A munkatársakat háromféleképpen veheti fel: egyenként az Add Employee (Munkatárs hozzáadása) űrlappal, egyszerre többet egy Excel-fájlból, vagy meghívó küldésével, hogy ők maguk töltsék ki az adataikat.

A munkatársak listájának megnyitása

Kattintson az Organization (Szervezet) → Employee List (Munkatársak listája) menüpontra. Az Employee Directory (Munkatársi névjegyzék) mindenkit mutat a kódjával, osztályával, elérhetőségeivel és állapotával. A másik két módszerhez használja az Add Employee (Munkatárs hozzáadása) gombot vagy a mellette lévő nyilat (More ways to add, További hozzáadási módok).

Egy munkatárs felvétele

Az Add employee (Munkatárs hozzáadása) űrlap négy lépésből áll. A csillaggal jelölt mezők kötelezők; a többit később is kitöltheti.

1. lépés: Personal Info (Személyes adatok)

Adja meg a First Name (Keresztnév), a Last Name (Vezetéknév) és a Work Email (Munkahelyi e-mail-cím) mezőt.
Adja meg a Contact Number (Telefonszám) mezőt országkóddal. Ez a munkatárs felvétele után nem módosítható.
Állítson be egy kezdő Password (Jelszó) értéket. A munkatárs bejelentkezés után módosíthatja.
Válassza ki a Gender (Nem) értékét, majd kattintson a Next (Tovább) gombra.

2. lépés: Employment (Foglalkoztatás)

Hagyja üresen az Employee Code / ID (Munkatársi kód / azonosító) mezőt, ha a kódot a cég formátuma alapján szeretné létrehozni. Lásd: A cég beállítása.
Ellenőrizze a Joining Date (Belépés dátuma) mezőt, majd válassza ki a Branch (Telephely), a Department (Osztály) és a Designation (Beosztás) értékét.
Válassza ki a System Role (Rendszerszerepkör) értékét. A legtöbb munkatárs Employee (Munkatárs); ők csak a saját adataikat látják.
Az Office Time Policy (Irodai időszabályzat) az alapértelmezett szabályzatot használja, hacsak nem választ másikat.
A Reporting Manager (Felettes), az EPF number (EPF-szám) és az ESI number (ESI-szám) nem kötelező. Kattintson a Next (Tovább) gombra.

3. lépés: Bank & education (Bank és végzettség)

A bankadatokat a fizetések átutalásához használja a rendszer. Mindkét szakasz nem kötelező. Kattintson a Next (Tovább) gombra.

4. lépés: Attendance & devices (Jelenlét és készülékek)

Beállítás	Mire való
Disable Attendance Tracking (Jelenlétkövetés kikapcsolása)	Kihagyja ezt a munkatársat a jelenlétből és a jelentésekből.
Enforce geo-fencing (Geokerítés kényszerítése)	A bejelentkezések csak a telephelye geokerítésén belül számítanak.
Require Attendance Approval (Jelenlét jóváhagyása szükséges)	Egy vezető jóváhagyja a jelenlétet, mielőtt az a bérszámfejtésbe kerül.
Devices (Készülékek)	Azok a biometrikus készülékek, amelyeken ez a munkatárs bejelentkezhet.

Kattintson az Add employee (Munkatárs hozzáadása) gombra. Az új munkatárs megjelenik a listában a saját kódjával.

Munkatársak importálása Excelből

Kattintson az Add Employee (Munkatárs hozzáadása) melletti nyílra, és válassza az Import from Excel (Importálás Excelből) lehetőséget.
A Get the template (Sablon letöltése) alatt kattintson az Excel template (Excel-sablon) vagy a CSV template (CSV-sablon) elemre. Ez minden oszlopot és három példasort tartalmaz.
Cserélje le a példákat a munkatársaira, soronként egyet. A fejlécsort hagyja meg.
Az Upload your file (Fájl feltöltése) alatt húzza be a fájlt, vagy kattintson a browse (tallózás) hivatkozásra. Excel vagy CSV, legfeljebb 2 MB.
Kattintson az Import employees (Munkatársak importálása) gombra.

