Le regole delle presenze decidono come Staff Khata tratta ogni timbratura: cosa conta come straordinario, quanto costa un'assenza e dove il personale può timbrare. La politica dell'orario d'ufficio stabilisce quando una persona è in ritardo, in mezza giornata o assente.

Imposti le regole delle presenze

Faccia clic su Organization (Organizzazione) → Company (Azienda), poi apra la scheda Attendance Rules (Regole delle presenze).
Attivi le regole che desidera (veda la tabella qui sotto).
In Absent Day Deduction Penalty (Penalità per giorno di assenza), inserisca quanti giorni di stipendio vengono trattenuti per ogni assenza ingiustificata. Il valore abituale è 1.
Faccia clic su Save Changes (Salva modifiche).

Impostazione	Cosa fa
Enable Auto Punch-Out (Attiva uscita automatica)	Registra l'uscita dei dipendenti alle 23:59 se dimenticano di timbrare l'uscita.
Enable Overtime Tracking (Attiva conteggio straordinari)	Registra le ore lavorate oltre il turno, così le buste paga possono retribuirle. Imposti come vengono pagati gli straordinari in Turni, calendario e straordinari.
Enable Live Attendance Notifications (Attiva notifiche presenze in tempo reale)	Mostra ogni timbratura di entrata e di uscita come finestra a comparsa con un suono nelle dashboard di Admin e HR.
Start Journey on Punch-In (Avvia percorso all'entrata)	Solo per il modulo aggiuntivo Journey Tracker. Veda Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty (Penalità per giorno di assenza)	Giorni di stipendio trattenuti per ogni assenza ingiustificata, da 0 a 30.

Attivi il geofencing

Il geofencing impedisce al personale di timbrare dall'app mobile se non si trova sul luogo di lavoro.

Nella stessa scheda, scorra fino a Geo-Fencing Parameters (Parametri di geofencing).
Attivi Enable Geo-Fencing (Attiva geofencing).
Scelga come applicarlo:
- Branch-wise Rule (Regola per sede): ogni sede usa la propria posizione e il proprio raggio. Scelga le sedi in Apply to Branches (Applica alle sedi). È la scelta migliore se ha più di una sede.
- Apply All Employees (Applica a tutti i dipendenti): un'unica posizione per tutti. Inserisca il Geo Fence Radius (Metres) (Raggio del geofencing in metri) e faccia clic su Set Map Location Coordinates (Imposta coordinate sulla mappa) per scegliere il punto.
Faccia clic su Save Changes (Salva modifiche).

Nota: Per Branch-wise Rule, imposti prima il segnaposto e il raggio di ogni sede in Organization → Branch. Veda Configuri la Sua azienda.

Può anche disattivare il geofencing per un singolo dipendente nel suo profilo, al passaggio Attendance & devices (Presenze e dispositivi).

Scelga i riepiloghi su WhatsApp

La scheda Notifications (Notifiche) Le permette di attivare su WhatsApp un Daily Attendance Summary (Riepilogo giornaliero delle presenze), un Monthly Attendance Summary (Riepilogo mensile delle presenze) e i Device Health Alerts (Avvisi sullo stato dei dispositivi). Veda WhatsApp e integrazioni.

Crei una politica dell'orario d'ufficio

La politica dell'orario d'ufficio imposta le tolleranze e stabilisce quando una giornata breve diventa mezza giornata o assenza. La prima politica creata diventa quella predefinita per tutti.

Faccia clic su Organization (Organizzazione) → Office Time Policy (Politica dell'orario d'ufficio).
Faccia clic su Create First Policy (Crea la prima politica), oppure su Add New Policy (Aggiungi nuova politica) se ne ha già una.
Inserisca un Policy Name (Nome della politica), ad esempio "Standard Office Policy". Lasci attivo Default (Predefinita) se questa politica deve valere per tutti coloro che non ne hanno una propria.
In Grace periods & working hours (Tolleranze e ore lavorative), imposti i tempi in ore e minuti:

Impostazione	Cosa fa
Permitted Late Arrival (Ritardo consentito)	Quanto tardi il personale può arrivare senza essere segnato in ritardo, ad esempio 15 minuti.
Permitted Early Departure (Uscita anticipata consentita)	Quanto prima il personale può uscire senza essere segnato in uscita anticipata, ad esempio 10 minuti.
Half-day threshold (Soglia di mezza giornata)	Sotto queste ore lavorate, la giornata è una mezza giornata (ad esempio 7 ore).
Absent threshold (Soglia di assenza)	Sotto queste ore lavorate, la giornata viene segnata come assenza (ad esempio 4 ore). La mantenga più bassa della soglia di mezza giornata.

Trattenute mensili per ritardi

Usi questa opzione per trasformare i ritardi ripetuti in una trattenuta.

Attivi Monthly late deductions (Trattenute mensili per ritardi).
Scelga il Deduction source (Origine della trattenuta): Attendance (Presenze, riduce i giorni di presenza) o Leave Balance (CL) (Saldo ferie, riduce i permessi ordinari).
Imposti Monthly late count (Numero di ritardi al mese) e Cut Days (Giorni trattenuti). Ad esempio, 3 e 1 significa che ogni 3 ritardi in un mese costano un giorno.

Regole per forti ritardi e uscite anticipate

In Late arrival rules (Regole per i ritardi), faccia clic su Add rule (Aggiungi regola), inserisca una Duration (Durata) e scelga i Cut Days (Giorni trattenuti). Ad esempio, un ritardo di oltre 1 ora trattiene 0.5 (Half Day) (0,5, mezza giornata). Può aggiungere fino a 4 regole. Le Early departure rules (Regole per le uscite anticipate) funzionano allo stesso modo per il personale che esce prima. Attivi Apply on weekly offs (Applica nei giorni di riposo settimanale) se le regole devono valere anche nei giorni di riposo settimanale.

Faccia clic su Create Policy (Crea politica).

La politica compare nell'elenco con i tempi di ritardo, uscita anticipata, mezza giornata e assenza. Per cambiare la politica predefinita, apra il menu della riga di una politica (⋯) e faccia clic su Make Default (Imposta come predefinita).

Suggerimento: Le servono orari diversi per una parte del personale, ad esempio il reparto produzione? Crei una seconda politica e la scelga nel campo Office Time Policy quando aggiunge o modifica quei dipendenti.

Ora aggiunga i Suoi dipendenti.

Ha ancora bisogno di aiuto? Apra un ticket da Help & Support (Assistenza e supporto) nell'app, oppure ci contatti su staffkhata.com/contact.

Regole delle presenze e orario d'ufficio