Minden telephely) egyszerre egy telephelyet vagy mindet együtt nézheti.

A geokerítést a cég szintjén is be kell kapcsolni. Lásd: Jelenléti szabályok és irodai időszabályzat.

Osztályok és beosztások hozzáadása

Az osztályok a csapatai. A beosztások az egyes csapatokon belüli munkakörök, és megjelennek a bérjegyzékeken és a profilokon.

Kattintson az Organization (Szervezet) → Department (Osztály) menüpontra. Két osztályt a rendszer már létrehozott Önnek.
Ha munkaköröket szeretne hozzáadni egy osztályhoz, nyissa meg a sor menüjét (⋯), és kattintson az Edit (Szerkesztés) elemre. A Designations (Beosztások) alatt írjon be egy megnevezést, a következőhöz kattintson az Add designation (Beosztás hozzáadása) gombra, majd kattintson a Save Changes (Módosítások mentése) gombra.
Új csapat létrehozásához kattintson az Add department (Osztály hozzáadása) gombra, adja meg a Department name (Osztály neve) értékét, adja hozzá a beosztásokat, és mentsen.
Váltsa át a táblázatot Departments (Osztályok) nézetről Designations (Beosztások) nézetre, hogy lássa a cég összes munkakörét és azt, melyik osztályhoz tartoznak.

Ezután állítsa be a jelenléti szabályokat és az irodai időszabályzatot.

Továbbra is elakadt? Nyisson jegyet az alkalmazás Help & Support (Súgó és támogatás) menüjében, vagy lépjen kapcsolatba velünk: staffkhata.com/contact.

A cég, a telephelyek és az osztályok beállítása