A munkatársi kód nélküli sorok a kódformátum alapján kapnak kódot. Ha egyes sorok importálása sikertelen, a Staff Khata felsorolja őket a Rows that need fixing (Javítandó sorok) alatt. Javítsa ki őket a letöltött fájlban, és importálja újra azt a fájlt.

Tipp: A sablonban nincs jelszóoszlop. Adjon hozzá egy password nevű oszlopot, hogy minden munkatársnak megadja a kezdő jelszavát. Enélkül egy szabványos alapértelmezett jelszó kerül beállításra, ezért kérje meg a munkatársakat, hogy bejelentkezés után módosítsák.

Munkatársak meghívása saját adataik kitöltésére

A munkatárs maga adja meg a születési dátumát, a címét, a vészhelyzeti kapcsolattartóját és a bankadatait.

Kattintson az Add Employee (Munkatárs hozzáadása) melletti nyílra, és válassza az Invite Employee (Munkatárs meghívása) lehetőséget.
Töltse ki a First Name (Keresztnév), a Last Name (Vezetéknév), az Email (E-mail) és a Phone Number (Telefonszám) mezőt.
Válassza ki a Department (Osztály), a Designation (Beosztás), a Role (Szerepkör), a Branch (Telephely) és a Joining Date (Belépés dátuma) értékét. A Reporting Manager (Felettes) nem kötelező.
Kattintson a Send Invite (Meghívó küldése) gombra.

A munkatárs e-mailben és WhatsAppon kap egy hivatkozást. Megnyitja, az egyszer használatos kóddal igazolja magát, kitölti az adatait, beállít egy jelszót, és a Complete onboarding (Belépés befejezése) gombra kattint. A hivatkozás 7 napig érvényes.

Egy munkatárs kezelése

Bármely munkatárs sorának menüjében (⋯) a következőket teheti:

Edit Employee (Munkatárs szerkesztése): az adatai módosítása.
Assign / View Salary (Fizetés megadása / megtekintése): a fizetési struktúra beállítása. Lásd: Bérszámfejtés és fizetések.
Biometric enrollment (Biometrikus regisztráció): ujjlenyomatának vagy kártyájának regisztrálása egy Realtime biometrikus készüléken. Lásd: Biometrikus készülékek.
Update Password (Jelszó frissítése): új jelszó beállítása számára.
Disable Mobile Punch (Mobilos bejelentkezés tiltása) / Enable Mobile Punch (Mobilos bejelentkezés engedélyezése): annak szabályozása, hogy bejelentkezhet-e a Staff Khata mobilalkalmazásból szelfivel és helyadattal. A mobilos bejelentkezés az új munkatársaknál be van kapcsolva; kapcsolja ki azoknál, akik csak biometrikus készüléken jelentkezhetnek be.

A listában a Status (Állapot) kapcsolóval teheti inaktívvá a munkatársat. Az inaktív munkatársak nem jelentkezhetnek be, és nem jelennek meg a jelenlétben.

Szükséges csomag: A munkatársi bejelentkezéshez a weben és a mobilalkalmazásban, beleértve a mobilos bejelentkezést és az önálló belépési folyamatot, magasabb csomag kellhet. Minden új cég 15 napos próbaidőt kap, amelyben minden funkció elérhető. Az aktuális csomagokat a Billing & Plan (Számlázás és csomag) oldalon találja.

Ezután állítsa be a műszakokat, a beosztást és a túlórát.

Továbbra is elakadt? Nyisson jegyet az alkalmazás Help & Support (Súgó és támogatás) menüjében, vagy lépjen kapcsolatba velünk: staffkhata.com/contact.

Munkatársak felvétele és kezelése